Bài giảng Kỹ năng giao tiếp

ớ tên người đối thoại với mình. Chú ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họ 
quan trọng với mình. Tránh tranh luận với họ, không cố thắng họ, có gắng xem xét các 
quan điểm ý kiến của họ mặc dù trái với ý kiến mình. Xem xét lại quan điểm của mình 
khi trao đổi, không bắt bí, không nhấn vào điểm sai, tạo niềm tin cho họ bằng thái độ cầu 
thị làm việc. Họ có sai thì cũng cần tìm điểm để khen, không ra lệnh, khuyên bảo đối tác. 
Nếu mình sai phải nhận sai sót với tinh thần phê bình và tự phê bình. 
Xã giao đòi hỏi tính khoa học và nghệ thuật. Hành vi cử chỉ phải phù hợp với đối tượng, 
nội dung, hình thức, tính chất và hoàn cảnh. Việc sử dụng các hành vi này cũng đòi hỏi 
linh hoạt, khéo léo. Khi nào và với ai thì tôn kính, lịch sự, thân mật… 
Xã giao cũng mang tính quốc tế và dân tộc. Mỗi dân tộc có văn hóa xã giao riêng. Ai 
cũng phải tôn trọng điều này theo “nhập gia tùy tục”. Việc kết hợp tính quốc tế và dân tộc 
sao cho thể hiện được sự hiếu khách, hiểu biết, tôn trọng nhau và bình đẳng. 
Xã giao còn mang tính kết hợp truyền thống và hiện đại. Những nét tinh túy của xã giao 
truyền thống và hiện đại cần được gạn lọc, phát huy hòa quyện vào nhau sao cho vừa 
phát huy được truyền thống vừa phù hợp với xã hội hiện đại và hòa nhập quốc tế. 
 9 
 BÀI 3. KỸ NĂNG LẮNG NGHE 
3.1.Nghe và lắng nghe, vai trò trong giao tiếp 
Nghe là hoạt động thường ngày của con người nên chúng ta thường bỏ qua, ít quan tâm 
tới rèn luyện kỹ năng này mà cho rằng đã có sẵn. Có kết quả nghiên cứu cho thấy rằng 
con người dùng 45% thời gian giao tiếp hàng ngày cho việc nghe, tuy nhiên người ra lại 
không được luyện nghe mà chủ yếu là luyện viết. Nghe và lắng nghe khác nhau. Bởi vậy 
cần phải phân biết nghe và lắng nghe. Nghe là thụ động, là trạng thái tự động mang tính 
chất vật lý. Lắng nghe là chủ tâm, chủ động. Lắng nghe đòi hỏi tập trung, tìm kiếm tích 
cực ý nghĩa của đối tượng nói. Trong giao tiếp chúng ta phải cố gắng tạo ra trạng thái 
lắng nghe để đón nhận và hiểu đúng, để giao tiếp cởi mở, để chọn lọc thông tin. 
Trong giao tiếp lắng 
nghe sẽ tiếp nhận đầy 
đủ, trọn vẹn thông tin, 
giúp lợi thế trong giải 
quyết vấn đề và đàm 
phán với đối tác. Lắng 
nghe còn thể hiện sự tôn 
trọng đối tác và sự hợp 
tác làm việc và giải 
quyết vấn đề. Lắng nghe 
kết hợp quan sát còn có 
thể nghe được những gì 
mà người ta không nói 
bằng lời. 
Lắng nghe sẽ làm thỏa mãn người nói, thể hiện mình tôn trọng người nói. Lắng nghe sẽ 
nhận nhiều thông tin dẫn tới việc ra quyết định chính xác hơn. Lắng nghe người khác sẽ 
làm cho người khác có cảm tình với mình, thân thiện với mình khi làm việc. lắng nghe 
làm cho mình nắm bắt chính xác tính cách, tính nết và quan điểm của người nói chuyện. 
Lắng nghe giữa hai bên tạo không khí trao đổi thẳng thắn, hiểu nhau dẫn tới giải quyết 
mâu thuẫn, tìm kiếm giải pháp nhanh hơn. 
