Trình chiếu và in tệp MS PowerPoint

Trình chiếu và in tệp MS PowerPoint
Showing and Printing PowerPoint File
Thứ Hai 30, Tháng Sáu 2008, BTV: Chi Cong
Sau khi đã tạo xong một tệp PowerPoint thì việc tiếp theo cần làm là cho phép tệp đó chạy ở chế độ toàn màn hình và/hoặc in các slide ra giấy.
Trình chiếu và in tệp MS PowerPoint 
1. Trình chiếu tệp PowerPoint
Trình chiếu tệp PowerPoint là cho slide chạy trong chế độ “toàn màn hình”. Thông qua màn hình đó tất cả những người có mặt có thể xem nội dung mà bạn đã tạo ra trước đó một cách thứ tự và để thay slide bạn chỉ cần kích chuột hoặc ấn một nút.
Để xem một Slide Show từ slide đầu tiên :
 Từ menu View, kích vào Slide Show
Để xem một Slide Show từ slide hiện hành :
 Kích vào biểu tượng Slide Show ở phía bên trái của màn hình PowerPoint hoặc nhấn phím Shift + F5.
Để chuyển sang một slide tiếp theo trong khi trình chiếu :
 Ấn phím Enter
Để chuyển về một slide trước đó trong khi trình chiếu :
 Ấn phím Backspace
Để chuyển đến một slide đặc biệt trong khi trình chiếu :
 Kích chuột phải vào slide hiện hành và chọn Go to Slide
 Chọn slide bạn muốn
Tạm dừng trình chiếu Slide :
 Kích chuột phải vào slide hiện hành (trong khi đang trình chiếu) và lựa chọn Pause
Trở về một màn hình đen :
 Kích chuột phải vào slide hiện hành (trong khi đang trình chiếu)
 Trỏ vào Screen và chọn Black Screen
Trở về một màn hình trắng :
 Kích chuột phải vào sile hiện hành (trong khi đang trình chiếu)
 Trỏ vào Screen và chọn White Screen.
2. Các tùy chọn con trỏ
Automatic Pointer là con trỏ mặc định trong trình chiếu slide. Khi thiết lập tự động, con trỏ sẽ biến mất sau 15 phút.
Sử dụng con trỏ mũi tên
 Con trỏ mũi tên (Arrow) luôn luôn hiển thị trong suốt quá trình trình chiếu
Lựa chọn con trỏ mũi tên
 Kích chuột phải vào slide hiện hành (trong khi đang trình chiếu)
 Chọn Pointer Options và kích vào Arrow
Đổi con trỏ thành cái bút
Bằng cách đổi con trỏ thành cái bút, bạn có thể viết vào slide cả trong lúc đang trình diễn slide :
 Kích chuột phải vào slide hiện hành (trong khi đang trình chiếu)
 Chọn Pointer Options và kích vào Pen
Thay đổi màu sắc bút
 Kích phải vào slide hiện hành (trong khi đang trình chiếu).
 Chọn Pointer Options và kích vào Ink Color
 Lựa chọn màu mà bạn muốn
2. In tệp PowerPoint
Bạn cần phải cài trước một trình điều khiển máy in (printer driver) trong máy tính để PowerPoint sử dụng được máy in.
Bật máy in và đưa giấy trắng vào khay của máy in.
Thay đổi thiết lập Page Setup
 Từ menu File, kích Page Setup
 Hộp thoại Page Setup hiển thị, kích vào chỗ mũi tên sổ xuống trên Slides sized for: và chọn:
On-screen Show
Hướng trang nằm ngang. Độ rộng thiết lập 10 inches, độ cao là 7.5 inches
Letter Paper (8.5 X 11 in)
Độ rộng là 10 inches, độ dài là 7.5 inches. Cho phép các slide ở trong cả trang, (định hướng trang xoay ngang)
Ledger Paper (11 X 17 in)
Độ rộng là 13.32 inches, độ dài 9.99 inches. Giấy đươc xoay ngang
A3 Paper (297 X 420 mm) 
Giấy A3
Độ rộng là 14 inches, dài là 10.5 inches. Giấy được xoay ngang
A4 Paper (210 X 297 mm) 
Giấy A4
Nếu giấy được thiết lập nằm ngang, với độ rộng là 26 cm, dài là 18 cm thì slide sẽ lấp đầy cả trang A4. 
B4 (ISO) Paper (250 X 353 mm) 
Giấy B4
Giấy B4 Độ rộng được đăt là 11.84 inches, dài là 8.88 inches
B5 (ISO) Paper (176 X 250 mm) 
Giấy B5
Giấy B5 Độ rộng là 7.84 inches, dài là 5.88 inches
35 mm Slides
Độ rộng là 11.25 inches, dài là 7.5 inches. Nếu giấy được đặt ngang, nội dung slide sẽ nằm trong khoảng đó
Overhead
Độ rộng là 10 inches, dài là 7.5 inches. Cho phép slide cả trang giấy, thiết lập giấy được xoay ngang
Banner
Độ rộng là 8 inches, dài là 1 inches 
Custom
Lựa chọn kích thước bạn cần bằng cách kích vào mũi tên lên hoặc xuống trong hộp Height và Width
 Nếu bạn muốn bắt đầu đánh số tự động cho các slide với nhiều số khác nhau, gõ số mới trong hộp Number slides from
 Trong phần Orientation, lựa chọn cách định hướng cho các slide trong hộp Slide. Chọn đứng hoặc nằm ngang.
 Trong phần Notes, handouts & outline, lựa chọn cách định hướng cho mục ghi chú, mục tin và đường viền. Chọn đứng hoặc nằm ngang.
 Khi nào kết thúc, kích OK
In ấn
 Từ menu File, kích Print
 Hộp thoại Print có 4 mục: Printer (Máy in), Print range (Vùng in), Copies (Số bản sao) và Print what (In gì?):
a. Phần Printer (Máy in) :
Phần này hiển thị thông tin về máy in. Phải chắc chắn trong mục Name: có hiển thị tên máy in
Nút Properties
Kích lên nút để bạn thiết lập cỡ giấy in, định hướng giấy, màu sắc hoặc in đen trắng, Những việc đó rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc in ra ngoài. Kích OK khi kết thúc và quay trở lại hộp thoại Print
b. Phần Print range (Vùng in) :
Vùng in cho phép bạn xác định in cái gì. Lựa chọn các mục sẵn có:
All – in tất cả các slide
Current Slide – chỉ in slide hiện hành
Selection – in trong vùng được chọn
Slides – in các slide được nhập vào
c. Phần Copies (Số bản in) :
Vùng này cho phép bạn nhập vào số bản sao cần in và in theo thứ tự hay không
d. Phần Print what (In gì?) :
Nội dung gồm các lựa chọn sau:
 Print what:
Slides – in theo dạng thông thường
Handouts (2,3 or 6) – cho phép bạn in 2,3 hoặc 6 slide trong một trang
Notes Pages – in trang ghi chú của slide
Outlines View – In trong chế độ outline view của các slide.
 Color / grayscale:
Color – In theo màu sắc đã được thiết lập trong slide.
Grayscale – In sử dụng điều chỉnh màu sắc
Pure blank & white – In ra theo bản đen trắng.
 Scale to fit paper – Tích vào tùy chọn này để in nén theo cỡ giấy
 Frame slides – Tích vào tùy chọn này để in frame slide
Khi đã hoàn tất, kích nút OK để bắt đầu in.
Nguồn: QTM