Đồ án Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý học sinh ( qlhs2)

uals (khác), more than (lớn hơn), less than (nhỏ hơn), is blank (trống), is NULL (giá trị null), contains (chứa), in (trong), between (giữa).
Ví dụ: Để tìm và in những học sinh có năm sinh 1991, ta chọn vùng Ngaysinh, chọn toán tử contains, gõ giá trị 1991.
- Giáo viên chủ nhiệm: Nhập họ tên GVCN, phòng học và in danh sách GVCN kèm theo sĩ số lớp và số liệu thống kê.
- Cập nhật mã học sinh: Nếu nhà trường chưa lập sổ điểm thì chỉ cần nhập vào cột MAHS 3 ký tự tên lớp (giống nhau cho các học sinh cùng lớp), xong chọn mục Cập nhật mã học sinh/Xếp alphabet , chương trình sẽ tự động xếp thứ tự và cấp phát MAHS cho các lớp, sau đó có thể in sổ điểm cá nhân cho giáo viên có danh sách học sinh hoàn toàn đúng theo thứ tự trên máy. 
Nếu nhà trường đã lập sổ điểm thì chỉ cần nhập vào cột MAHS 3 ký tự tên lớp (giống nhau cho các học sinh cùng lớp), xong chọn mục Cập nhật mã học sinh/Chỉ đánh mã học sinh chương trình sẽ cấp phát MAHS cho các lớp. 
- Lấy dữ liệu từ nguồn khác: Nếu trước đây đã có danh sách học sinh và giáo viên chủ nhiệm làm trên excel, foxpro... thì dùng chức năng này để nối vào, với điều kiện các cột mục phải theo thứ tự giống với cấu trúc tệp llhs.dbf, có thể dùng excel mở các tệp llhs.xls và gvcn.xls để tham khảo hoặc nhập dữ liệu rồi nối vào (nhập bằng font SVNbook-antiqua bảng mã Vietware_F).
- Chuyển trường, nghỉ học: Làm giấy giới thiệu chuyển trường, lưu trữ dữ liệu của các học sinh chuyển trường hoặc nghỉ học (chương trình không xoá các học sinh này, có thể vào phần nhập liệu để xoá). Mục này cũng hỗ trợ việc chuyển lớp giũa năm học. Để chuyển lớp đột xuất, cần nắm được mã cuối cùng của lớp muốn chuyển đến (ví dụ 7B 44), sau đó chỉ cần đổi mã của học sinh xin chuyển thành 7B 45 là được (mục đích nhằm đưa học sinh về cuối danh sách lớp chuyển đến). 
- Đánh số danh bộ: Số danh bộ 10 ký tự, trong đó 4 ký tự đầu là ký hiệu trường, 2 ký tự tiếp theo là năm vào trường, 4 ký tự cuối là số thứ tự.
- Sao lưu dự phòng: Sẽ copy llhs.dbf và gvcn.dbf dự phòng, giúp phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố. Điều này nên thường xuyên thực hiện, đặc biệt trong tình hình hay mất điện đột ngột hiện nay.
- Phục hồi dữ liệu: Nếu có sao lưu, dữ liệu sẽ được phục hồi như cũ. 
- Xóa hết dữ liệu: Mục này giúp xóa sạch tất cả các tệp chứa dữ liệu cũ, dữ liệu đang làm thử nghiệm... để bắt đầu làm mới chính thức.
- Chỉnh sửa dữ liệu: Giúp mở các file dữ liệu (.dbf) để xem, chỉnh sửa dữ liệu (khi mở 1 tệp dbf, trên menu xuất hiện thêm tuỳ chọn Table để thực hiện các thao tác)
- Xếp lên lớp trên: Thực hiện khi đã cập nhật kết quả thi lại (cuối hè, chuẩn bị vào năm học mới). Chương trình lưu trữ học sinh cũ trong tệp llhscu.dbf, xoá khối 9 và xếp khối 6, 7, 8 lên một lớp (đối với học sinh được kết luận "Lên lớp" trong cột Ketluan)
2. TỔ CHỨC KIỂM TRA: 
	a. Kiểm tra 1 tiết: Giúp tổ chức kiểm tra tập trung và lấy điểm kiểm tra viết. Có các mục chọn sau:
	- Đánh số báo danh: Xếp thứ tự alphabet theo khối lớp (hoặc tuần tự theo các lớp) và đánh SBD.