3.2.Các yếu tố ảnh hưởng 
Tuy nhiên có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lắng nghe của chúng ta. Chúng ta trước 
hết cần tránh những thói quen có ảnh hưởng đến việc lắng nghe. Thứ nhất: giả vờ lắng 
nghe, tỏ ra lắng nghe làm hài lòng người nói nhưng lại không nghe. Thứ hai: nghe qua 
loa các thông tin, nghe mà không có suy nghĩ, chọn lọc, nghe hết mà không hiểu. Thứ ba: 
buông trôi từng thời điểm, lúc lắng nghe, lúc không, dòng thôn g tin không liên tục.Thứ 
tư: luôn bình luận về cách nói hoặc tác phong, bề ngoài của người nói theo tiêu chuẩn của 
bản thân. Thứ năm: không nghe những vấn đề “không thú vị” theo suy nghĩ của bản thân. 
 10 
Bản chất của sự không lắng nghe là tự nhiên của con người nên muốn lắng nghe cũng 
phải tập luyện. Vì tốc độ suy nghĩ của con người nhanh hơn rất nhiều so với tốc độ nói, 
nên khi nghe xong con người còn nhiều thời gian để “suy nghĩ chuyện khác” mà sao lãng 
việc nghe. 
Từ nhỏ chúng ta thường được luyện viết, nói chứ không chú ý rèn luyện cách lắng nghe. 
Đó cũng là một trở ngại tự nhiên hình thành trong quá trình lớn lên của con người. 
Việc thích nghe những chủ đề này mà không thích nghe chủ đề khác, có thể là chủ đề 
phức tạp hoặc nhạy cảm, mang tính chủ quan cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc lắng 
nghe. Các yếu tố ảnh hưởng khác như sự thiếu kiên nhẫn, thích dễ ghét khó, không kết 
hợp các kỹ năng quan sát cử chỉ điệu bộ người nói và nghe giọng âm điệu lời nói, thành 
kiến với người nói cũng ảnh hưởng nhiều đến việc lắng nghe. 
3.3.Rèn kỹ năng lắng nghe 
Muốn lắng nghe tốt, hiệu quả thì người nghe cần được tập luyện. Sau đây là một số lời 
khuyên để có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe của chúng ta. 
-Chăm chú khi nghe: nhìn vào người nói, tập trung đón nhận từng lời. 
-Nghe cho hết lời hết ý người nói: không sốt ruột, nôn nóng; không ngắt lời người nói; 
gật đầu ủng hộ, không ngắt lời người nói. 
-Tìm hiểu ý nghĩa của các câu nói, lời nói và các cử chỉ, hành động ngôn ngữ không lời. 
-Khách quan khi lắng nghe, đừng chú trọng quá vào phong cách người nói, chú ý nội 
dung, cố đoán trước diễn giả muốn nói gì, chỗ nào người nói nhấn mạnh. 
-Trao đổi phản hồi với người nói khi họ nói xong, có thể tóm tắt nội dung đã nghe được 
để khẳng định thông tin với người nói. 
-Loại bỏ các nhiễu vật lý: tiếng ồn, người đi lại, phương tiện, vị trí ngồi… 
-Tổng hợp và xử lý thông tin khi nghe nói: phân tích nhanh, đối chiếu với thông tin đã 
biết 
Có thể tổng kết những điều nên và không nên làm khi lắng nghe như trong bảng: 
 Bảng: Những điều nên và không nên làm khi lắng nghe 
 Nên làm Không nên 
-Bày tỏ mối quan tâm 
-Kiên nhẫn 
-Cố hiểu vấn đề 
-Thể hiện khách quan 
-Biểu lộ đồng cảm 
-Tích cực tìm hiểu ý nghĩa 
-Giúp người nói phát triển năng lực, động 
cơ hình thành ý nghĩ, quan điểm và ý tưởng 
-Giữ im lặng khi đang nghe 
-Thúc giục người nói 
-Tranh cãi 
-Ngắt lời 
-Nhanh chóng chỉ trích khi chưa rõ 
-Lên giọng khuyên bảo 
-Vội vàng kết luận 
-Để tấm lý người nói lấn át tâm lý mình 
 11 
 BÀI 4. KỸ NĂNG VIẾT 
4.1.Khái niệm, tầm quan trọng của viết. 
Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên giấy theo quy 
luật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính). Viết thường là để nhấn mạnh 
hoặc giải thích ý tưởng. Một bài viết tốt là một bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp 
và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chính 
xác ý tưởng, mục đích của người viết. 
