Giáo trình Microsoft Office - Phần 1: Microsoft Word

g gian và 
trang thiết bị thích hợp, đầy đủ, khu di 
tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám sẽ là nơi 
l−u danh danh nhân văn hoá cận, hiện đại 
với nội dung và hình thức thích hợp, tr−ng 
bày có tính chất bảo tàng về lịch sử học 
hành, thi cử của Việt nam, tổ chức các 
cuộc hội thảo khoa học, kỷ niệm danh 
nhân văn hoá, trao tặng học hàm, học vị 
và những danh hiệu cao quý của Nhà 
n−ớc cho các nhà khoa học để tiếp nối 
truyền thống hiếu học, trọng dụng nhân 
tài của dân tộc. 
N 
V 
Bài tập 7: Soạn thảo các mẫu sau: 
∆ = b2 - 4ac 
S = 2πr2 
Bản quyền của Công ty T&M 2002-2003â
Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 
Ch−ơng 2: 
bảng biểu 
2.1 Tạo cấu trúc bảng 
2.1.1 Chèn bảng mới 
Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table 
Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Table | Insert | Table… Hộp 
thoại Insert Table xuất hiện: 
Hãy điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này: 
- Mục Table size: cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho 
bảng: 
- Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns: 
- Gõ số dòng của bảng vào mục Number of rows: 
- Mục AutoFit behavior: thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh: 
- Fixed column with: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto – tự động căn 
chỉnh chiểu rộng cho cột; hoặc bạn gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt 
nhất chọn Auto, vì bạn có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này); 
- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trong cột 
ấy; 
- AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng 
có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản. 
Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with: 
- Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một số 
mẫu bảng đã có sẵn nh− là: 
41
Hãy chọn một kiểu định dạng ở danh sách Formats: (nếu bạn cảm thấy −ng ý). 
Ng−ợc lại có thể bấm Cancel để bỏ qua b−ớc này. 
- Nếu chọn mục , thì thông tin về cấu trúc bảng hiện tại sẽ là 
ngầm định cho các bảng tạo mới sau này. 
- Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu: 
Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Bạn có thể nhấn nút Insert Table trên thanh công 
cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép 
chọn số dòng và số cột của bảng: 
Hình trên chọn một bảng mới với 3 dòng và 3 cột. Sau khi thực hiện lệnh trên, sẽ 
thu đ−ợc kết quả nh− sau: 
2.1.2 Sửa cấu trúc bảng 
Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bẳng bằng 
cách: chèn thêm hoặc xoá đi các cột, các dòng của bảng. 
Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng nh− sau: 
STT Họ tên Ngày sinh 
1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983 
2 Trần Thị Bình 22/1/1981 
Chọn kiểu định 
dạng ở đây! 
42
Bây giờ muốn chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ tên. Bạn có thể làm nh− 
sau: 
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên cột Họ tên; 
B−ớc 2: Mở mục chọn Table | Insert | Columns to the right (tức là chèn thêm một 
cột vào bên phải cột đang chọn). Một cột mới đ−ợc chèn vào bên phải cột Họ tên: 
STT Họ tên Ngày sinh 
1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983 
2 Trần Thị Bình 22/1/1981 
 Hãy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tính này: 
STT Họ tên Giới tính Ngày sinh 
1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 
2 Trần Thị Bình Nữ 22/1/1981 
Muốn chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm dữ liệu, làm nh− sau: 
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối cùng (Trần Thị Bình); 
B−ớc 2: Mở mục chọn: Table | Insert | Row below (tức là chèn thêm dòng mới 
vào phía d−ời dòng đang chọn). Một dòng mới đ−ợc chèn vào bảng. 
STT Họ tên Giới tính Ngày sinh 
1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 
2 Trần Thị Bình Nữ 22/1/1981 
Ngoài ra, khi sử dụng các thao tác về con trỏ trực tiếp lên bảng bạn có thể đơn giản 
khi thực hiện việc chỉnh sửa cấu trúc bảng. 
Để chèn thêm (các) cột mới vào bảng, bạn làm nh− sau: 
B−ớc 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ cột muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm 1 cột vào 
tr−ớc cột Ngày sinh, bạn bôi đen toàn bộ cột Ngày sinh; 
B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn 
. Một cột mới sẽ đ−ợc chèn vào tr−ớc cột Ngày sinh. 
T−ơng tự, để chèn thêm (các) dòng mới vào bảng, bạn làm nh− sau: 
B−ớc 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ dòng muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm 2 dòng 
lên đầu bảng, bạn bôi đen toàn bộ 2 dòng có STT là 1 và 2; 
B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn 
. Hai dòng mới sẽ đ−ợc chèn lên tr−ớc hai dòng cũ. 
Để xoá (các) cột ra khỏi bảng, làm nh− sau: 
43
B−ớc 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các cột muốn xoá; 
B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn 
. Các cột đ−ợc chọn sẽ bị xoá ra khỏi bảng. 
Để xoá (các) dòng ra khỏi bảng, làm nh− sau: 
B−ớc 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các dòng muốn xoá; 
B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn 
. Toàn bộ các dòng đã chọn sẽ đ−ợc xoá ra khỏi bảng. 
