Chuyên đề Tổng quan về hệ thống thông tin cbcc-Vc tỉnh Quảng Trị

quản lý thông tin CBCC 
hiện hành, hệ thống sẽ có những đặc điểm riêng biệt. 
a- Phân quyền sử dụng: 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 7 
Tùy vào vị trí công tác, chức vụ, quyền hạn đã được quy định của mỗi thành 
viên mà hệ thống sẽ phân quyền để cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trên 
hệ thống theo nguyên tắc: Người nào cập nhật và quản lý thông tin cá nhân của người 
đó. Người quản lý cấp nào sẽ quản lý, khai thác thông tin của nhân viên thuộc quyền 
quản lý của người đó. Sở Nội vụ là cấp cao nhất quyết định đưa thông tin vào CSDL 
và khai thác toàn bộ thông tin của đội ngũ CBCC-VC toàn tỉnh. 
Theo nguyên tắc đó, mỗi CBCC-VC trên địa bàn tỉnh sẽ được cấp 1 tài khoản 
đăng nhập hệ thống (có khoảng gần 20 ngàn tài khoản sẽ được tạo dựa trên danh sách 
được các đơn vị trên toàn tỉnh nộp về Sở Nội vụ). 
CBCC-VC sẽ dùng tài khoản được cấp đăng nhập vào hệ thống, kê khai đủ các 
trường thông tin trên module 1. 
Module 1 gồm gần 50 trường thông tin, được chia thành 5 nhóm (Thông tin cá 
nhân - Quá trình công tác - Đào tạo - Khen thưởng, kỷ luật và nhóm Gia đình), dựa 
chủ yếu trên các trường thông tin được Bộ Nội vụ quy định tại Quyết định số 
02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ 
sơ cán bộ, công chức, bên cạnh đó là các trường thông tin do Sở Nội vụ thiết kế qua 
thực tiễn công tác quản lý nhằm mục đích thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý 
đội ngũ và tổ chức, bộ máy trong tỉnh. Các danh mục của hệ thống gồm: 
a) Danh mục các phòng, ban, bộ phận thuộc các cơ quan trong tỉnh 
b) Danh mục chức vụ 
c) Danh mục địa danh các tỉnh, huyện, xã trên toàn quốc 
d) Danh mục loại và trình độ ngoại ngữ 
e) Danh mục các trường đại học, cao đẳng Việt Nam 
f) Danh mục Trình độ chuyên môn, ngành nghề đào tạo 
g) Danh mục chuyên ngành đào tạo 
h) Danh mục Tôn giáo 
i) Danh mục các loại thương binh 
j) Danh mục các dân tộc Việt Nam 
k) Danh mục loại hình cơ quan 
l) Danh mục danh hiệu nhà nước 
m) Danh mục nhóm, loại công chức/viên chức và bậc lương, hệ số lương 
n) Danh mục chức danh lãnh đạo cấp xã và hệ số lương, bậc lương 
o) Danh mục nhóm, ngạch công chức / viên chức 
p) Danh mục các loại phụ cấp 
q) Danh mục gia đình chính sách 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 8 
r) Danh mục cơ quan Nhà nước, Đảng, tổ chức CT-XH 03 cấp 
Cơ chế phân quyền trong hệ thống được phân theo cấp quản lý cụ thể như sau: 
+ Cá nhân CBCC-VC quản lý hồ sơ điện tử của bản thân mình, để tạo mới và 
cập nhật thông tin mỗi khi có biến động. 
+ Trưởng phòng hoặc cấp quản lý trực tiếp gần nhất được phân quyền quản lý 
hồ sơ của cán bộ thuộc quyền. Ngoài việc hoàn thiện, cập nhật thông tin của cá nhân, 
nhóm này còn có nhiệm vụ phê duyệt hồ sơ của cán bộ mình quản lý (tương đương 
như hoạt động phê duyệt hồ sơ giấy). 
+ Sau khi được nhóm quản lý trực tiếp phê duyệt, hồ sơ sẽ được hệ thống 
chuyển đến nhóm quản lý chung là Lãnh đạo và cán bộ chuyên môn Sở Nội vụ. Sau 
khi rà soát lần nữa, hồ sơ được nhóm quản lý nhấn nút, chính thức đưa vào cơ sở dữ 
liệu. 
