Những tuyệt chiêu trong Excel

 với Excel (có đến 96% các công thức trong Excel có 
thể sử dụng trong bảng tính của Openoffice.org). 
Sau khi đã download phiên bản miễn phí của Openoffice.org, bạn cài đặt nó vào 
máy. Rồi dùng nó để mở bảng tính bị hư của bạn. Trong khá nhiều trường hợp, dữ 
liệu của bạn sẽ được phục hồi. Tuy nhiên, những VBA code thì không còn gì cả, vì 
các VBA code của Excel không tương thích với Openoffice.org. 
4. Nếu số bạn quá đen, không thể dùng Openoffice.org để cứu dữ liệu, vẫn còn một 
cách nữa, nhưng bạn phải mất tiền. Một trong những chương trình có thể phục hồi 
khá tốt những bảng tính bị hư là Corrupt File Recovery. Bạn hãy tải và cài đặt phần 
mềm này, chạy chương trình ExcelFix, nhấn Select File, chọn bảng tính bị lỗi, và 
nhấn Diagnose để phục hồi. Bạn sẽ thấy thành quả của mình, và có thể lưu lại bảng 
tính, nếu như bạn đã trả tiền bản quyền, còn nếu chưa trả tiền bản quyền, thì bạn 
chỉ có thể xem chứ không thể lưu lại. 
Chiêu thứ 17: Sử dụng Data-Validation khi danh 
sách nguồn nằm trong một Sheet khác 
 Sử dụng Data-Validation là một cách dễ nhất để áp dụng một quy tắc nhập liệu 
cho một dãy dữ liệu. Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng 
những danh sách nguồn nằm trong cùng một Sheet với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng 
quy tắc này. Tuy nhiên, vẫn có cách để lách khỏi chuyện đó. 
 Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách 
nguồn nằm trong một Sheet khác. Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho 
một dãy của Excel, cách thứ hai là sử dụng một hàm để gọi ra danh sách đó. 
Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn 
 Có lẽ cách nhanh nhất và dễ nhất để vượt qua rào cản Data-Validation của Excel 
là đặt tên cho dãy mà bạn sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu. Để biết cách đặt tên cho 
dãy, bạn xem ở loạt bài này: Sử dụng tên cho dãy. 
 Giả sử bạn đã đặt tên cho dãy sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu là MyRange. Bạn 
chọn ô (hoặc dãy) trong bất kỳ Sheet nào mà bạn muốn có một danh sách xổ ra để 
nhập liệu, rồi trong menu Data trên Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation 
[E2003: Data | Validation]. Chọn List trong danh sách các Allow, và trong khung 
Source, bạn nhập vào =MyRange. Nhấn OK. Bởi vì bạn đã sử dụng một Name để 
làm List, nên bạn có thể áp dụng Data-Validation này cho bất kỳ Sheet nào. 
Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT 
 Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu text đại diện cho 
một địa chỉ ô. Và rồi bạn có thể sử dụng ô đó như môt tham chiếu cục bộ, cho dù 
nó tham chiếu đến dữ liệu trong một Sheet khác. Bạn có thể sử dụng tính năng này 
để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn sẽ dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc 
Data-Validation. 
 Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet1, trong dãy $A$1:$A$8. Để 
tạo một Dala-Validation, bạn cũng làm những bước như tôi đã nói ở cách 1, nhưng 
thay vì gõ tên dãy vào trong Source, thì bạn nhập vào đó công thức: 
=INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8"). Hãy chắc chắn rằng tùy chọn In-cell drop-
down đang được kích hoạt, và nhấn OK. 
 Nếu tên Sheet của bạn có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, bạn phải 
đặt tên Sheet trong một cặp nháy đơn ('). Ví dụ, giả sử tên Sheet chứa danh sách 
nguồn là Sheet 1 (chứ không phải Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại như sau: 
=INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8"). Chỗ khác nhau so với công thức hồi nãy là 
có thêm một dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), và một dấu nháy đơn (') nữa 
trước dấu chấm than (!). 
 Xin mở một ngoặc đơn: Nếu như có thể được, khi gặp những tham chiếu đến tên 
Sheet, bạn nên tập thói quen luôn luôn bỏ nó vào trong cặp dấu nháy đơn. Điều 
này, tuy chẳng có tác dụng gì với những tên sheet như Sheet1, DMHH... nhưng nó 
sẽ giúp bạn không bao giờ gặp lỗi, khi bạn hay đặt tên Sheet có khoảng trắng, hay 
là có bỏ dấu tiếng Việt... 
