Bài giảng Truy vấn dữ liệu (Query)

 truy vấn chọn 
Truy vấn chọn là loại truy vấn dùng để chọn lựa, rút trích dữ liệu từ 
các bảng dữ liệu thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện nào đó. 
2 . Các hình thức truy vấn chọn thường gặp 
- Truy vấn chọn lựa đơn giản. 
- Truy vấn chọn lựa tổng hợp theo nhóm 
- Truy vấn tìm kiếm các giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, giá trị có trong bảng 
này mà không có trong bảng khác (gọi chung là truy vấn tìm giá trị đặc 
biệt) 
3 . Truy vấn chọn lựa đơn giản 
- Trong cửa sổ làm việc của Msaccess chọn Object là Query 
 D.click 
vào dòng lệnh Create query in design view 
 xuất hiện cửa sổ QBE và 
hộp thoại Show table. 
- Lần lượt chọn các bảng sẽ tham gia trong query và nhấn vào nút add để 
đưa bảng vào vùng chứa bảng của query. Sau khi chọn đủ các bảng cần 
thiết nhấn vào nút Close để đóng cửa sổ Showtable trở về với cửa sổ 
query. 
- Đưa các field cần hiển thị dữ liệu vào vùng lưới QBE 
 Lần lượt D.Click chọn các field cần hiển thị dữ liệu trong query của từng 
bảng để làm xuất hiện field đó trong vùng field của bảng QBE. 
 Có thể tạo ra field mới dựa vào các field đã có trong các bảng & các 
phép toán.. 
12
 Sử dụng các thành phần cần thiết trong vùng lưới QBE trên các cột 
để tạo truy vấn có sắp xếp dữ liệu (Dòng SORT), đưa điều kiện để 
chọn lọc dữ liệu (dòng CRITERIA) hoặc muốn cột đó có xuất hiện 
trên truy vấn hay không (dòng SHOW). 
Lưu ý : Muốn thay đổi định dạng của dữ liệu trong 1 field của bảng 
query , ta bấm chuột phải vào tên field đó 
 chọn lênh properties 
- Chuyển cửa sổ truy vấn về dạng Datasheet view để kiểm tra kết quả 
 
hoàn chình truy vấn 
 Đóng và lưu truy vấn 
4 . Truy vấn chọn lựa tổng hợp 
a - Chức năng: 
Dùng để tổng hợp thông tin theo một hay một số cột dữ liệu. 
b - Thực hiện: 
- Tạo truy vấn chọn và đưa các bảng vào tham gia truy vấn 
- Thực hiện lệnh: View/Totals 
- Trong vùng lưới QBE: 
- Tại hàng Field chọn các trường 
 Total chọn các phép toán tương ứng. 
 Criteria: Chọn điều kiện giới hạn tính tổng (Nếu có) 
Phép toán Ý nghĩa 
Groupby 
Sum 
Avg 
Min 
Max 
Count 
First 
Last 
Where 
Expression 
Nhóm lại thành nhóm theo từng field 
Tính tổng các giá trị của một trường 
Tính giá trị trung bình của một trường 
Tính giá trị nhỏ nhất của một trường 
Tính giá trị lớn nhất của một trường 
Đếm số giá trị khác rỗng có trong một trường 
Giá trị của trường ở bản ghi đầu tiên trong bảng 
Giá trị của trường ở bản ghi cuối cùng trong bảng 
Giới hạn điều kiện khi tính tổng 
Trường kiểu biếu thức 
- Lưu và thực hiện truy vấn 
13
5 . Truy vấn tìm các giá trị đặc biệt 
a - Chức năng: 
- Truy vấn kết quả này dùng để tìm các giá trị đặc biệt trong bảng dữ liệu 
chẳng hạn như tìm giá trị lớn nhât, nhỏ nhất, tìm giá trị có trong bảng 
này mà không có trong bảng kia. 
b - Truy vấn tim giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất 
- Thực hiện truy vấn chọn lựa đơn giản : Thực hiện truy vấn chọn lựa đơn 
giản thỏa mãn các yêu cầu đưa ra (trừ yêu cầu giá trị dặc biệt). 
- Tạo truy vấn tổng hợp theo giá trị đặc biệt cần tìm 
- Thực hiện sắp thứ tự cho field cần tìm giá trị đặc biệt : 
 Nếu yêu cầu giá trị lớn nhất thì sắp thứ tự giảm dần. 
 Nếu yêu cầu giá trị nhỏ nhất thì sắp thứ tự tăng dần 
- Click chọn ô Top value trên thanh công cụ 
 nhập vào số 1 
Enter (Số 
1 có nghĩa là ta chọn các giá trị nào được xếp hạng 1 trong field). 
- Chuyển cửa sổ truy vấn về dạng Datasheet view để kiểm tra kết quả 
 