	- Xếp phòng: Chương trình sẽ thông báo tổng số học sinh từng khối lớp và hỏi số lượng học sinh xếp vào mỗi phòng thi. Tuỳ tình hình thực tế của trường mà tính toán số lượng sao cho vừa khớp. Có thể chỉnh thủ công các phòng cuối cho hợp lý.
	- Danh sách thí sinh: In danh sách thí sinh dự thi theo từng phòng để niêm yết.
	- Nhập điểm: Đối với kiểm tra 1 tiếtø, tuỳ tình hình cụ thể mà tổ chức tập trung các môn trong phạm vi 14 môn học. Điểm nhập vào sẽ là điểm kiểm tra 1 tiết chính thức của học kỳ đó. Có thể nhập điểm theo phòng thi hoặc theo lớp.	
	b. Thi học kỳ: Giúp tổ chức thi học kỳ 1, học kỳ 2 tập trung và lấy điểm học kỳ. Có các mục chọn sau:
	- Đánh số báo danh: Xếp thứ tự alphabet theo khối lớp (hoặc tuần tự theo các lớp) và đánh SBD.
	- Xếp phòng: Chương trình sẽ thông báo tổng số học sinh từng khối lớp và hỏi số lượng học sinh xếp vào mỗi phòng thi. Tuỳ tình hình thực tế của trường mà tính toán số lượng sao cho vừa khớp. Có thể chỉnh thủ công các phòng cuối cho hợp lý.
	- Danh sách thí sinh: In danh sách thí sinh dự thi theo từng phòng để niêm yết.
	- Tờ thu bài thi: In tờ thu bài thi có cột Số tờ hoặc Mã đề thi phục vụ cho các bài trắc nghiệm khách quan.
	- Nhập điểm: Điểm nhập vào sẽ là điểm học kỳ chính thức. Có thể nhập điểm theo phòng thi hoặc theo lớp.	
	- In kết quả: Có thể in theo phòng thi hoặc theo lớp học.
	- Thống kê điểm thi: Giúp thống kê chất lượng điểm thi học kỳ của từng lớp, từng khối, toàn trường trong đó có thống kê riêng cho học sinh dân tộc thiểu số.
	c. Kiểm định chất lượng: Gồm các mục tương tự như thi học kỳ. Tuy nhiên điểm nhập vào chỉ nhằm tham khảo. Phần in kết quả theo phòng, theo lớp có kèm theo thống kê điểm trên trung bình của từng môn thi. Có thể sử dụng mục Thi học kỳ để kiểm định và thống kê điểm số cụ thể hơn.
	d. Tổng kết thi lại: Mục này giúp nhập điểm các môn thi lại, tính điểm xếp loại lại và kết luận cuối cùng của năm học. Việc tổ chức thi lại tuỳ tình hình nhà trường, do đó có thể sử dụng tệp excel thilai.xls để lập danh sách phòng thi. 
	- Nhập kết quả thi lại: Sau khi có kết quả thi lại và rèn luyện hè, nhập điểm và hạnh kiểm để tổng kết lại.
	- Tổng kết xếp loại lại: Những trường hợp không đạt chuẩn về điểm số và hạnh kiểm sẽ kết luận Lưu ban.
	- In kết quả thi lại, rèn luyện
	- Thống kê sau thi lại
	e. Lập đội tuyển thi HSG: Giúp lập và in danh sách đăng ký thi HSG theo mẫu của Sở. Nhập môn đăng ký dự thi, điểm thi ở cơ sở, giáo viên dạy, sau đó, chương trình tự sắp xếp danh sách theo từng môn để in ra giấy. 
3. QUẢN LÝ ĐIỂM: Bao gồm tất cả các công việc liên quan việc quản lý điểm số. Có thể cài đặt chương trình trên nhiều máy và chép tệp llhs.dbf có dữ liệu vào thư mục QLHS2 để tiến hành nhập điểm thành phần các môn học.