Sau khi toàn bộ thông tin của CBCC-VC được post lên, hệ thống sẽ tổng hợp và 
kết xuất ra báo cáo thống kê tại module thứ 2. Đây chính là module dành cho các nhà 
quản lý các cấp dùng để quản lý số lượng - chất lượng và thông tin cá nhân của 
CBCC-VC toàn tỉnh Quảng Trị. 
b- Tính mở của hệ thống: 
Ngoài những nội dung cơ bản hiện tại của hệ thống, trong quá trình hoạt động, 
với bất kỳ nhu cầu số liệu nào phát sinh cần tổng hợp từ toàn bộ hoặc một phần trong 
đội ngũ CBCC-VC của tỉnh, hệ thống có thể thay đổi (cố định hoặc tạm thời) để thu 
thập. Ví dụ, Chính phủ cần số liệu những người đã có bằng lái xe ô tô cho một chủ 
trương, chính sách về phát triển ngành công nghiệp lắp ráp ô tô .v.v. thì hệ thống sẽ dễ 
dàng thay đổi tạm thời để thu thập được ngay, chính xác số lượng CBCC-VC trong 
tỉnh đã được cấp bằng lái xe ô tô theo yêu cầu. Sau khi đã có số liệu cần, hệ thống sẽ 
trở về trạng thái ban đầu. 
c- Tính linh hoạt của các báo cáo: 
Trong hơn 50 trường thông tin (hoặc nhiều hơn nữa tùy theo yêu cầu), hệ thống 
cung cấp công cụ để có thể trích xuất thông tin theo một số yêu cầu nhất định mà 
không mất nhiều thời gian. Ví dụ: 
- Có yêu cầu tổng hợp số lượng công chức dưới 40 tuổi, tốt nghiệp ngành kinh 
tế nông nghiệp loại khá trở lên, có trình độ Anh ngữ từ chứng chỉ C trở lên, đang giữ 
chức vụ Trưởng phòng trong bộ máy hành chính để đưa về tăng cường lãnh đạo ở một 
số cơ sở nào đó ... thì chỉ cần chọn một số tiêu chí nhóm công chức, năm sinh, trình độ 
chuyên môn nghiệp vụ, chuyên ngành đào tạo, hạng tốt nghiệp, chức vụ ... trên, hệ 
thống sẽ lập được ngay báo cáo 
- Có một tai nạn xảy ra ở địa bàn nào đó cần một số lượng máy nhóm A, B để 
cứu người mà không thể chờ đợi được, thì lãnh đạo địa phương có thể vào hệ thống 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 9 
chọn những người đang thường trú tại địa phương, có nhóm máu theo yêu cầu của y tế 
sẽ có được ngay danh sách với số điện thoại liên hệ cần thiết để huy động. 
Tất cả nội dung liên quan hệ thống về đối tượng, quy trình, cách thức nhập, cập 
nhật thông tin, số liệu ; quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống đều được quy 
định cụ thể tại Quy chế vận hành, quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thông tin 
CBCC-VC do UBND tỉnh ban hành. Hiệu quả của Hệ thống tùy thuộc vào việc tuân 
thủ nghiêm ngặt Quy chế của mỗi thành viên tham gia hệ thống. 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 10 
Chuyên đề 2: 
GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC 
TỈNH QUẢNG TRỊ: CẬP NHẬT, TRA CỨU, THỐNG KÊ, TỔNG HỢP BÁO CÁO 
1. Đăng nhập 
Người dung truy cập vào địa chỉ trang Web Sở Nội vụ Quảng Trị, nhấn chuột 
vào vị trí của link liên kết đến hệ thống để đến màn hình đăng nhập 
Sử dụng User name và password được cung cấp để đăng nhập 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 11 
2. Đổi mật khẩu: 
Theo quy định tại Quy chế và để bảo mật thông tin, việc đầu tiên sau khi đã 
đăng nhập thành công vào hệ thống là đổi mật khẩu. 
Đổi mật khẩu có 03 bước cơ bản sau: 
+ Bước 1: Trên màn hình làm việc chính, nhìn về phía phải trên cùng màn hình 
ta thấy có hình , đó chính là nút Command (nút lệnh) của hệ thống . Bấm vào nút 
này để kích hoạt các chức năng : Làm mới HT - Đổi mật khẩu - Thoát ra khỏi HT. 
Nút command của hệ thống
Khi bấm vào nút lệnh, ta có: 
+ Bước 2: Bấm tiếp vào nút “Change Password” để đổi mật khẩu 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 12 
+ Bước 3: Tại cửa sổ “Change my password” ở khung “Old password” ta gõ 
mật khẩu đang dùng 
ở khung “New Password” ta nhập (nhập 02 lần ở 02 khung trống) mật khẩu sẽ 
dùng trong tương lai. Sau khi bấm vào nút “Change password” hệ thống sẽ trở về màn 
hình làm việc chính. 
