Giáo trình Văn bản quản lý hành chính nhà nước. Kỹ thuật xây dựng, ban hành và quản lý văn bản quản lý hành chính nhà nước ở trường học - Nguyễn Trọng Hòa

hợp. Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ hành chính-công vụ tương ứng.
5. Tính khả thi
Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích), tính nhân dân (tính phổ thông đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây:
-Văn bản phải đưa ra những yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành, phù hợp với trình độ, năng lực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành.
Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "không có tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước.
-Phải quy định các quyền của chủ thể kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.
II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Khái niệm về thể thức văn bản
Văn bản có rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của mỗi Văn bản. Nghị định có thể thức và bố cục khác với thông tư, biên bản khác với nghị quyết và nghị quyết khác với công điện Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức Văn bản. Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa Văn bản QL nói chung và Văn bản QLHCNN nói riêng với các Văn bản khoa học, thơ, truyện
Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Như vậy, thể thức của Văn bản là gì?
-Thể thức Văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thànhVăn bản, nhằm đảm bảo cho Văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.
-Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa.
-Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau.
-Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, Văn bản sẽ không được xem là hợp thức, dẫn đến việc sử dụng Văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ không có hiệu quả.
-Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo Văn bản, đồng thời việc tra tìm, đăng ký Văn bản cũng gặp khó khăn.
-Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước
-Thể thức cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.
Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức.
2. Các yếu tố thể thức văn bản
2.1. Quốc hiệu
 Tại Công văn số 1053/VP ngày 12-8-1976, Thường vụ Hội đồng Chính phủ quy định việc sử dụng quốc hiệu và tiêu ngữ của văn bản như sau:
-Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy.
-Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Theo quy định của TCVN-5700-1992, dòng "cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam" viết bằng chữ in hoa, dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phía dưới có gạch ngang.
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
-Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
-Tên cơ quan được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản, ngang hàng với quốc hiệu
-Được trình bày đầy đủ theo tên gọi chính thức đúng như trong quyết định thành lập cơ quan,
-Viết đậm nét, rõ ràng, chính xác, không viết tắt, sai chính tả tiếng Việt
-Phía dưới có một gạch dài.
-Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như: UBND, HĐND
Trong trường hợp có đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dòng trên, còn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.
 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN
 UBND TỈNH ĐĂKLĂK
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
 UBND TỈNH ĐĂKLĂK
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐĂKLĂK
Ngoài mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và cơ quan trực thuộc của cơ quan ban hành Văn bản, việc ghi tên cơ quan trên Văn bản còn có ý nghĩa giao dịch.
2.3. Số và ký hiệu
-Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.
-Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ chức mà có thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng cụm văn bản.
-Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (/).
-Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch nối.
-Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.
-Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
 (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Loại văn bản
Viết tắt
Báo cáo
BC
Biên bản
BB
Chỉ thị (cá biệt)
CT
Chương trình
CTr
Quyết định (cá biệt)
QĐ
Thông cáo
TC
Thông báo
TB
Kế hoạch
KH
Phương án
PA
Đề án
ĐA
Tờ trình
TTr
Hợp đồng
HĐ
Công điện
CĐ
Giấy chứng nhận
CN
Giấy ủy nhiệm
UN
Giấy mời
GM
Giấy giới thiệu
GT
Giấy nghỉ phép
NP
Giấy đi đường
ĐĐ
Giấy biên nhận hồ sơ
BN
Phiếu gửi
PG
Phiếu chuyển
PC
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
Loại Văn bản
 Viết tắt
Luật
Lt
Pháp lệnh
PL
Lệnh
L
Nghị quyết
NQ
Nghị quyết liên tịch
NQLT
Nghị định
NĐ
Quyết định
QĐ
Chỉ thị
CT
Thông tư
TT
Thông tư liên tịch
TTLT
BẢN SAO VĂN BẢN
Tên loại Văn bản
Chữ viết tắt
Bản sao y bản chính
SY
Bản trích sao
TS
Bản sao lục
SL
Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, công văn là văn bản không có tên loại cho nên trong ký hiệu không có ký hiệu CV. Tuy nhiên, đối với hệ thống văn bản của Đảng thì công văn trong số và ký hiệu lại có ký hiệu này.
Cần lập bảng danh mục tên các cơ quan để xác định ký hiệu chuẩn cho các cơ quan đó. Tên cơ quan dù có dài cũng phải được ký hiệu đầy đủ. Chữ "và" trong tên cơ quan không cần phải thể hiện trong ký hiệu, thí dụ: Bộ Kế hoạch và Đầu tư - BKHĐT, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - BNNPTNT. Không nên ký hiệu kiểu HQ - Tổng cục Hải quan (nên dùng - TCHQ); GDĐT - Bộ Giáo dục và Đào tạo (BGDĐT). Ký hiệu viết tắt tên đơn vị soạn thảo cần được viết ngắn gọn: TCCB - tổ chức cán bộ; TC -tài chính; hc - hành chính, v.v... Cũng có thể ký hiệu tên các đơn vị bằng một chữ cái nhất định kèm theo với chữ số Arập: A12; B4; C5, v.v...
CƠ CẤU CỦA SỐ VÀ KÝ HIỆU:
Văn bản quy phạm pháp luật:
Số.../năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành
-Số của Văn bản QPPL bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh dấu theo từng loại Văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.
-Năm ban hành phải viết đầy đủ các con số: 1999, 2000, 2001, ...
Ví dụ:
Số 154/2000/NĐ-CP
Số 238/2000/QĐ-BTC
Văn bản cá biệt:
 Số.../ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành(-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
-Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn),ví dụ:
Số 52/QĐ-HVHCQG-TCCB
Số 136/QĐ-BNG
Số 42/CT-UB
Văn bản hành chính thông thường:
-Số của Văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
-Tùy theo tổng số Văn bản và số lượng mỗi loại Văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số Văn bản.
Văn bản có tên loại:
Số.../ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành (-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
 Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn).
Ví dụ:
Số 252/TB-HVHCQG-VP
Số 83/BC-BNG-LT
Số 14/BB-UB
Văn bản không có tên loại (công văn):
Số.../ viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo
Ví dụ:
Số 357/HVHCQG-Văn bản
Số 975/BTC-HC
Số 1374/BTP-PC
2.4. Địa danh, ngày tháng
2.4.1. Địa danh
 Địa danh ghi trên Văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phương, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
 Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
a. Địa danh ghi trên Văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương
 Là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
b. Địa danh ghi trên Văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
	+ Đối với thành phố trực thuộc trung ương
Là tên của với thành phố trực thuộc trung ương
 + Đối với các tỉnh
Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
c. Địa danh ghi trên Văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện
Là tên của huyện, quận, thị xã
d. Địa danh gh