Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội

ượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm. 
Phụ lục 2: Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng 
Phụ lục 1:
Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng
12a
35 mm
¬25mm®
15 mm
2
1
3
4
5b
11
12b
9
5a
10
8a
6
7a
8b
7b
7c
¬25 mm®
Ghi chú : 
1. Tiêu đề
2. Tên cơ quan ban hành 
 văn bản 
3. Số và ký hiệu
4. Địa điểm và ngày, tháng, 
 năm ban hành văn bản 
5a. Tên loại văn bản và trích
 yếu nội dung văn bản
5b. Trích yếu nội dung 
 công văn
6. Nội dung văn bản (có 
 thể có nhiều trang)
7a. Thể thức đề ký, chức 
 vụ người ký
7b. Chữ ký
7c. Họ tên người ký
8a. Nơi nhận công văn
8b. Nơi nhận văn bản
9. Dấu chỉ mức độ mật
10. Dấu chỉ mức độ khẩn
11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến
12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị
12b. Dấu chỉ dự thảo
3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao 
a. Các loại bản sao
 Có 3 loại bản sao:
- Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành. 
- Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.
- Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn bản từ bản sao y bản chính.
b- Các hình thức sao
- Sao thông thường: là sao lại bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung văn bản. 
- Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. 
c. Cách trình bày các thành phần thể thức bản sao
- Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường:
Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao.
Vị trí trình bày:
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày dưới đường phân cách với nội dung được sao (đường 13 - mẫu 2) như sau:
+ Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách. (ô số 14 - mẫu 2) 
+ Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ cấp ủy. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của tỉnh ủy sao ghi ký hiệu BS/TU; văn bản của văn phòng sao ghi ký hiệu BS/VP. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2).
+ Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2). 
+ Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: "Sao y bản chính", " Trích sao từ bản chính số, ngày của" hoặc "Sao lục". Các chỉ dẫn bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 17 - mẫu 2) bằng chữ thường, đậm, nghiêng.
+ Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 18 - mẫu 2).
+ Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v... Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2). 
Tác dụng: Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao. 
- Văn bản sao nhiều lần:
Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.
- Văn bản sao bằng hình thức photocopy:
+ Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao.
+ Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.
+ Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Phụ lục 2
 Mẫu số 2 - Vị trí các thành phần thể thức bản sao 
6
8b
7a
7b
7c
13
14
16
15
17
19
18
Ghi chú : 
13. Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao
14. Tên cơ quan sao
15. Số và ký hiệu sao
16. Ghi chỉ dẫn loại bản sao 
17. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao
18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao
19. Nơi nhận bản sao.
4- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản 
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:
a. Văn bản của Đảng được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2 mm.
b. Vùng trình bày văn bản của Đảng như sau:
- Mặt trước:
+ Cách mép trên trang giấy : 25 mm
+ Cách mép dưới trang giấy : 25 mm
+ Cách mép trái trang giấy : 35 mm
+ Cách mép phải trang giấy : 15 mm
- Mặt sau (nếu in 2 mặt):
+ Cách mép trên trang giấy : 25 mm 
+ Cách mép dưới trang giấy : 25 mm	
+ Cách mép trái trang giấy : 15 mm
+ Cách mép phải trang giấy : 35 mm
c. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ảrập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản (bát chữ).
d. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.
đ. Đối với các cơ quan có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã TCVN 6909:2001) theo mẫu 3. 
Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
Tóm lại:
Văn bản của Đảng là phương tiện, công cụ chủ yếu, phổ biến để thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, để tổ chức các mối liên hệ thống nhất trong Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản của Đảng còn là một trong những phương tiện tin cậy để thiết lập và củng cố quan hệ đối ngoại với các đảng, các nước khác v.v... Các cơ quan lãnh đạo của Đảng dùng văn bản để chuyển tải nội dung và phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v... của Đảng, tạo thành mối quan hệ bền chắc giữa Đảng với dân, giữa trung ương với địa phương, giữa cơ quan Đảng với các cấp, các ngành. Văn bản của Đảng còn là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng. Văn bản của Đảng là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn của Đảng.
Thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng luôn có mối quan hệ gắn bó trong việc ban hành văn bản hoàn chỉnh. Nếu chọn thể loại văn bản không phù hợp với chức năng thì tác dụng văn bản đó không cao. Nếu ban hành văn bản sai thẩm quyền thì văn bản đó không có giá trị pháp lý thậm chí có trường hợp phản tác dụng. Nếu văn bản ban hành không đủ các thành phần thể thức, trình bày các thành phần đó không đúng vị trí thì giá trị thực tiễn không cao, gây nhiều khó khăn cho công tác văn thư và công tác lưu trữ.
D. Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội
Các tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội Các tổ chức chính trị-xã hội gồm: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. 
 do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. 
Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (HLHPN) thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội LHPN Việt Nam. (Chi tiết xin xem trong phần phụ lục kèm theo của giáo trình từ trang 103 đến trang ).
Phụ lục số 4
HỆ THỐNG TỔ CHỨC CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
1. Nguyên tắc tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam
- Cơ quan lãnh đạo các cấp của Đảng do bầu cử lập ra, thực hiện tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.
- Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng là Đại hội đại biểu toàn quốc. Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp là đại hội đại biểu hoặc đại hội đảng viên. Giữa hai kỳ đại hội, cơ quan lãnh đạo của Đảng là Ban Chấp hành Trung ương, ở mỗi cấp là ban chấp hành đảng bộ, chi bộ (gọi tắt là cấp ủy)(1) Điều 9 Điều lệ ĐCSVN - NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2006 (trang 16, 17).
Hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam là tổng thể các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng được thành lập và hoạt động theo quy định của Điều lệ Đảng nhằm thực hiện vai trò lãnh đạo của Đảng đối với hệ thống chính trị.
2. Hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam 
Hệ thống tổ chức của Đảng được lập tương ứng với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước. 
Các tổ chức cơ sở đảng được lập tại đơn vị cơ sở hành chính, sự nghiệp, kinh tế hoặc công tác, đặt dưới sự lãnh đạo của cấp ủy huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
Tổ chức đảng trong Quân đội nhân dân Việt Nam và Công an nhân dân Việt Nam được thành lập theo quy định tại chương VI của Điều lệ Đảng. Việc lập tổ chức đảng ở những nơi có đặc điểm riêng theo qui định của Bộ Chính trị.
2.1. Tổ chức bộ máy của Đảng cấp Trung ương
2.1.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng 
* Đại hội đại biểu toàn quốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng; 
* Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan lãnh đạo của Đảng giữa hai kỳ Đại hội. 
* Bộ Chính trị là cơ quan lãnh đạo Đảng do Ban Chấp hành Trung ương bầu. 
* Ban Bí thư lãnh đạo công việc hàng ngày của Đảng.
2.1.2. Các cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương
Các ban tham mưu giúp việc và Văn phòng Trung ương, các cơ quan Đảng ở Trung ương do