Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tìm hiểu Microsoft Word 2007
MỤC LỤC
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 . 7
1. Tạo văn bản đầu tiên . 7
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo . 7
b. Bắt đầu nhập liệu . 7
c. Những kí hiệu hỗ trợ . 8
d. Những dấu gạch chân trong văn bản . 9
e. Thay đổi canh lề trang văn bản . 10
f. Lưu tài liệu. 11
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu . 12
a. Hiệu chỉnh tài liệu . 12
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu . 13
c. Chọn và xóa nội dung . 13
d. Di chuyển văn bản . 14
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện . 15
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu . 15
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt . 16
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí . 16
b. Tạo các điểm nhấn . 17
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) . 18
d. Tạo danh sách . 18
e. Thêm hoặc bớt khoảng trống . 19
f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu . 20
PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI . 21
1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007 . 21
a. Làm quen với thanh Ribbon . 21
b. Có những gì trên thanh Ribbon? . 21
c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm . 22
d. Những Tab phụ . 22
e. Toolbar mini . 23
f. Thanh công cụ truy cập nhanh . 24
g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon . 24
h. Sử dụng bàn phím . 25
2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 . 26
a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng . 26
b. Các lệnh được tổ chức như thế nào? . 26
c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết . 27
d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần . 28
e. Xem trước thay đổi trước khi chọn . 28
f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn . 29
g. Sử dụng độ phân giả màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh
Ribbon . 29
PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG . 31
1. Sức mạnh của các biểu mẫu (Template) . 31
2. Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn . 31
3. Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có . 32
4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word . 32
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến . 33
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu . 34
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau . 34
PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 . 36
1. Danh sách dạng số và ký hiệu . 36
a. Một danh sách đơn giản . 36
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp . 36
c. Kết thúc một danh sách . 37
d. Ký hiệu hay chữ số . 38
e. Thay đổi ký hiệu cho danh sách . 38
f. Định dạng danh sách . 39
g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách . 40
PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI
LIỆU . 42
1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007. 42
a. Track Changes và Comments . 42
b. Xem các chỉnh sửa . 42
c. Thêm comment . 43
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu . 44
e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú . 44
f. Chấp nhận hoặc từ chối comment (ghi chú) và thay đổi . 45
2. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao. 46
a. Ẩn tạm thời những thay đổi . 46
b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi . 47
c. Ẩn những sự thay đổi không làm xóa comment và những cái bị điều chỉnh . 47
d. Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh . 48
e. Chọn cách tạo track . 48
PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU . 50
1. Căn bản về Header và Footer . 50
a. Thêm vào số trang, ngày giờ . 50
b. Đánh dấu số trang . 50
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại . 51
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file . 51
e. Xóa bỏ header hoặc footer . 52
2. Header và Footer cho từng phần trong tài liệu . 52
a. Tạo ra nhiều loại header và footer trong cùng một tài liệu . 53
b.Tạo ra thành những phần khác nhau . 53
c. Cách phân chia từng section . 54
d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section . 54
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên . 55
