Bài giảng Thiết kế form (Biểu mẫu)

Chọn Autoform Columnar: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng cột, trong 
đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một dòng. 
25
- Chọn Autoform Tabular: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng hàng, trong 
đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một cột và một bản ghi trong 
một dòng. 
- Chọn Autoform Datasheet: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu theo dạng bảng, 
trong đó mỗi cột tương ứng một trường và mỗi dòng là một bản ghi. 
- Trong mục Choose the table or query Where the object's data comes 
from: Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho form. 
- Chọn OK. 
Access sẽ tự động tạo ra form theo yêu cầu, tuy nhiên ta cần phải thiết 
kế, chỉnh sửa, sắp xếp, thêm, . . .nhiều thứ nữa thì Form mới hoàn chỉnh 
được. 
III - TẠO BIỂU MẪU SỬ DỤNG WIZARD 
1 . Chức năng: 
- Form Wizard cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào quá trình tạo 
biểu mẫu nhằm tạo ra form đạt yêu cầu sử dụng. 
2 . Chức năng: 
- Trong cửa sổ Database chọn 
Form
 D.click dòng lệnh 
Create new form by using 
wizard 
 Xuất hiện hộp thoại 
Wizard. 
- Chọn bảng hoặc truy vấn làm 
nguồn dữ liệu cho form trong 
phần Tables/Queries. 
- Trong mục Available Field: 
Chọn các trường đưa vào biểu 
mẫu, nhấn nút 
 click Next. 
- Chọn 1 trogn các hình thức 
 Columnar : Biểu mẫu hiển thị 
theo dạng cột 
 Tabular : Biểu mẫu hiển 
thị theo dạng hàng 
 Datasheet : Biểu mẫu hiển 
thị theo dạng bảng 
 Justified : Biểu mẫu hiển 
bình thường (đều). 
26
Chọn Next 
- Chọn loại biểu mẫu 
 Chọn Next (thông thường nên chọn 1 trong 2 loại 
Standard hoặc Industrial) 
- Đặt tiêu đề cho Form 
 Chọn Open the form to view or enter 
information (nếu muốn mở Form sau khi chọn Finish), Chọn Modify the 
form’s design (nếu muốn chỉnh sửaform) 
 Chọn Finish . 
IV - TẠO BIỂU MẪU BẰNG HÌNH THỨC THỦ CÔNG 
1 . Chức năng: 
- Tạo biểu mẫu sử dụng công cụ Autoform và Form wizard người sử dụng 
có thể nhanh chóng thiết kế các biểu mẫu nhờ vào các đặc tính hỗ trợ của 
Access. Nhưng đối với hai cách trên chỉ cung cấp một số hạn chế các 
phương án xây dựng biểu mẫu mà không thoã mãn yêu cầu của người sử 
dụng khi muốn thiết kế biểu mẫu 
teho ý của riêng mình. Do đó người 
sử dụng phải tự thiết kế một biểu 
mẫu không cần sự hỗ trợ của 
Access. 
2 . Thực hiện: 
- Trong cửa sổ dữ liệu Chọn Form 
→ New → Design View → chọn 
27
bảng /query làm nguồn cần hiển thị trong khung Choose the Table or 
Query where the object data comes from → Ok 
- Click chọn các trường kéo thả ra ngoài Form sao cho thích hợp. 
- Bước 3. Mở lên xem Form. 
- Bươc 4. Lưu Form : File 
 Save hay phím: Ctrl _S 
V - TẠO BIỂU MẪU DẠNG MAIN – SUB (CHÍNH – PHỤ) 
1 . Form chính – phụ là gì: 
Main - Sub-form là kỹ thuật thiết kế giao diện rất mạnh, đáp ứng 
được những yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp, có thể hiểu Main – Sub form là 
việc form này lồng trong form kia (có thể lồng trong nhau nhiều lớp). 
Form chứa gọi là form mẹ (Main form); form được lồng vào gọi là 
form con (Sub-form). Việc xử lý dữ liệu trên từng form có thể xử lý độc lập 
hoặc có quan hệ với nhau tuỳ theo mục đích công việc. 
2 . Hai dạng Form chính phụ 
a - Main – Sub form được sử dụng tạo form nhập dữ liệu hoặc hiển 
thị dữ liệu. 
28
b - Main – Sub form sử dụng để lọc dữ liệu theo một điều kiện cho 
trước 
3 . Một số nguyên tắc cần chú ý khi tạo Main – Sub form 
- Dữ liệu trên form chính lấy trong bảng dữ liệu phía bên 1 của mối quan 
hệ. 
