Bài giảng Quản trị học - Chương XI: Thông tin trong quản lý

uả được.65 Số liệu thôPhân tích, xử lýMã hóa, chuyển giaoThông tin quản lýThông tin trong hệ thống quản lý66ESS=executive support system: any information technology that integrates managers and other professionals in to an organization’s information flow.ESS include electronic messaging systems, executive presentation systems, management information systems, and group decision support systems. They use technology to integrates selected managers and other professionals_not just top executives_ into an organization’s flow.ESS=MIS+ES+DSSMIS=DSS+ES67MIS=management information system: a type of executive support system that provides manager with up-to-date financial, market, human resource, or other information about the status of the organization, its parts, or its environment.68(Các) DSS: hệ thống thông tin hỗ trợ ra các quyết định cần phải thoả mãn được nhu cầu quản trị hàng đầu là: cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để ra những quyết định khôn ngoan. Điều quan trọng ở đây là không phải cung cấp bất kỳ thông tin nào. Cần phải có một hệ thống có thể biến những dữ liệu thô thành những thông tin mà ban lãnh đạo có thể sử dụng thực sự. Để đạt được mục đích nầy hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin cụ thể của những nhà quản trị và những yêu cầu thông tin của những loại hình quyết định cụ thể.69DSS: hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định là hệ thống thông tin chuyên dụng được thiết kế để hỗ trợ các kỹ năng của một nhà quản trị trong tất cả các giai đoạn ra quyết định_nhận dạng vấn đề, lựa chọn những dữ liệu liên quan, chọn phương thức sẽ sử dụng để ra quyết định và đánh giá các phương án hành động. DSS phải cung cấp thông tin dưới dạng mà những nhà quản trị có thể hiểu được, đúng vào lúc cần đến thông tin đó và đặt thông tin đó dưới sự kiểm soát trực tiếp của các nàh quản trị.Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo các nhu cầu cuả quản trị. Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những “quyết định được chương trình hoá” và “quyết định chưa được chương trình hoá” trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn.70Nhìn khái quát ta có thể thấy rằng DSS hiệu quả sẽ thực hiện được những việc sau đây:Hỗ trợ nhưng không thay thế việc ra quyết định quản trịHỗ trợ việc ra quyết định trong toàn bộ tổ chức, chủ yếu là ở cấp quản trị trung gian và tối caoCho phép người ra quyết định tương tác với máy tính để xem xét hiệu quả của các phương án quyết địnhThu thập, lưu giữ và đảm bảo cung cấp những dữ liệu và các mô hình ra quyết định phù hợp với các loại hình quyết định cụ thểCác loại vấn đề gặp phải và các thủ tục quy định được sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo các cấp quản trị khác nhau vì yêu cầu về từng loại thông tin tuỳ thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cần phải đảm bảo thông tin đến đúng nơi, đúng lúc cần thiết, phù hợp với từng loại quyết định khác nhau của cấp quản trị káhc nhau.Thân thiện với người dùng (dễ dùng)71DSS= Decision Support System: a complex set of computer programs and equipment that allows users to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways.ES= expert system: a computer-based system that is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge.72GDSS= group decision support system: a set of software, hardware, and language components that support team of people engaged in a decision-related meeting.73Communication systems:There is a tremendous need to transmit all types of information within and between organizations. Communication systems enhance an organization’s ability to be in immediate touch with all of its parts, as well as important suppliers, custmers, and other external groups. Communication systems include teleconferencing, facsimile, local and wide area networks, electronic mail, and integrated systems. Texas Instruments and IBM, among others, make use of all of these.Teleconferencing allows meetings to be conducted between participants in one room and those in another room via video transmission systems and television screens. Facsimile (fax) machines scan a sheet of paper electronically and convert the light and dark areas to electrical signals, which are transmitted over telephone lines. At the other end, a similar machine reverses the process and produces the original image. 74Networking is the process by which computers communicate with one another. 