Viết là một công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả, muốn rèn luyện kỹ năng viết tốt cần 
phải luyện tập. Viết giúp người gửi thông tin có thể xem xét tất cả các khía cạnh chi tiết 
của thông tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác và chau chuốt. Viết làm người 
nhận thông tin có thể xem qua thông tin sau đó nghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông 
tin lâu dài. Viết là để truyền tải thông tin. Kỹ năng viết tốt mở ra nhiều cơ hội cho chúng 
ta trong công việc và thăng tiến (cơ hội cá nhân, cơ hội nhóm nơi bạn làm việc). 
4.2.Quá trình viết một văn bản 
Để viết một văn bản nào đó người ta 
chú ý đến các yếu tố : đề cương, nội 
dung, văn phong, câu văn và độ chính 
xác.Lập đề cương cho văn bản có thể 
theo cách truyền thống, liệt kê các ý 
chính cấp một, cấp hai rồi cấp nhỏ hơn 
nữa. Hoặc lập đề cương theo sơ đồ tư 
duy, từ một ý chính phân ra các ý chính 
cấp một, ý chính cấp hai và nhỏ hơn nữa 
liên hệ với nhau như các dây thần kinh. 
Các bước soạn thảo một văn bản gồm 
chuẩn bị, thực hiện viết, và hoàn thiện 
bài viết. 
-Chuẩn bị: 
Đầu tiên là việc xác định đối tượng đọc: bài viết của bạn là nói cho ai đó một điều gì đó, 
là người viết bạn phải quyết định viết cái gì và viết như thế nào để nói cho người đọc của 
bạn một cách tốt nhất. Vì thế bạn phải xác định ai là người đọc bài viết của bạn, họ sẽ thu 
được gì khi đọc bài viết của bạn, tại sao họ lại phải đọc (đây là vấn đề quan trọng để xác 
định mục đích viết của bạn) và cuối cùng là họ đọc bài viết của bạn như thế nào. 
 12 
Thứ hai là xác định nội dung bài viết, viết cái gì, thông điệp chính là gì. Phải xác định nội 
dung bài viết chính xác theo chủ đề của bài viết, sau đó phải sắp xếp các ý tưởng của bài 
viết một cách hệ thống, hài hòa. 
Thứ ba là xác định văn phong của bài viết. Văn phong bài viết của bạn là cách mà bạn 
giao tiếp với người đọc của bạn. Văn phong tốt giúp cho người đọc dễ dàng thu được 
thông tin trong bài viết của bạn nhanh nhất và chính xác nhất. Văn phong thể hiện qua 
ngôn ngữ sử dụng trong bài viết, cấu trúc của bài viết và những minh họa sử dụng trong 
bài viết. 
Thứ tư là xác định hình thức trình bày. Tùy theo các loại văn bản khác nhau thì hình thức 
trình bày khác nhau. Hình thức trình bày bao gồm định dạng bài viết, căn lề (trên, dưới, 
trái, phải), loại chữ, cỡ chữ, tiêu đề...Một số văn bản thường có quy định hình thức trình 
bày nhất định chúng ta phải tuân theo (bài báo, báo cáo khoa học, luận văn…) 
-Thực hiện viết: 
Đầu tiên phải viết bản thảo. Sau khi xác định được các vấn đề chúng ta bắt tay vào viết 
bản dự thảo đầu tiên. Một bài viết thường có phần giới thiệu, phần triển khai ý tưởng và 
phần kết luận. 
Phần giới thiệu: Mục đích của phần giới thiệu thường cho người đọc biết chủ đề bạn viết 
là gì, thông báo cho người đọc về quan điểm của bạn, gợi được trí tò mò cho người đọc 
để tìm hiểu về bài viết của bạn. Phần giới thiệu nên trình bày chung về chủ đề của bài viết 
sau đó kết thúc với ý chính của chủ đề mà bạn viết. 
Phần chính: Phần này bao gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết. Phần chính gồm 
các đoạn văn. Mỗi đoạn thường giải thích trọn là một ý của bài viết. Giữa các đoạn sử 
dụng từ chuyển tiếp để đảm bảo sự thông suốt giữa các đoạn. 
Phần kết luận: Đây là phần cuối cùng tổng kết lại các ý chính của bài viết, nhấn mạnh 
một lần nữa thông điệp muốn gửi. 
Sau khi viết xong bản thảo thì sẽ là công việc chỉnh sửa bài viết. Chỉnh sửa là quá trình 
“xem lại” bài viết của bạn. Có thể thực hiện nhiều lần chỉnh sửa. Mỗi lần chỉnh sửa giúp 
người viết đến sát hơn mục đích dự định viết. Chúng ta thường chỉnh sửa về nội