- Dữ liệu trên form con lấy trong bảng dữ liệu phía bên nhiều của mối 
quan hệ, 
- Nếu dữ liệu nguồn cho form con không có sẵn thì trước khi tạo form 
phải tạo mọt truy vấn chưa tất cả các field cần có tren form con & field 
liên kết với form chính (field khóa) 
4 . Trình tự chung khi tạo Main – Sub form 
- Dùng Wizard để tạo ra phần nội dung chính của main – Sub form. 
- Thực hiện việc sắp xếp vị trí các đối tượng trên form theo yêu cầu 
- Tạo nhãn form trên phần form header. 
- Thêm các nút lệnh cần thiết (thông thường ở phần form footer) 
- Tạo công thức tính toán 
- Thực hiện các yêu cầu nâng cao 
5 . Cách tạo Form chính phụ bằng Wizard 
- Trong cửa sổ CSDL chọn Forms → D.click trên lệnh Create New Form 
by UsingWizard 
 Xuất hiện hộp thoại Wizard 
Chọn bảng/query 
nguồn chứa thông tin cần thiết kế trong khung Table/Query→ danh sách 
các Field của Table được chọn hiển thị trong khung Available fields 
→chọn các Field chuyển qua khung Selected Fields 
 Click Next để 
chuyển qua bước tiếp theo 
29
- Chọn hiển thị dạng Form chính/phụ 
 Click Next để chuyển qua bước 
tiếp theo 
- Bước chọn tiếp theo dành cho form phụ: bước này mặc định chọn 
datasheet 
 Click next 
- Chọn hình thức thể hiện form (thông thường nên chọn Industrial hoặc 
Standard) 
 click next để tiếp tục. 
- Đặt tên cho form chính, form phụ (thông thường nên đặt giống nhau, 
form phụ có kèm theo chữ subform)
 Chọn chế độ xem kết quả của 
form 
 Click finish 
30
Lưu ý : Thực ra hình dạng của Form còn nhiều dạng và nhiều cách 
thiết kế khác nhau nữa, nó tùy theo yêu cầu và ý tưởng thiết kế trong giáo 
trình này chỉ trình bày một số dạng Form cơ bản và cách làm cơ bản. 
VI - SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ TRÊN THANH TOOLBOX ĐỂ TẠO 
THÊM CÁC CHỨC NĂNG TRÊN FORM 
1 . Mở thanh công cụ ToolBox 
- Toolbox là hộp công cụ dùng để thiết kế Form và Report, trong trường 
hợp nào đó thanh công cụ này chưa có thì lấy như sau: 
- Vào View → chọn xuất hiện thanh: 
Nút Chức năng 
Nút Control Wizard 
Nút điều khiển kết hợp nút khác tạo có Access trợ giúp 
Nút Label 
Nút này tạo nhãn cho Form và Report 
Nút TextBox 
Nút này dùng tạo công thức 
Nút Option Group 
Nút này tạo nhóm các Chức năngtuỳ chọn 
Nút Option Button 
Nút này dùng để tạo một nút tuỳ chọn 
Nút Check Box 
Nút kiểm tra 
Nút ComboBox 
Nút tạo hộp thông tin 
Nút ListBox 
Nút tạo danh sách 
Nút Command Button 
Tạo nút lệnh 
31
2 . Phương pháp tạo nút lệnh 
Để tạo nút lệnh có 3 cách thực hiện: 
- Cách 1: Lập trình viết mã lệnh thực hiện 
- Cách 2: Tạo nút lệnh bằng trợ giúp của Access 
- Cách 3: Tạo nút lệnh bằng Macro 
Trong giáo trình này chỉ trình bày cách tạo nút lệnh theo cách 2 và 
cách 3 là phù hợp với trình độ sinh viên mới tiếp cận với cách tạo và sử 
dụng một chương trình ứng dụng, còn để làm được theo cách 1 đòi hỏi sinh 
viên phải thành thạo ngôn ngữ lập trình Visual Basic( trong Access nhà sản 
xuất có tích hợp sẵn ngôn ngữ Visual Basic Application 
 xem lý thuyết ở 
phần sau). 
a - Cách tạo nút lệnh bằng bộ trợ giúp 
- Bật nút điều khiển trợ giúp lên gọi là Control Wizard và chọn tiếp 
nút lệnh là Command Button trên thanh bộ công cụ Toolbox 
đem vẽ(thiết kế) vào phần Form Footer 
 sẽ xuất hiện màn hình chứa 
các lệnh xử lý cần tạo, tùy theo nút lệnh mà ta chọn lệnh xử lý sao cho 
thích hợp. 