Ưu điểm và Khuyết điểm của cả hai cách đã nêu trên 
 Đặt tên cho dãy, và dùng hàm INDIRECT, đều có cái tiện lợi và cả cái bất tiện. 
 Tiện lợi của việc đặt tên cho dãy, là việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh 
hưởng gì đến Data-Validation. Và đó chính là cái bất tiện của việc dùng 
INDIRECT, khi bạn đổi tên Sheet, tên mới sẽ không tự động cập nhật trong công 
thức dùng INDIRECT, cho nên nếu vẫn muốn dùng công thức này, bạn phải mở 
Data-Validation ra và sửa lại tên Sheet trong công thức. 
 Tiện lợi của việc dùng INDIRECT, là dãy dùng làm danh sách nguồn của bạn 
luôn luôn nằm yên chỗ đã chọn (A1:A8 trong ví dụ trên chẳng hạn). Còn nếu bạn 
dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa mất vài hàng (hoặc cột) ngay chỗ chứa Name, thì 
bạn phải điều chỉnh lại cho đúng... 
Chiêu thứ 18: Điều khiển Conditional Formating 
bằng checkbox. 
Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhưng 
muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá 
bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle 
Button càng giống hơn). 
Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thoả 1 
số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhưng ta có thể tuỳ 
biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định 
dạng cho những ô này, khi có sự thay đổi giá trị của ô khác. 
1. Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu: 
Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì biến đi 
cho rảnh. Trước tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. 
Trong Excel 2007, vào tab Developer, nhấn Insert trong Controls - chọn Checkbox 
hoặc Toggle Button trong Control Toolbox, trong Excel 2003 chọn trong view – 
Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái. 
.................
Nhấn vào nút design, click chọn cái control bạn vừa vẽ, nhấn thêm nút Property. 
Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell 
thành $C$2. (cả 2007 và 2003 như nhau, cả checkbox và Toggle Button như nhau). 
Bây giờ khi bạn click chọn checkbox hoặc nhấn nút Toggle, ô C2 sẽ lần lượt có các 
giá trị TRUE và FALSE. 
.................. 
Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 fields, trong đó bạn chỉ muốn 3 fields 
hiện thường xuyên, còn field thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần 
thì dấu đi. Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, trong 2007 bạn vào tab Home, 
Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp “use a formula to determine which 
cells to format”, trong 2003 là Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp 
“Formula is”. Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE. 
 Nhấn vào nút Format, định dạng font chữ màu trắng. Nhấn OK và OK. Nhấn nút 
design 1 lần nữa để thoát ta khõi chế độ design Mode. Và nhấn nút toggle hoặc 
click chọn cái checkbox xem kết quả. 
............
Nếu bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, 
FALSE hiện lên. 
2. Tắt mở định dạng màu cho ô: 
Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được 
những ô có giá trị đặc biệt cho trước. Excel 2007 có nhiều định dạng khác nhau 
cho giá trị số nằm trong khoảng cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng 
checkbox là không có sẵn. 
Tương tự như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô 
$C$2. Nhưng lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho 
ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và 
B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000. 
Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta muốn giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và 
EndNum sẽ được tô màu. Vậy dùng conditional Formating như trên, chọn vùng 
C8:C18, lần này công thức là: 
=AND($C8>=BeginNum,$C8<=EndNum,IsFill) 
Chọn cho nó 1 định dạng màu theo ý muốn. 
Kết quả: khi nhấn button hoặc click checkbox thay đổi trạng thái thành True, các ô 
chứa số trong khoảng (100, 1.000) sẽ được tô màu, các ô còn lại không tô. Khi thay 
đổi thành False, các ô trở lại bình thường. 
Đồng thời, vì bạn đặt công thức liên quan đến BeginNum và EndNum, nên khi 
thay đổi 2 số này, kết quả tô màu cũng thay đổi. 
............
Bạn thấy đấy, nếu bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương tự của người khác, 
bạn có thể lầm tưởng người ta sử dụng code của VBA. Sự thực thì quá đơn giản 
phải không? 
Chiêu thứ 19: Đánh dấu những ô chứa công thức 
bằng Conditional Formatting 
Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ 
liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần click chọn 
ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để 
chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. 
Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional 
Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất 
cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. 
Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, 
như sau: 
Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = 
CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính 
lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại 
volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình 
vì chờ đợi. 
Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại 
volatile: 
Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook 
để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: 
 Function IsFormula (CheckCells As Range) 
IsFormula = CheckCells.HasFormula 
End Function 
Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận 
lý True, False. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho 
kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết quả False nếu A1 chứa giá trị. 
Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của 
bạn (có thể chọn dư ra một số cột v