f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ . 56
3. Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents - TOC) . 56
a. Cách làm việc với bảng mục lục tự động . 56
b. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục . 57
c. Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu . 58
d. Cập nhật bảng mục lục. 58
e.Thay đổi bảng mục lục . 59
4. Điều chỉnh mục lục . 60
a.Thay đổi hình thức bảng mục lục . 60
b. Thiết kế lại bảng mục lục . 60
c. Thiết kế lại bảng mục lục . 61
d. Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục. 62
e. Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục . 62
f. Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục . 63
5. Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục . 63
a.Tạo Mục Lục bằng cách sử dụng các trường (field) . 63
b. Trường (field) là gì? . 64
c. Các công tắc trường . 65
d. Trường TC . 66
e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục . 67
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục . 67
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu . 68
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 68
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 69
j. Table Identifier . 70
k. Bookmark . 70
PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT . 72
1. Mail Merge căn bản . 72
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) . 72
b. Tài liệu chính . 72
c. Thông tin người nhận . 73
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất . 73
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận . 74
a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge . 74
b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận . 75
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu . 75
d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge . 76
e. Tìm hiểu Merge field . 76
f. Thực hiện mail merge . 77
g. Mail Merge Wizard . 78
h. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge . 78
i. Kết nối đến danh sách người nhận. 79
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn . 79
k. Sắp xếp tài liệu chính . 80
l. Xem lại mail merge . 81
m. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge . 82
n. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon . 82
PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN . 84
1. Giới thiệu thanh Ribbon . 84
a. Thanh Ribbon . 84
c. Có nhiều tính năng mới trong các chương trình sử dụng thanh Ribbon . 85
d. Các loại phím tắt . 86
2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập). 87
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) . 87
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip . 88
c. Di chuyển bằng phím mũi tên . 88
d. Phím TAB và thanh Ribbon . 89
e. Di chuyển bằng phím F6 . 89
f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? . 90
3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn . 91
a. Các đe dọa an ninh . 92
b. Nguồn lây nhiễm . 93
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro . 93
d. Phần mềm chống Virus . 94
e. Một số thiết lập an ninh khác . 95
f. An toàn cho email . 95
ợp sẽ dẫn đến lỗi hiển thị. Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất là những bức ảnh rất nhỏ. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều dạng ký hiệu hình ảnh trên Microsoft Office Online. Hoặc bạn có thể tự tạo cho riêng mình, chỉ cần lưu ý các ảnh này phải rất nhỏ nên đừng sử dụng các hình ảnh quá phức tạp. Cùng với Thư viện Bullet còn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự. Bạn có thể chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho các ký hiệu dạng số của danh sách. f. Định dạng danh sách Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 1. Chọn các số trên danh sách. 2. Định dạng lại. 3. Danh sách với kiểu định dạng mới. Bạn có thể định dạnh số hoặc ký hiệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng đến phần còn lại. Ví dụ thay vì dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn có thể thay bằng màu đỏ. Cách thự hiện như sau: Chọn các chữ số hoặc ký bằng cách Click vào một trong số chúng, chú ý không chọn phần văn bản. Sau khí chọn xong hãy dùng các nút lệnh trên thanh Ribbon để định dạng theo ý của bạn. Clcik ra ngoài danh sách để xem sự thay đổi. g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách Giả sử bạn có một danh sách với các dấu chấm màu đen hoặc các con số ở đầu dòng, bạn muốn một số thành phần trong danh sách có các đoạn văn bản không có ký hiệu nào ở đầu như trên hình minh họa. Có nhiều kịch bản và cách xử lý tùy theo yêu cầu và kinh nghiệm của người dùng. Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn nào đó nhưng vẫn muốn giữ canh lề ngang với phần còn lại trong danh sách hãy click chuột ngay sau chấm đen rồi nhấn nút BACKSPACE. Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh lề cao hơn với canh lề của tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại của danh sách hãy chọn vào ký hiệu hoặc con số đầu dòng rồi nhấn DELETE. Để tạo một đoạn văn bản con trong một thành phần của danh sách hãy nhấn SHIFT + ENTER thay vì chỉ nhấn ENTER. Lúc này đoạn văn bản phụ sẽ có canh lề ngang với các phần trong danh sách nhưng không có ký hiệu hoặc con số ở đầu. Để tiếp tục danh sách sau khi hoàn thành đoạn văn bản con hãy gõ vào số tiếp theo trong danh sách và một dấu chấm (.) danh sách sẽ tự động tiếp tục đánh số. Lưu ý Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 là nếu bạn nhấn vào nút Numbering thì Word sẽ khởi tạo một danh sách mới và đánh số lại từ đầu. Lúc này có một nút Auto Correct Options xuất hiện bên cạnh danh sách mới, hãy nhấn vào nút này sau đó nhấn Continue Numbering để danh sách mới sẽ được gắn lại vào danh sách cũ. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 42 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007 a. Track Changes và Comments Bạn đang xem lại tài liệu cho Sếp trước khi nó được công bố cho toàn công ty và bạn thấy có một số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp của mình thấy những điểm cần chỉnh sữa đó. Hãy bật chức năng Track Changes, tất cả thay đổi từ việc thêm, xóa hoặc định dạng văn bản đều sẽ được Word đánh dấu. Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes. Khi bạn click lần đầu nền của nút Track Changes sẽ thay đổi màu sắc, bất cứ sự thay đổi nào trong tài liệu sẽ được đánh dấu cho đến khi bạn tắt Track Changes bằng cách nhấn nút Track Changes lần nữa. b. Xem các chỉnh sửa Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 43 1. Văn bản bị xóa nằm trong một hình chữ nhật ở góc. 2. Văn bản được thêm vào sẽ được gạch dưới và có cùng màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bản bị xóa. 3. Những đường đứt quãng chỉ ra những phần có sự thay đổi, nơi nội dung text được xóa hay thêm vào. Sau khi bạn mở tab Track Changes, bạn sẽ làm việc trong Word như bình thường. Khi chèn hoặc xóa văn bản, hay di chuyển văn bản hoặc đồ họa, thì các đường đứt quảng sẽ đánh dấu sự thay đổi này, màu sắc và nội dung thay đổi cũng được đánh dấu. Bạn xóa dòng "with hard work and clear thinking.", dòng văn bản này được đặt trong một box hình chữ nhật nhỏ ở góc tài liệu, nó được đánh dấu là "Bị xóa (Deleted)" để giải thích vì sao nó phải nằm ở đó. Một được đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn bản đã nằm trước khi bị xóa. Bạn thay từ "twelve" bằng "nine" bạn chọn từ "twelve" và gõ "nine" để thay thế nó (hoặc cũng có thể xóa "twelve" rồi gõ "nine" tại vị trí đó). Từ "twelve" bị xóa sẽ được chuyển vào hộp một hình chữ nhật ở góc tài liệu. Từ "nine" mới thêm vào sẽ được gạch dưới và có cùng màu với viền của hình chữ nhật chứa "twelve". Ngoài ra, có một gạch dọc phía trước mỗi câu mà trong đó có thực hiện chỉnh sửa. c. Thêm comment Bạn đã thực hiện một số sửa đổi, nhưng bạn cũng muốn giải thích lý do tại sao bạn xóa từ "twelve" trong câu đầu tiên. Rất đơn giản: hãy thêm một bình luận (hoặc ghi chú) (Comment), đó là những chú thích mà bạn có thể thêm vào các tài liệu. Để thực hiện điều đó, chuyển con trỏ vào cuối của văn bản bạn muốn chèn Comment, trên thẻ Review, trong nhóm Comments, chọn New Comment. