Bài giảng Thiết kế Báo cáo - Report

37
CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ BÁO CÁO- REPORT 
I - TỔNG QUAN VỀ REPORT: 
1 . Báo cáo dùng làm gì: 
- Report dùng để trình bày kết xuất cột/trường chứa dữ liệu lên trên trang 
màn hình để xem hay in,. . Trên Report có thể tổ chức, sắp xếp, sắp đặt, 
bố trí các cột/trường theo yêu cầu với sự hỗ trợ thiết kế của Access. 
- Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc truy vấn, 
một câu lệnh SQL hoặc một dạng biểu mẫu nào đó 
2 . Các loại Report: 
Tuỳ theo Chức năng và kết quả hiển thị, có thể phân loại các Report 
như sau: 
- Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng này sẽ được trình bày theo 
dạng một cột và kèm theo phần nhãn của mỗi cột dữ liệu bên trái, mỗi 
dòng tương ứng với một trường dữ liệu. 
- Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo sẽ trình bày dữ liệu theo dạng 
bảng bao gồm nhiều hàng và nhiêu cột. 
- Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng này sẽ tổ chức 
dữ liệu thành các nhóm, mỗi nhóm sẽ trình bày dữ liệu theo dạng 
Tabular. Người sử dụng có thể nhóm dữ liệu theo cấp và có thể tính toán 
giá trị tổng cho mỗi nhóm và một giá trị tính tổng cho toàn bộ các nhóm. 
- Báo cáo dạng biểu đồ ( Chart). 
- Báo cáo dạng nhãn ( Label Report). 
- Báo cáo dạng chính phụ. 
3 . Các chế độ hiển thị của báo cáo 
Báo cáo có thể được trình bày theo 3 chế độ sau 
- Report design: Chế độ thiết kế báo cáo. 
- Layout PreView: Chế độ trình bày dữ liệu trong báo cáo. 
- Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước khi in ấn. 
4 . Các cách tạo Report 
- Tạo Report : Auto Report 
 bằng tự động 
- Tạo Report: Report Wizard 
 bằng trợ giúp 
- Tạo Report: bằng Design View 
 tự thiết kế 
Trên thực tế, trong khi thiết kế ta thường kết hợp bằng trợ giúp và tự 
thiết kế thêm. 
II - CÁC PHẦN TRÊN MỘT REPORT: 
Các thành phần cơ bản trên Report theo thứ tự bao gồm: 
 Report Header: Phần đầu của báo cáo chứa tiêu đề 
 Page Header: Phần đầu trang 
 Group Header: Phần đầu mỗi nhóm (báo cáo dạng main – sub, dạng 
group) 
 Detail: Phần chi tiết của report chứa dữ liệu trong các cột/trường làm 
báo cáo 
 Group footer: Phần cuối mỗi nhóm (báo cáo dạng main – sub, dạng 
group) 
 Page Footer: phần cuối của trang 
38
 Report Footer: Phần cuối của Report 
III - TẠO BÁO CÁO SỬ DỤNG CÔNG CỤ AUTO REPORT VÀ REPORT 
WIZARD 
- Click biểu tượng Report trong cửa sổ 
database ( hoặc chọn View/Report) 
- Chọn New 
- Chọn bảng hoặc Truy vấn làm nguồn 
dữ liệu báo cáo . 
- Chọn AutoReport Columnar: Nếu 
muốn báo cáo hiển thị dạng cột. 
- AutoReport Tabular: Nếu muốn báo 
cáo hiển thị dạng hàng 
- Chọn OK 
 Lưu Báo cáo. 
IV - CÁC BƯỚC THIẾT KẾ REPORT BẰNG WIZARD 
Thực hiện 
- Bước 1. D.click dòng lệnh create report by using wizard 
 xuất hiện 
hộp thoại Wỉzard 
 Chọn Table/Query nguồn dữ liệu cho Report trong 
khung Tables/Queries 
 Chọn các trường (Field) của Table/Query 
trong khung Available Fields và chuyển qua khung Selected Fields (các 
trường được hiển thị trên Form) 
 next 
Các trường đẵ 
được chọn làm 
Report 
39
- Bước 2. Chọn “By .....” của bảng nào để quy định bảng đó làm “bảng 
chính” trong việc thể hiện dữ liệu 
 Click next 
- Bước 3. Thiết lập nhóm dữ liệu trong trường hợp ta tạo Report mà 
nguồn lấy từ Query nguồn thì lúc này Access sẽ không tự động tác 
nhóm cột thành chính – phụ mà ta phải tự tạo ra.Ta thêm một cột làm 
nhóm(Group) dữ liệu cho Report(thướng là trường khóa đầu tiên khi tạo 
báo cáo)
 Click next 
- Bước 4. Tùy chọn sắp xếp dữ liệu theo các field muốn, Click nút 
Summary Options tạo công thức tính toán. Lựa chọn các hàm tính toán 
cần sử dụng (cho các field dạng số ) 
 Click next 
- Bước 5 : Chọn cách trình bày báo cáo gì khi xuất ra ngoài (Layout) 