2.1.3 Trộn ô 
Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô. Xét ví dụ sau: 
Học kỳ 1 Học kỳ 2 
Các ô đã đ−ợc trộn
STT Họ tên 
HL HK HL HK 
1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khá Khá 
2 Trần Thanh Bình Tốt Tốt Khá Tốt 
Cách làm: 
Đầu tiên bạn tạo bảng nh− sau: 
STT Họ tên Học kỳ 
1 
 Học 
kỳ 2 
 HL HK HL HK 
1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khá Khá 
2 Trần Thanh Bình Tốt Tốt Khá Tốt 
Sau đó lần l−ợt trộn các ô. ví dụ, để trộn ô Họ và tên: 
B−ớc 1: Bôi đen 2 ô cần trộn của ô Họ tên; 
B−ớc 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell. Khi đó 2 ô đã chọn sẽ đ−ợc trộn thành 
một ô. 
T−ơng tự, bạn hãy lần l−ợt trộn các ô còn lại. 
2.1.4 Vẽ bảng 
Trong tr−ờng hợp muốn vẽ thêm các đ−ờng cho bảng, bạn có thể sử dụng chức 
năng này. 
Hãy mở thanh công cụ Tables and Borders, nhấn nút Draw Table . Con chuột 
44
lúc này chuyển sang hình chiếc bút vẽ và bạn có thể dùng nó để kẻ thêm các đ−ờng kẻ 
cho bảng. 
2.2 Định dạng bảng biểu 
2.2.1 Định dạng dữ liệu trong ô 
Việc định dạng phông chữ, màu chữ trên bảng biểu thực hiện theo nh− phần định 
dạng chữ đã trình bày ở (mục 1.2). 
Định dạng lề 
B−ớc 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng; 
B−ớc 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn rồi 
chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng: 
Định dạng h−ớng văn bản 
Bạn có thể định dạng h−ớng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều 
ngang). Để định dạng h−ớng, bạn làm nh− sau: 
B−ớc 1: Chọn ô cần định dạng h−ớng; 
B−ớc 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn , 
hộp thoại Text Direction xuất hiện: 
Hãy dùng chuột nhấn vào h−ớng muốn thiết lập ở mục Orientation. 
B−ớc 3: Nhấn OK để hoàn tất. 
2.2.2 Tô nền, kẻ viền 
Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm nh− sau: 
B−ớc 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền; 
B−ớc 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn . 
45
Hộp thoại Border and Shading xuất hiện: 
Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đ−ờng kẻ của vùng lựa chọn: 
- Mục Style: chọn kiểu đ−ờng định thiết lập; 
- Mục Color: chọn màu cho đ−ờng thẳng; 
- Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đ−ờng; 
- Mục Setting: chọn phạm vi đ−ờng cần thiết lập. Ngoài ra bạn có thể chọn phạm 
vi các đ−ờng cần thiết lập định dạng ở mục Preview; 
- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập 
định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho các ô đã chọn; 
- Nhấn Ok để kết thúc công việc. 
Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng: 
- Mục Fill: chọn chọn màu cần tô. Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn có 
thể nhấn nút More Colors.. để tự chọn cho mình những màu khác: 
46
- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng; 
Cell- chỉ tô cho các ô đã chọn; 
- Nhấn Ok để kết thúc công việc. 
2.3 Tính toán trên bảng 
Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Word. Một khía cạnh 
nào đấy thì Word cũng có khả năng nh− một bảng tính điện tử (Excel), tuy nhiên nó chỉ 
xử lý đ−ợc những phép toán đơn giản, rất là đơn giản. 
2.3.1 Tính tổng 
Giả sử có một bảng số liệu nh− sau: 
TT Họ tên L−ơng Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Nam 507000 150000 ? 
2 Trần Khánh 600000 150000 ? 
3 Minh Hoa 630000 200000 ? 
Tổng cộng: ? ? ? 
Hàm tính tổng SUM của Word để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? 
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng: 
B−ớc 2: Mở mục chọn Table | Formula.., hộp thoại Formula xuất hiện: 
47
 ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính. Có 3 loại công thức tính tổng: 
=SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ. Công thức này 
đ−ợc áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng; 
=SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ. Công thức này 
đ−ợc áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = L−ơng + Phụ cấp); 
T−ơng tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ. 
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính tổng. 
Sau khi thực hiện dán các công thức tính tổng cho dòng Tổng cộng, và cột Thực lĩnh 
ta đ−ợc bảng kết quả nh− sau: 
TT Họ tên L−ơng Phụ cấp Thực lĩnh 
1 Nguyễn Nam 507000 150000 657000 
2 Trần Khánh 600000 150000 750000 
3 Minh Hoa 630000 200000 830000 
Tổng cộng: 1737000 500000 2237000 
=SUM(LEFT)
=SUM(ABOVE)
2.3.2 Tính trung bình cộng 
Giả sử có một bảng số liệu nh− sau: 
TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm 
1 Nguyễn Nam 5.7 6.5 ? 
2 Trần Khánh 7.6 7.4 ? 
3 Minh Hoa 7.5 8.3 ? 
ĐTB chung cả lớp: ? ? ? 
Hàm tính trung bình cộng AVERAGE của Word để điền giá trị vào các ô có dấu ? 
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần tính. Ví dụ một ô trên dòng ĐTB cả năm: 
B−ớc 2: Mở mục chọn Table | Formula.., hộp thoại Formula xuất hiện: 
48
 ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính. Có 3 loại công thức tính trung bình cộng: 
=AVERAGE(ABOVE) – tính trung bình cộng các dòng từ trên dòng đặt điểm 
trỏ. Công thức này đ−ợc áp dụng để tính giá trị cho dòng ĐTB chung cả lớp:; 
=AVERAGE(LEFT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm 
trỏ. Công thức này đ−ợc áp dụng tính giá trị cho cột ĐTB cả năm = (ĐTB HK1 + 
ĐTB HK2)/2