Chú ý cách đặt mật khẩu sao cho dễ nhớ mà khó cho người khác truy tìm bằng 
các công cụ bẻ khóa. Tốt nhất là trong chuỗi nên có ít cả ký tự đặc biệt (@, #, ...), chữ 
số (0-9). Ghi cả tên người dùng và mật khẩu mới vào nơi lưu giữ để còn sử dụng sau 
này khi cập nhật các biến động thông tin cá nhân. 
3. Màn hình làm việc chính (đối với nhóm người dùng cuối) 
Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống, màn hình điều khiển sau sẽ xuất hiện 
Để xem thông tin ta dùng thanh trượt phía phải màn hình hoặc bánh xe/nút giữa 
con chuột. Khi đó hệ thống đang ở chế độ xem, các nút chức năng như nút sổ xuống để 
chọn thông tin, nút lịch để nhập thời gian ... sẽ ở chế độ ẩn, không hiển thị. 
Để vào chế độ nhập liệu hoặc chỉnh sửa thông tin ta phải bấm nút “Chỉnh sửa”. 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 13 
Các nút chức năng
Hệ thống có chức năng lưu tạm mỗi phiên làm việc của người dùng. Người 
dùng không nhất thiết phải nhập hết tất cả các trường thông tin trong một phiên làm 
việc mà có thể nhập tiếp ở phiên làm việc tiếp theo. 
Để ghi lại dữ liệu của phiên làm việc này, ta bấm vào nút lưu phía phải ở trên 
cùng màn hình 
Nút lưu
Nút hủy
Bên cạnh nút lưu là nút hủy, có nhiệm vụ xóa hết toàn bộ thông tin đã nhập do 
một lý do nào đó. 
Trong quá trình nhập liệu, có một số trường có chức năng tìm thông tin có sẵn để 
điền thông tin, Đó là các trường thông tin có hình bên cạnh. Khi bấm vào đó hệ 
thống sẽ đưa ta đến một/một số bảng để tìm kiếm thông tin phù hợp. Ví dụ để điền thông 
tin vào trường “cơ quan, đơn vị chủ quản” thì khi bấm vào hình kính lúp, ta sẽ có bảng 
sau: 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 14 
Tùy theo lượng thông tin mà ta sẽ có 1 hay nhiều bảng, số lượng bảng sẽ thể 
hiện lên bằng con số nằm ở giữa cửa sổ lookup. Ta có thể chuyển qua lại giữa các 
bảng bằng các nút lui - tới bên cạnh đó. 
Hệ thống sẽ nhóm thông tin theo cách sắp xếp tầng lớp quan hệ. Chọn được đơn 
vị chủ quản thì ở trường kế tiếp sẽ ra các phòng ban bên trong đơn vị đó. Chọn tỉnh thì 
chỉ những huyện trong tỉnh đó mới được liệt kê. Tương tự chọn huyện thì chỉ những xã 
trong huyện đó mới được liệt kê. 
Hệ thống có 18 danh mục được liệt kê giúp cho người dùng tìm kiếm và điền 
thông tin chính xác hơn, giúp cho hệ thống tổng hợp, thống kê đúng hơn. 
Trong hệ thống, có những trường thông tin được kê khai theo dạng bảng. Hệ 
thống thiết kế chỉ hiển thị trên màn hình 03 dòng cho mỗi cột. Khi người dùng khai 
báo nhiều hơn số dòng thì bấm vào nút có dấu cộng ở cuối bảng để thêm 
dòng. 
Sau khi rà soát lại các thông tin cá nhân, người dùng bấm nút “Submit” 
 để chuyển lên cấp trên duyệt. 
Chỉ khi phiếu đã được duyệt thì thông tin trong phiếu mới được chuyển lên Sở 
Nội vụ xét duyệt lần cuối trước khi ghi nhận vào hệ thống CSDL. 
Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 15 
4. Màn hình làm việc chính (đối với nhóm phê duyệt) 
Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống, người quản lý sẽ nhìn thấy màn hình của 
mình như sau: 
Trên màn hình làm việc chính, phía trái màn hình có 03 mục: 
- Thống kê: Thể hiện thông tin thống kê về hồ sơ nhân sự của một cơ quan/đơn 
vị 
- Công việc đợi duyệt: Liệt kê số lượng các phiếu còn đang treo lại, the