Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường Mầm non - Trần Thị Ninh Kiều

an dưới mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp trong hội họp) đều phải qua một đầu mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công). 
Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn, văn bản chỉ đạo của các cấp và các ngành. Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và theo nội dung văn bản yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện pho to văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến, có thể thực hiện theo trình tự sau:
    	- Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung của văn bản.
- Ghi số văn bản đến, ngày tháng nhận được văn bản vào góc trái phía trên của văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Trình Hiệu trưởng xem, pho to và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản. 
- Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định.
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được pho to và gửi cho tất cả các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến của văn thư.
Sau khi đã chuyển giao văn bản cho bộ phận được phê duyệt thực hiện, văn thư sẽ lưu văn bản gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03....bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (nếu trong ngày ta nhận nhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưu vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó)
Mẫu sổ lưu công văn đến:
Ngày đến
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại & trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
01/01/
2013
01
Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ
02/KH-PGDĐT
01/01/
2013
Kế hoạch thanh tra việc thực hiện các quy định của Pháp luật về phòng, chống tham nhũng năm 2013
HT, TTND, VT
05/01/
2013
02
Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ
06/PGDĐT.GDMN
03/01/
2013
V/v Báo cáo sơ kết học kỳ I và phương hướng học kỳ II năm học 2012-2013
HT, VT
.....
Sổ công văn đến được chia làm hai phần:
- Phần 1: là tất cả các công văn đến của các ban ngành, đoàn thể trong huyện và xã (được ghi tắt là Huyện, xã)
- Phần 2: là tất cả các công văn đến, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định... của các ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, cấp bộ (được ghi tắt là Tỉnh, Bộ)
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo cấp ( Huyện, xã, Tỉnh, Bộ..), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc, phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần.
Như vậy, khi Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn bản nào, chỉ cần nói nội dung của văn bản, văn thư sẽ dò tìm trong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấy theo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu văn bản mà không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm. 
b) Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi:
Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung người làm công tác văn thư phải luôn học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếm kịp thời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày, quy trình, bố cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
Thể thức trình bày văn bản trên trang giấy A4 được quy định như sau:
- Lề trên: 2 - 2,5 cm
- Lề dưới: 2 - 2,5 cm
- Lề trái: 3 - 3,5 cm
- Lề phái: 1,5 - 2 cm
Cách thức soạn thảo một số văn bản thường dùng:
* Báo cáo: là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết quả đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
Phần nội dung:
+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được.
+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc.
+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
Phần kết:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các biện pháp khắc phục.
+ Những đề xuất, kiến nghị với cấp trên.
Mẫu Báo cáo:
 UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ...../BC-MNXĐ Xuân Đường, ngày....tháng....năm 20... 
BÁO CÁO
............................................................
 	Căn cứ.....................................................................................................................
	Căn cứ.....................................................................................................................
	Nay trường Mầm non Xuân Đường xin được báo cáo như sau:
I. Đặc điểm tình hình:
1/ Thuận lợi
2/ Khó khăn
II. Nội dung thực hiện:
- Trình bày những việc đã làm được và chưa làm được.
- Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc.
- Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
III. Phương hướng trong thời gian tới:
1/ Phương hướng
2/ Biện pháp thực hiện
3/ Đề xuất, kiến nghị
	Trên đây là báo báo..........của trường Mầm non Xuân Đường./.
 HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- .......................................;
- Lưu: VT.
 Họ và tên
* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một vấn đề cần thiết của nhà trường với cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
+ Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà trường.
Phần nội dung:
+ Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị.
+ Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.
+ Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.
Phần kết:
+ Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Mẫu Tờ trình:
 UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ...../TTr-MNXĐ Xuân Đường, ngày....tháng....năm 20... 
TỜ TRÌNH
V/v............................................................
 	Căn cứ...................................................................................................................
	Căn cứ...................................................................................................................
	Nay trường Mầm non Xuân Đường lập tờ trình kính trình ........như sau:
- Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà trường.
- Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị.
- Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.
- Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.
- Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
	Trên đây là tờ trình về việc..........của trường Mầm non Xuân Đường./.
 HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- .......................................;
- Lưu: VT.
 Họ và tên
Khi soạn thảo văn bản gửi đi, nhất thiết phải in ra 02 bản (hoặc 03, 04...bản tùy theo công việc thực hiện và bộ phận liên quan), 01 bản gửi đi đến nơi cần gửi, 01 bản văn thư lưu vào hồ sơ công văn đi (nếu có liên quan đến bộ phận nào trong nhà trường thì bộ phận đó sẽ lưu thêm 01 bản)...
Văn bản gửi đi phải đảm bảo đầy đủ những thông tin như: số văn bản đi, ký hiệu riêng của nhà trường, ngày tháng năm phát hành văn bản, người ký văn bản và nơi nhận văn bản.
Công văn đi bao gồm nhiều loại khác nhau như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu... Khi lưu trữ công văn đi, cần lưu trữ theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03....bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Mẫu sổ lưu công văn đi:
Số, ký hiệu văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại & trích yếu nội dung
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
01
01/01/
2013
Báo cáo sơ kết HKI và phương hướng HKII năm học 2012-2103
Hiệu trưởng
Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ
HT
01
02
06/01/
2013
Báo cáo kết quả cân đo trẻ mầm non HKI năm học 2012-2103
Hiệu phó bán trú
Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ (bộ phận MN)
HPBT
01
.....
 Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo tính chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu...), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc, phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần.
c) Lưu trữ văn bản bằng công nghệ thông tin:
	Hiện nay, công tác lưu trữ tại các trường học được thực hiện bằng phương pháp lưu trữ thủ công bằng giấy, với số lượng văn bản như hiện nay thì việc tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải mất nhiều thời gian và công sức dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó phải lựa chọn trong hồ sơ lưu trữ văn bản đến.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, hầu như tất cả các văn bản chỉ đạo, điều hành của cấp trên, nhất là Phòng GD-ĐT huyện Cẩm Mỹ đều được gửi qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý và lưu t