75(Lịch sử) Các giai đoạn hình thành và phát triển của hệ thống thông tin quản lýTrong lịch sử hình thành và phát triển hoạt động quản lý, hệ thống thông tin quản lý (MIS) đã hình thành và phát triển qua 4 giai đoạn khác nhau và hiện đang ở giai đoạn thứ 5.Giai đoạn 1: xử lý số liệu tập trungĐây là giai đoạn đầu tiên của việc sử dụng hệ thống MIS cho hạch toán, kế toán. Nhưng tất cả các số liệu chỉ tập trung về một cơ quan kiểm soát. Thông tin đưa ra thường chậm chạp không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý hàng ngày.76Giai đoạn 2: xử lý số liệu tập trung trong hoạt đôïng quản lý (1963-1979) nhằn cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để họ đưa ra các quyết định tốt hơn.Mọi nhà quản lý đều gắn với thông tin. Các nhà quản lý đều nhận thức được vai trò của thu thập và xở lý số liệu của máy tính, không chỉ cung cấp số liệu liên quan đến hoạt đọng quản lý hàng tuần, tháng, năm mà có thể đưa ra cho các nhà quản lý lời khuyên và các biện pháp xử lý. Có thể nói đây chính là sự bắt đầu thực sự của MIS. Và các bộ phận bắt đầu thành lập bộ phận kiểm soát thông tin quản lý.77Giai đoạn 3:Phi tập trung hóa kiểm soát thông tin. Nghĩa là người quản lý là người sử dụng máy vi tính và do đó kiểm soát thông tin và họ phải kiểm soát cả sự thành công hay không thành công (?)Giai đoạn 4:Nối mạng, nghĩa là làm sao các máy tính cá nhân có thể thông tin cho nhau.Giai đọan 5:Giai đoạn tiếp theo, hiện nay đang tồn tại và phát triển78Đây là giai đoạn phát triển cao của MIS và thông tin được trao đổi trên quy mô rộng (ví dụ công ty Digital đã thiết kế hệ thống nối 27.000 công ty của 26 nước trên thế giới.Trong một tổ chức, mạng và nối mạng thông tin đã trở thành phổ biến nhằm đảm bảo sự liên hệ trực tiếp giữa nhà quản lý cấp cao của tổ chức với các cấp quản lý khác.79Các doanh nghiệp cạnh tranhCơ quan quản lý cấp trênThủ trưởngBan ABan BBan CBan tài chínhCung cấp vật chấtCung cấp thông tin80Trong giai đoạn tiếp theo, người ta đang muốn xây dựng một hệ thống các chuyên gia, tức là tạo ra những bộ phận xử lý thông minh các loại thông tin dể giúp các lời khuyên cụ thể theo loại vấn đề nhiều hơn cho các nhà quản lý.Trong khi sử dụng hệ thống thông tin quản lý, không ít nhà quản lý hoặc đã coi nhẹ giá trị của hệ thống thông tin quản lý hặc dã có những đánh giá quá cao nó. Cần phải thấy rằng hệ thống thông tin có những tiện ích cũng như những hạn chế của nó cần phải được tiếp tục nghiên cứu và phát triển81Đánh giá vai trò của hệ thống thông tin quản lý (MIS) trong hoạt động quản lý tổ chức có 3 xu hướng:Cho rằng hệ thống thông tin quản lý có thể thay thế toàn bộ các loại thông tin khácCàng nhiều thông tin thì càng có thể quản lý, ra quyết định tốt hơnCác nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến.82Hệ thống thông tin quản lý (MIS) có thể thay thế toàn bộ các loại thông tin khác?Như trên đã nêu, hệ thống thông tin quản lý dựa vào máy tính đã góp phần tăng cường khả năng của các nhà quản lý. Nhưng chúng ta cần xem hệ thống nầy có tích chất hỗ trợ chứ không thể thay thế hoàn toàn các nguồn thông tin khác.Những phương pháp khác đã được xử dụng trong hoạt động thu thập, xử lý thông tin như: hôi họp, tiếp xúc tình huống, tiếp xúc mặt đối mặt; các cuộc dạo chơi không theo những quy định; điện thoại; hoạat động xã hội và những hình thức tương tự khác cũng đóng vai trò quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý83Giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp cá nhân là một bộ phận quan trọng trong công việc của nhà quản lý. Những thông tin không chính thức có thể nhắc nhở các nhà quản lý những sự việc đang có thể xảy ra hơn là theo con đường thông tin chính thức của MIS. Do đó, không bao giờ nên xem MIS có thể thay thế cho toàn bộ các hệ thống thông tin khác có liên quan trong hoạt động quản lý của một tổ chức.84Càng nhiều thông tin thì có thể quản lý, ra quyết định tốt hơn?Hiện nay, với sự bùng nổ thông tin và sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều nhà quản lý tin rằng càng có nhiều thông tin thì càng có điều kiện ra quyết định quản hơn, nhưng có nhiều vấn đề cần được xem xét.Khi có quá nhiều thông tin, liệu nhà quản lý có đủ khả năng xử lý chúng không? Hay họ có thể bị chìm ngập trong biển thôngn tin mà không tìm được lối ra. Các thông tin thường có tính phụ thuộc lẫn nhau nên các nhà quản lý khó có thể đánh giá chúng một cách chính xác85Cái mà nhà quản lý cần là giá trị của thông tin chứ không phải là số lượng. Có quá nhiều thông tin có thể làm cho việc ban hành các quyết định bị che mờ bởi các thông tin chưa được phân tích kỹ lươ