hoàn chình truy vấn 
 Đóng và lưu truy vấn 
c - Truy vấn tim giá trị có trong bảng 1 mà không có trong bảng 2 
- Xác định field cần tìm. 
- Xác định bảng đóng vai trò bảng 1 (bảng chứa giá trị cần tìm); bảng 
đóng vai trò bảng 2 (bảng không chứa giá trị cần tìm). (lưu ý thông 
thường bảng 1 là bảng đóng vai trò 1 trong mối quan hệ 1 - ∞ và giá trị 
cần tìm thường thuộc field được chọn làm khóa) 
- Đưa bảng 1 vào tham gia truy vấn 
 Đưa các field cần thiết vào tham 
gia truy vấn) kèm theo các điều kiện như truy vấn chọn lựa thông 
thường. 
- Tại phần điều kiện của field chứa dữ liệu cần tìm nhập câu lệnh sau : 
NOT IN (SELECT TÊN FIELD FROM BẢNG 2) 
- Chuyển cửa sổ truy vấn về dạng Datasheet view để kiểm tra kết quả 
 
hoàn chình truy vấn 
 Đóng và lưu truy vấn 
V - TRUY VẤN THAM SỐ (Parameter Query) 
1 . Khái niệm 
Nếu thường xuyên chạy cùng một truy vấn, nhưng mỗi lần một tiêu 
chuNn khác nhau, thay vì phải thiết kế lại truy vấn sau mỗi lần thực hiện, có 
thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo truy vấn tham số. Khi thực hiện loại 
14
này Access sẽ nhắc nhập điều kiện chọn trong hộp thoại enter parameter 
Value. 
Ví dụ: Giả sử thường xuyên chạy một truy vấn để liệt kê danh sách 
nhân viên của một cơ quan nào đó có mã cơ quan nhập vào bất kỳ. 
 Chú ý: Nội dung các tham số mà chúng ta nhập vào có thể là hằng ( 
số,chuỗi,ngày..) nhưng không được biểu thức. 
2 . Tạo truy vấn tham số 
- Tạo truy vấn chọn và đưa các bảng cần thiết vào tham gia truy vấn. 
- Kéo các trường cần thiết vào vùng lưới QBE. 
- Tại hàng Criteria gõ vào biểu thức có chứa tham số với chú ý tên tham 
số phải nằm giữa 2 dấu ngoặc vuông ( [ ]) 
- Tên tham số cũng là chuỗi nhắc 
nhở.Access cho phép có khoảng trắng và 
độ dài tối đa 255 ký tự. 
- Quy định kiểu dữ liệu cho tham số: Chọn 
queries/ parameter query. 
- Trong hộp thoại query parameters: Trong 
mục Parameter 
- chọn tham số, trong mục Data type chọn 
kiểu dữ liệu tương ứng. 
Ví dụ: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách các khách hàng mua một mặt hàng 
nào đó (mặt hàng được nhập bất kỳ từ bàn phím). 
Ví dụ : Tạo truy vấn để hiển thị danh sách các khách hàng mua hàng có họ lót 
được nhập từ bàn phím. 
15
3 . Truy vấn nhiều tham số 
Có thể tạo truy vấn , khi chạy truy vấn nhập nhiều dữ liệu cho điều 
kiện chọn lựa. Muốn vậy tạo truy vấn nhiều tham số. 
Ví dụ: Tạo một truy vấn hiển thị danh sách các khách hàng mua hàng trong khoảng thời gian 
nào đó (Thời gian được nhập từ bàn phím). 
- Tạo truy vấn chọn và đưa các 2 bảng dshang và dskhach vào tham gia 
truy vấn. 
- Kéo các trường tenhang, tenkhach, ngaymua vào vùng lưới QBE. 
- Tại hàng Criteria của trường NGAYSINH chọn: 
- Between [Từ ngày] and [Đến ngày] 
- Chọn query/Parameter khai báo kiểu dữ liệu cho 2 tham số là date/time. 
Khi chạy truy vấn sẽ cho kết quả sau 
4 . Kết hợp giữa truy vấn tham số và truy vấn tính tổng 
Trong nhiều bài toán quản lý người ta thường gặp những yêu cầu như: 
Hãy thống kê xem mỗi loại hàng trong một tháng nào đó bán được với tổng 
số lượng là bao nhiêu? Tổng thành tiền là bao nhiêu? (Tháng được nhập từ 
bàn phím). Vì vậy trước hết chúng ta phải thực hiện truy vấn tính tổng xong 
mới kết hợp truy vấn tham số. 
Ví dụ: 
Hãy tạo một truy vấn để hiển thị tổng thanhtien của mỗi mặt hàng bán 
được trong một năm nào đó (Năm được nhập từ bàn phím). 
16
- Tạo một truy vấn chọn, đưa bảng Dshang và dskhach vào tham gia truy 
vấn. 
- Đưa các trường tenhang, ngayban, thanhtien vào vùng lưới QBE. 
- Chọn View/Totals 
- Trong hàng Total: Chọn Group by đối với trường tenhang, và 
year([ngayban]) 
- Trong hàng Criteria đối với trường Ngaysinh, ta chọn tham số sau: 
- [Nhap vao nam ban hang]. 
VI - TRUY VẤN TẠO BẢNG 
1 . Tác dụng 
Truy vấn này sẽ trích, lấy ra một số cột dữ liệu trong các bảng hoặc 
các truy vấn có sẳn tạo thành bảng mới. 
Kết quả của truy vấn làm xuất hiện thêm bảng mới thuộc đối tượng 
table trong cơ sở dữ liệu . 
2 . Cách tạo truy vấn 
- D.Click vào dòng lệnh Create query in design view 
chọn các bảng cần 
tham gia vào truy vấn. 
- Chọn lựa các field cần thiết tham gia vào truy vấn (thực hiện như Select 
query) 
- Xem trước kết quả trong chế độ sheet view 
- Click Menu Query 
 chọn Maketable Query (hoặc click nút Query type 
và chọn maketable query) 
 Xuất hiện hộp thoại yêu cầu đặt tên cho 
bảng mới 
 đặt tên bảng 
 OK 
- Click nút lệnh RUN để thực hiện truy vấn 
 chọn Yes để trả lời đồng ý 
tạo ra bảng mới khi hộp thoại thông báo. 
- Đóng, lưu và đặt tên cho truy vấn 
 trở về phần table để kiểm tra lại kết 
quả do truy vấn tạo ra. 
17
VII - TRUY VẤN CẬP NHẬT – UPDATE QUERY 
1 . Công dụng: 
- Truy vấn này dùng thay đổi, tính toán lại một hay nhiều cột dữ liệu trong 
bảng cần cập nhật. 
- Kết quả của truy vấn không làm xuất hiện thêm bảng mới trong cơ sở dữ 
liệu mà chỉ làm thay đổi nội dung của một hoặc nhiều cột trong bảng dã 
được chọn. 
2 . Thực hiện: 
- D.Click vào dòng lệnh Create query in design view 
chọn bảng có chứa 
cột cần cập nhật. 
- Click Menu Query 
 chọn Update Query (hoặc click nút Query type 
và chọn Update query). 
- Chọn field cần cập nhật & field chứa điều kiện đưa vào phần Field 
 