Click next. 
Sắp 
Tính Check vào 
ô lựa chọn 
40
- Bước 6. Chọn kiểu trình bày cho Report (tùy ý) 
 click next 
- Bước 7 : Đặt tên cho report (Sử dụng tiếng Việt không dấu và không 
nên có khoảng trắng) 
 Click finish 
- Bước 8 : Chuyển truy vấn về dạng design để hoàn chỉnh hình thức. 
Trong báo cáo thường phải sắp xếp và phân nhóm dữ liệu thực hiện 
thêm một số thao tác sau:Vào menu View → chọn Sorting and Grouping : 
 Chỉ định trường sắp xếp: Chọn trường/ hay biểu thức cần sắp xếp tại cột 
Field/Expresion 
 Chọn kiểu sắp xếp tại cột Sort Order: Tăng dần ( Ascending) , giảm dần 
(Descending) 
 Chỉ định trường phân nhóm và ngắt trang : Trường phân nhóm phải là 
trường thứ tự 
 bằng cách thực hiện chọn trường phân nhóm chỉ định 
thêm thành phần: Group Hearder (nhóm đầu) và Group Footer (Nhóm 
cuối) là Yes 
41
 Chọn nút ngắt trang (Pages Break) vẽ vào phần cuối 
 Tạo cột Số thứ tự (STT) Sử dụng 2 nút Label và nút TextBox vẽ vào 
phần Detail (phần chi tiết của Report) để tạo hoặc có thể Copy(Ctrl_C) 
cột gần đó 
 rồi dán kế bên Paste (Ctrl_V) để tạo sẽ nhanh hơn. 
 Trong khung Textbox nhập =1 
 d.click textbox 
 chọn thẻ Data 
 
thiết lập : Control Source: =1; 
Running Sum: chọn như sau: 
 Over Group 
 tạo số thứ tự theo 1 
nhóm mẫu tin 
 Ovre All: tạo số thứ tự cho tất cả 
các mẫu tin 
 No: không tạo số thứ tự 
V - BÁO CÁO CÓ THAM SỐ 
1 . Khái niệm 
Báo cáo có tham số là báo cáo có thêm chức năng lọc dữ liệu trước khi 
xem hay báo cáo. 
Để thực hiện hiện chức năng này có thể làm theo ba cách sau: 
- Cách 1: Thiết lập tham số trên Report 
- Cách 2: Thiết lập tham số lọc trong Macro điều kiện 
- Cách 3: Thiết lập tham số bằng cách lập trình trong VBA 
2 . Cách làm như sau: 
- Bước 1: Ta thiết kế một báo cáo theo mẫu yêu cầu 
Cột STT 
42
- Ví dụ: Hãy thiết kế báo cáo có dạng như sau, khi người sử dụng chọn lớp 
để xem thì báo cáo sẽ in toàn danh sách sinh viên trong lớp đó 
- Bước 2: Thiết kế Form có dạng như sau: 
- Bước 3: Thiết lập tham số trên Report như sau, mở Report ở chế độ thiết 
kế (Design View) 
 vào thuộc tính của Report là Properties hoặc Click 
vào nút công cụ sẽ xuất hiện của số sau: 
- Tại Record Source tạo ra tham số như sau: 
- Cú pháp viết như sau: [Forms]![Tên Form]![Tên đối tượng] 
Tạo bằng 
nút label 
Tạo bằng nút 
lệnh có trợ 
giúp 
Tạo bằng nút 
Combobox 
[Forms]![F-LOCSINHVIEN]![COMBO1] 
43
- Sau cùng lưu Form lại khi thực hiện như sau: 
- Trên Form ta chọn một lớp cần xem danh sách sinh viên ví dụ là lớp: 
C04C1A 
- Sau đó Click nút In danh sách sinh viên 
 kết quả hiển ra báo cáo đúng với lớp 
mà ta đã chọn