	- Nhập điểm thành phần: 
	Chọn học kỳ, chọn lớp và môn học (hoặc hạnh kiểm, vắng) để nhập liệu. Lưu ý nhập mật khẩu cá nhân tránh nhập tiếng Việt có dấu, nếu không định nghĩa mật khẩu thì Enter để nhập điểm.
Màn hình nhập điểm gồm các cột Họ tên, M, 15P, V, HK và TBm tương tự sổ điểm. Mỗi con điểm chiếm 2 ký tự (để nhập điểm lẻ và điểm 10). Các con điểm nhập cách nhau một khoảng mặc định, dùng phím mũi tên để di chuyển (tương tự di chuyển trong ô lưới).
Quy chế mới cho phép dùng điểm lẻ, do đó, đúng ra mỗi con điểm có 3 ký tự, ví dụ 7,0 (bảy chẵn); 6,5 (sáu rưỡi); 0,5 (nửa điểm). Tuy nhiên, để khỏi mất công đánh dấu phẩy, chương trình quy ước không gõ dấu phẩy. Như vậy: 
	Điểm nguyên:	70 80 90 10 
	Điểm lẻ: 75 85 95 05 (không cần nhập dấu chấm/phẩy) 
	Cột HK (học kỳ) cũng gồm 2 ký tự. Điểm nguyên nhập bình thường (ví dụ 80 hoặc 90 hoặc 10), điểm lẻ không cần nhập dấu chấm/phẩy. Ví dụ 65 (sáu điểm rưỡi), 05 (nửa điểm). 	
	Khi nhập điểm, có thể nhập theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Trước khi nhập điểm cho một lớp cần lướt qua danh sách 1 lần để đảm bảo chính xác thứ tự học sinh giữa sổ điểm và trên máy.
	- Khai hệ số: Mục này nên thực hiện sớm ngay khi đã lập xong danh sách học sinh. Tuỳ theo lớp mà hệ số khác nhau. Ví dụ, lớp 6, 7 không học môn Hoá. Một số lớp có học thêm môn tự chọn. Một số trường hợp được miễn học thể dục, âm nhạc, mỹ thuật sẽ có hệ số khác nhau. Người sử dụng chương trình có thể khai hệ số cho đúng với thực tế, môn không học nhập hệ số 0.
	Việc khai hệ số của lớp thực hiện ở 3 thời điểm (HK1, HK2, cả năm) vì có thể số môn học ở mỗi học kỳ khác nhau. 
	- Khai hệ số của lớp: Chương trình không tự động khai trước hệ số của lớp, hãy gõ vào hoặc sử dụng chức năng Table/Replace field để khai báo. 
	- Gán hệ số của lớp cho học sinh: Hệ số của lớp đã khai sẽ được gán cho tất cả các học sinh của lớp đó. 
	- Chỉnh hệ số cho học sinh: Cá biệt, một vài học sinh được miễn học một số môn (ví dụ thể dục, âm nhạc, mỹ thuật) cần phải chỉnh lại cho các em có hệ số các môn học đó bằng 0. 
	- In kết quả xếp loại: Sau khi đã khai hệ số của lớp, của học sinh, chọn mục này để tính điểm trung bình, xếp loại học lực và thi đua. Đối với những môn có hệ số 0, chương trình cộng điểm và xếp loại không tính môn học đó. Sau khi tính điểm xếp loại xong, bảng điểm xuất hiện để kiểm tra sự chính xác. Sau đó, kích chọn tên lớp để in ra giấy.
	Đặc biệt lưu ý đối với việc tính điểm xếp loại cả năm, chương trình cho phép tuỳ chọn gán hạnh kiểm học kỳ 2 cho hạnh kiểm cả năm hoặc nhập hạnh kiểm cả năm riêng. Có thể gắn trước rồi chỉnh sửa sau (cho những học sinh có hạnh kiểm cả năm khác với hạnh kiểm học kỳ 2).
	- In sổ điểm giáo viên: In sổ điểm cá nhân đầu năm (sổ trắng), cuối học kỳ 1 và cuối học kỳ 2.
	- In chứng nhận cho học sinh: In phiếu kết quả học tập cho những học sinh chuyển trường, làm hồ sơ thi học sinh g