Nhập công thức tính toán trong phần Update to, điều kiện vào phần 
Criteria 
- Bước 4. Thực hiện Run truy vấn này sẽ xuất hiện hộp thông báo số mẫu tin được 
cập nhập trong bảng 
 chọn nút Yes để đồng ý cập nhật dữ liệu. 
- Lưu truy vấn lại 
 để xem kết quả trở về Table 
 mở bảng có chứa cột cần cập 
nhập xem kết quả. 
Nhận xét: truy vấn cập nhật này sử dụng khi nào cần tính toán, hay 
làm thay đỗi dữ liệu trong các cột đã có trong bảng được chọn. Còn khi tính 
cho cột nào đó mà cột này chưa cho trong bảng thì ta không dùng truy vấn 
18
cập nhật( Updtae Query) mà chỉ sử dụng truy vấn chọn lựa (Select Query 
bình thường) để tạo ra thêm cột mới này. 
VIII - TRUY VẤN THÊM – APPEND QUERY 
1 . Chức năng: 
- Truy vấn này dùng để thêm vào một bảng nào đó một hay nhiều mNu 
tin(dòng) thông tin mới 
- Kết quả của truy vấn làm xuất hiện thêm những dòng dữ liệu mới trong 
bảng đã chọn . 
2 . Cách thực hiện: 
Truy vấn này có ba dạng thêm: 
 Thêm vào bảng mỗi lần một mNu tin 
 Thêm vào bảng nhiều mNu tin bằng cách dùng tham biến. 
 Thêm vào bảng nhiều mNu tin bằng từ một bảng đã có dùng tham biến. 
a - Dạng thêm vào bảng chỉ một mu tin: 
- Tạo Query không chọn bảng nào. 
- Nhập dữ liệu cần thêm vào hàng field name trong lưới QBE (dữ liệu text viết 
trong dấu nháy đôi, dữ liêu số viết bình thường..) 
- Click nút lệnh Query type