Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

ệu quả 
 - Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả 
nhóm. Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và 
nguyên tắc làm việc; 
 - Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội 
dung và yêu cầu làm việc của nhóm; 
 - Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, 
đúng tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất; 
 - Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được 
nhiều giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình. 
Dựa trên những yêu cầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau 
sẽ hình thành những tiêu chí khác nhau. Trong phạm vi chuyên đề này chúng 
tôi chỉ giới thiệu một số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản 
sau: 
 - Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam 
kết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong 
nhóm. Các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, 
chủ động đưa ý kiến và ra quyết định; 
- Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất 
trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải 
được giải quyết dựa trên sự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột và 
sáng tạo đảm bảo lành mạnh. Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo. Xung đột 
phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực; 
 - Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một 
cá nhân. Nhóm hiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành 
quả cao; 
 - Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách 
nhiệm và cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý 
kiến và hành động của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích 
cực. Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin; 
 - Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều 
nhận thức được vai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, 
kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định. Nhờ đó kích thích 
phát triển năng lực, cá nhân và sở thích; 
 - Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là 
giữa các thành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm,chia sẻ mức 
độ đáp ứng. 
3.2. Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm 
3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch 
 Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần 
thiết cho việc thực hiện làm việc nhóm. Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc 
trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, cần lựa chọn 
nhóm trưởng. Đây là việc rất quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng 
nhóm. Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức, ổn 
định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định. Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp 
trưởng nhóm. 
Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ 
ràng, dễ hiểu. Mục tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá. Mục tiêu 
đạt được bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không 
viển vông. Phải có thời hạn để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch chính là 
việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến 
hành, yêu cầu công việc…. Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công 
việc của giai đoạn này như sau: 
STT Tên việc Nhân lực Phương pháp 
làm việc 
Phương tiện 
thực hiện 
Thời gian 
thực hiện 
Yêu cầu cần 
đạt được 
1 
2 
 3.2.2. Giai đoạn thực hiện 
 Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành 
viên trong nhóm hiểu về nhau. Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các 
thành viên trong nhóm sẽ chủ động tiếp cận, làm quen với nhau. Có thể đặt 
câu hỏi, hoặc nghe giới thiệu trực tiếp. Càng nắm bắt được nhiều thông tin 
về nhau, nhất là những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm sẽ giúp các 
thành viên hiểu nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn. Nâng cao hiệu 
quả làm việc nhóm. Tiếp đó mỗi thành viên sẽ thể hiện bản thân, nhất là khả 
năng đóng góp về công việc của nhóm. Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng 
cần xây dựng các nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp 
cận và thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của 
mỗi thành viên đối với kết quả chung. 
Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung và 
hoạt động của mỗi thành viên trong nhóm. Trước nhiệm vụ được giao, 
trưởng nhóm cùng các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng 
hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Sau khi có sự thống nhất về phương án 
thực hiện, các thành viên trong hóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho 
phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ. Nhóm cũng thảo 
luận đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành 
và chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo. 
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần 
thường xuyên trao đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến và giải quyết các 
vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện. Quá trình thực hiện làm việc 
nhóm cũng đòi hỏi cần có sự giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm 
bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu. Nhóm cần động 
viên, khích lệ các cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những 
vướng mắc một cách trực diện, bảo đảm các thành viên hiểu và phối hợp 
hiệu quả trong suốt tiến trình thực hiện công việc. 
Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phần việc 
của mỗi thành viên, bảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trình và có 
kết quả. Sau khi kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, có 
thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên. 
 4. CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 
Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có 
yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên 
ngoài). 
 4.1. Yếu tố nội tại 
Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các 
thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các 
thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm 
mạnh và điểm yếu của nhóm… 
 4.2. Yếu tố ngoại tại 
Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy 
mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, 
những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với công việc của 
nhóm... (xem sơ đồ) 
5. CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 
Có nhiều yếu tố là rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu 
quả công việc. Có thể kể ra đây một số yếu tố sau: 
5.1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm (xem mô hình) 
SỰ 
DO DỰ 
SỰ 
TỪ CHỐI 
SỰ 
THAY ĐỔI 
Đây là mô hình thể hiện những trạng thái khác nhau của các thành 
viên khi bắt đầu hình thành nhóm. Theo đó sẽ có những biểu hiện sau: 
- Sự thỏa mãn: Những thành viên có sự thỏa mãn thường có biểu 
hiện: 
SỰ 
THỎA MÃN 
NGÔI NHÀ THAY ĐỔI 
Để nhóm 
hiệu quả 
Yếu tố 
nội tại 
Năng 
lực các 
thành 
viên 
Sự hợp 
tác của 
các 
thành 
viên 
Yếu tố 
ngoại tại 
Bối 
cảnh 
làm 
việc 
Quy 
mô 
nhóm 
Đánh 
giá của 
tổ chức 
Mục tiêu 
và quy 
chế 
nhóm 
+ Tự ý thức cao về bản thân; 
+ Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng; 
+ Không để ý đến những ý kiến của người khác. 
- Sự từ chối: Biểu hiện của những người này là: 
+ Ngại đưa ra ý kiến; 
+ Ngại giao tiếp; 
+ Tự ti mặc cảm về bản thân. 
- Sự do dự với những biểu hiện cụ thể: 
+ Dễ bị chi phối vì ngoại cảnh; 
+ Hoài nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác; 
+ Quá thận trọng trước những ý kiến khác; 
+ Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyết định, thường phải có sự 
tác động mạnh. 
- Sự thay đổi: Là những người có biểu hiện sau: 
+ Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận; 
+ Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi; 
+ Thích tiếp cận cái mới. 
Trong 4 yếu tố trên, ba trạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển 
sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả 
như mong muốn. 
5.2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng 
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công 
việc. Nhóm làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, 
cảm tính trong giải quyết vấn đề. Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, 
hiệu quả làm việc nhóm hoặc không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao. 
Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo 5 tiêu chí; Rõ ràng, cụ thể; Có 
định lượng; Thực tế; Có khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian. 
5.3. Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các 
thành viên lỏng lẻo 
Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của 
nhóm. Khi quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng 
lộn xộn trong quá trình làm việc. Không đảm bảo quy chuẩn theo những 
nguyên tắc bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc 
nhóm trở thành hình thức, qua quýt, tầm phào. Bên cạnh đó việc phối hợp 
giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không đạt 
được kết quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể. Trong thực tế nhiều 
khi kết quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá 
nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm. 
 6. CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 
 6.1. Đối với các cá nhân 
 Đối với mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng cơ bản sau: 
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các 
thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này 
phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện 
kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề 
nhóm cần giải quyết. Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh 
lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến. Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử 
chỉ, ánh mắt và tư thế. Khi người trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa 
đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng 
nghe với sự quan tâm thực sự. 
b. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