- Chọn nhóm lệnh ở khung Categories và chọn nút xử lý tương ứng ở 
khung Actions 
- Nhấn Next tiếp tục 
- Nhập nhãn cho nút lệnh vừa chọn ở Text (tên này có bỏ dấu sẽ hiển thị trên 
Form) hoặc chọn hình ảnh tiêu biểu cho nút trong phần picture 
- Nhấn nút finish để kết thúc công việc 
32
b - Cách sử dụng các nhóm xử lý chức năng như sau: 
 Nhóm 1 Record Navigation: các xử lý di chuyển mẫu tin 
Thao tác Chức năng 
Find Next Tìm tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm 
Find record Tìm Mẫu tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm 
Go to First record Di chuyển về Mẫu tin đầu 
Go to Last record Di chuyển về Mẫu tin cuối 
Go to Next record Di chuyển về Mẫu tin tiếp theo 
Go to Previous record Di chuyển về Mẫu tin trước 
 Nhóm 2 Record Operation: các xử lý về mẫu tin 
Thao tác Chức năng 
Add New Record Thêm Mẫu tin mới 
Delete Record Xóa Mẫu tin 
Duplicate Record Sao chép giá trị Mẫu tin hiện hành sang dòng mới. 
Print Record In Mẫu tin 
Save Record Lưu Mẫu tin mới 
Undo Record Phục hồi Mẫu tin 
 Nhóm 3 FormOperation: các xử lý về Form 
Thao tác Chức năng 
Apply Form Filter Lọc dữ liệu cho Mẫu biểu 
Close Form Đóng biểu Mẫu 
Edit FormFilter Sửa đổi bộ lọc dữ liệu 
Open Form Mở biểu Mẫu khác 
Print Form In biểu Mẫu 
Print Current Form In biểu Mẫu hiện hành 
Refresh Form Data Cập nhật lại dữ liệu trên biểu Mẫu 
 Nhóm 4 Report Operations: các xử lý trên báo cáo 
Thao tác Chức năng 
Mail Report Gửi báo cáo sang người sử dụng khác qua Email 
Preview Report Xem trước chế độ in báo cáo 
Print Report In báo cáo 
Send Report to file In nội dung báo cáo ra file 
VII - TẠO CÔNG THỨC TÍNH TOÁN TRÊN FORM/REPORT. 
Các công thức tính toán được đặt trong textbox nhằm mục đích thực 
hiện các tính toán tổng hợp trên một hoặc nhiều field chứa dữ liệu trên form 
theo một yêu cầu nào đó. 
Có hai cách tính: 
- Dùng hàm đơn giản không có điều kiện tính ở trong F-phụ rồi truyền kết 
quả ra F-chinh 
- Dùng hàm có điều kiện tính. 
1 . Dùng hàm đơn giản không có điều kiện tính ở trong F-phu rồi truyền kết 
quả ra F-chinh 
- Trên form con, tại phần form footer, tạo các textbox chứa công thức sử 
dụng các hàm đã học (Sum; iif; avg; count ...) để tính giá trị field cần 
tính toán trên form con 
33
- D.click vào textbox vừa tạo 
 Xuất hiện hộp thoại Properties 
 Chọn 
thẻ other 
 Đặt tên 
cho textbox trong phần 
NAME 
 đóng hộp 
thoại properties 
 
Click nút lệnh SAVE 
- Trên phần details của 
form chính tạo một 
textbox 
 dán nhãn 
cho textbox theo yêu 
cầu đề bài 
 D.click 
vào textbox vừa tạo 
 
chọn thẻ Data 
 chọn 
hàng CONTROL 
SOURCE 
 click nút 
lệnh BUILDER 
 Xuát hiện cửa sổ Builder 
 chọn textbox đã tạo ở 
bước 1, 2 trên form con 
 D.click vào textbox đó để đưa vào ô 
Expression (biểu thức tính toán) 
 OK 
 đóng hộp thoại Properties 
34
2 . Dùng hàm tính có kèm theo điều kiện 
a - Cách viết chung các hàm: 
=Tên hàm( ,,[<Biểu thức 
điều kiện tính>]) 
Trong đó: 
 : là tên trường/cột hay tên cột cần tính trong 
nguồn (là Table/Query làm nguồn chứa các trường hiển thị trên Form 
hoặc Report) 
 : tên Bảng hay query mà trước đó sử dụng tạo cho 
Form phụ chứa cột cần tính 
 [ ] : là điều kiện mà ta muốn tính cột dữ liệu 
trong Form phụ