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 Một Comment đã xuất hiện ở góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi chú được tô sáng cùng màu với màu của hình chữ nhật chứa ghi chú (màu tím nhạt trong hình minh họa). Bạn có thể phân biệt Comment và những văn bản bị xóa dựa vào các điểm sau: - Hình chữ nhật chứa Comment có tô màu trong khi hình chứa văn bản bị xóa chỉ có viền mới có màu. - Nhãn "Comment" trên hình chữ nhật chứa ghi chú. - Tên người ghi chú. Lưu ý: Bạn không cần phải mở Track Changes để chèn Comment, vì bạn có thể thêm comment bất cứ thời điểm nào. d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu Khi có nhiều người review một tài liệu, bạn có thể biết được thay đổi nào đã được ai thực hiện. Dưới đây là một số cách biết người nào đã thay đổi những gì. Di chuyển con trỏ lên văn bản mới được chèn vào trong tài liệu, hoặc trên các văn bản đã bị xóa trong hình chữ nhật ở góc tài liệu. Đối với mỗi sửa đổi, bạn sẽ thấy một ScreenTip chỉ ra tên của người sửa và các loại của các sửa đổi, chẳng hạn như "đã xóa" (deleted) hoặc "chèn" (inserted). Các ScreenTip cũng hiển thị thông tin đã bị xóa hoặc chèn vào văn bản. Một cách khác để phân biệt những người tham gia hiệu chỉnh tài liệu là dựa vào màu sắc. Word tự động đánh dấu một màu sắc của từng người tham gia hiệu chỉnh, mỗi người một màu khác nhau. Giả sử bạn được Word gán cho màu hồng khi hiệu chỉnh tài liệu, nếu bạn muốn xem chỉ những chỉnh sửa của mình thì hãy tìm những văn bản có tô sáng hoặc các hình chữ nhật màu hồng ở góc. e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú Mặc dù tắt Track Changes, nhưng những sự thay đổi vẫn còn thấy được trong tài liệu. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 Nếu bạn muốn biết tắt chức năng Track Changes có làm đánh những đánh dấu hoặc ghi chú trong tài liệu không thì câu trả lời là KHÔNG. Như trong hình minh họa, mọi thứ bạn làm với tính năng Track Changes vẫn còn ngay khi bạn đã tắt Track Changes. Chỉ có một điểm lưu ý là sau khi tắt Track Change thì những thay đổi tiếp theo của bạn sẽ không còn được Word đánh dấu nữa. f. Chấp nhận hoặc từ chối comment (ghi chú) và thay đổi 1. Sử dụng nút Accept để chấp nhận sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay đổi, hoặc để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc. 2. Sử dụng các nút Reject để từ chối sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay đổi, hoặc để từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc. 3. Sử dụng các nút Previous để xem từng ghi chú hoặc hiệu chỉnh theo hướng lên trên của tài liệu. 4. Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối của tài liệu. Khi tất cả những thay đổi đã được hoàn tất, một người nào đó phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau đó chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 46 Sử dụng nút Accept hoặc Reject trên Tab Review trong nhóm Changes hoặc Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi và comment (bình luận, ghi chú). Khi những thay đổi và comment được chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu sẽ bị đánh dấu để chi ra rằng comment và những thay đổi đã được xóa ra khỏi tài liệu. Nhữn thay đổi được chấp nhận sẻ trở thành một phần của tài liệu khi nó được lưu lại. 2. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao a. Ẩn tạm thời những thay đổi Hãy tưởng tượng rằng bạn sẽ xem lại phần thay đổi tài liệu được thực hiện bởi Richard, Kai và Pilar. Bạn muốn xem phần thay đổi của Pilar trước và biết rằng bạn có thể tìm góp ý tài liệu của Pilar bằng cách di chuyển con trỏ chuột lên tất cả những sự thay đổi để thấy tên Pilar hoặc xem màu sắc được Word gán cho những hiệu chỉnh của cô ấy. Tuy nhiên, bạn nghĩ rằng nếu bạn chỉ có thể xem phần sửa chữa của Pilar mà không xem được phần của Richard và Kai thì không ổn, đặc biệt đối với những tài liệu dài. Hãy tiếp tục khám khá bằng cách nào để học về sự thay đổi của track Để chỉ xem những sửa chữa của Pilar, bạn có thể làm ẩn những cái sửa chữa của Richard và Kai. Cách thực hiện như sau: Trên tab Review tab, trong nhóm Tracking, click dòng Show Markup, chỉ vào Reviewers và xóa dấu chọn trên mục All Reviewers, nó sẽ làm ẩn tất cả những hiệu chỉnh, của bất kỳ người nào. Sau đó click dòng Show Markup lần nữa, chỉ vào Reviewers và click vào hộp tên Pilar. Nó sẽ hiện ra phần comment và phần hiệu chỉnh của chỉ Pilar. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những gì đã được hiệu chỉnh bởi Pilar ngay tức thì hoặ
File đính kèm:
Tim hieu Excl 2007.pdf
