Bài giảng Quản trị học - Chương V: Chức năng kế hoạch

å chọn lựa (thay thế nhau)Hổ trợ trong việc nhận diện các dữ kiện để đảm bảo cho sự phát triển của các kế hoạch tình huống (contigency)Hổ trợ cho các cá nhân trong việc nhận biết những mô hình tổng quát, sự khái quát hóa và những tác động qua lại giữa chúng.Các kịch bản rất hữu ích khi áp dụng vào hoạch định để đánh giá những kế hoạch cơ bản dự phòng cho những khả năng có thể xảy ra trong tương lai.Kỹ thuật dự báo Delphi là một công cụ hổ trợ dự báo dựa trên sự nhất trí của một tập thể các chuyên gia. (lấy ý kiến qua bản câu hỏi nhiều vòng, các thành viên không mặt đối mặt- đã giảng chương 10 QD ) ...BrainstormingCác phương pháp toán học...2- Kỹ thuật dự báo DelphiCác công cụ kế hoạch hóa mang tính tác nghiệp cụ thểNhiều loại công cụ hỗ trợ cho công tác kế hoạch hóa và mức độ thành công của nó phụ thuộc vào năng lực áp dụng của các nhà quả lý tác nghiệp. Gồm ( nên đề cập V,VI trước)1-Quản trị theo mục tiêu (MBO= management by objectives)Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một triết lý và phương pháp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quá trình hoạch định bằng cách giúp cho các nhà quản trị kết hợp hay biến đổi giữa kế hoạch chiến lược và chiến thuật. Tiến trình MBO điển hình như sauphase [fayz] noun (plural phas·es)1.	stage of development: a clearly distinguishable period or stage in a process, in the development of something, or in a sequence of eventsPhong cách quản trị hiện đạiPha 1:sứ mệnh của tổ chứcPha 2:các mục tiêu chiến lượcPha 3:các mục tiêu của bộ phận và công việcPha 4:sự tham gia của nhóm và cá nhân có liên quanPha 5: lập kế hoạch hành độngPha 6: thực hiện và kiểm soátPha 7: đánh giá thành tíchHoạch định chiến lượcHoạch định chiến thuậtTiến trình MBO điển hình (liên kết mục tiêu, liên kết bộ phận)2-Sơ đồ Pert (the program evaluation and review technique)Sự kiện, công việc cần làm (1)Sự kiện, công việc cần làm (3)Sự kiện, công việc cần làm (2)Sự kiện, công việc cần làm (4)Hoạt động BHoạt động D8 tuần8 tuầnHoạt động EHoạt động A6 tuần12 tuầnHoạt động C15 tuầnThe diagram showing the sequence and relationships of the activities and events needed to complete a project3- Sơ đồ Gantt4- Phân tích điểm hòa vốnĐể quản lý tốt các hoạt động kinh doanh, các nhà quản trị cần dự kiến trước lợi nhuận và chi phí của các dự án sản xuất... Một công cụ khá hữu hiệu thường được sử dụng trong hoạch định là phân tích điểm hoà vốn.Phân tích hòa vốn là sự phân tích để tìm kiếm điểm hoà vốn bằng phương pháp đồ thị hoặc phương pháp đại số .Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó mức doanh thu không tạo thua lỗ, cũng như không đem lại lợi nhuận chi doanh nghiệp.(break-even analysis : a technique for identifying the point at which total revenue is just sufficient to cover total costs.4.1- Chi phí ổn định và chi phí biến đổi :Chi phí ổn định là những chi phí mà doanh nghiệp phải trả không thay đổi theo xuất lượng hay doanh thu của nó. Một số chi phí điển hình thuộc loại nầy như chi phí thuê nhà xưởng, các chi phí quản trị chung, phí bảo hiểm, thuế môn bài, chi phí trả lương cho các nhà quản trị...Tuy nhiên, sự ổn định nầy chỉ mang tính tương đối (không giảng)Các công cụ ngân sách, tài chínhNgân sách là một loại công cụ quan trọng trong công tác kế hoạch. Đây là loại công cụ để xác định mức độ lợi nhuận, chi tiêu, đầu tư cơ bản cho máy móc trang thiết bị.Các nhà lập hoạch xem ngân sách như một công cụ để :Xác định tổng doanh thu khi tiến hành một dự án mớiTổng chi phí và phân bổ chi phí cho các hoạt độngTổng lợi nhuận mà các dự án có thể mang lạiTổng tiền mặt cần cho hoạt độngChi phí đầu tư cơ bảnCác loại phí cố địnhCác loại phí thay đổiCơ sở của hoạch địnhHoạch định là một tiến trình chuẩn xác bao gồm các bước :Lựa chọn sứ mệnh (mission) và các mục tiêu chung cho tất cả các hoạt động ngắn hạn và dài hạn của tổ chứcXác lập những mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và các cá nhân dựa trên các mục tiêu chung của tổ chức.Lựa chọn chiến lược và chiến thuật để thực hiện các mục tiêuQuyết định phân bổ các nguồn lực của tổ chức cho các mục tiêu Sứ mệnh cuả tổ chức :Sứ mệnh của tổ chức là lý do để tổ chức tồn tại. Bản công bố sứ mệnh của tổ chức thường trả lời những câu hỏi quan trọng như : “tại sao tổ chức tồn tại?”, “tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào?”, “tổ chức sẽ đi về đâu?”Ví dụ: bản công bố sứ mệnh của một tổ chức kinh doanh tại Singapore như sau: “khách hàng là nguồn duy nhất đảm bảo cho sự tồn tại của chúng ta. Do đó, tất cả mọi hoạt động phải tập trung vào phục vụ khách hàng với mục tiêu cung cấp cho họ những hàng hóa và dịch vụ có chất lượng hàng đầu”Mục tiêu của tổ chứcGoal = purpose+mission+objectiveMục đích của tổ chức là vai trò hàng đầu được xác định bởi xã hội trong đó tổ chức nầy hoạt độngNhiệm vụ : mục đích rộng lớn của tổ chức, dựa vào tiền đề kế hoạch mà giải thích cho sự tồn tại của tổ chứcMục tiêu : một mục đích mang đặc trưng của một khoảng thời gian tương đối ngắn và của những thành tựu cụ thể(khoa học quản lý- HV HCQG)Objective : A specific result or outcome to be attained; indicates the direction in which decisions and actions should be aims. Clear objectives also specify the quality or quantitive of the desired results.Objectives are also called goals, ends, purposes, standards, deadlines, targets and quotas. Whatever they are called, objectives specify results and outcomes that someone believes to be desirable and worth achieving.Mission : the organization’s reason for existing; the identification of what business it’s in. a statement of mission answers the basic question “what business are we in?” it thus describes the organization in terms of the goods or services it supplies, the markets it is currently pursuing or plans to pursue in the future, and the client needs it aims to satisfy.Mục tiêu là sự cam kết cụ thể đối với việc thực hiện một kết quả có thể đo lường được, trong khoảng thời gian đã định.Một tổ chức hay một cá nhân không thể bắt tay vào hoạch định nếu chưa xác định được các mục tiêu của họ một cách rõ ràng. Điều quan trọng là:Xác định các mục tiêu một cách rõ ràng:cần lượng hóa, có nhiều dữ liệu có thể đo lường được càng cụ thể càng tốt. Tầm quan trọng của mục tiêuKhi các mục tiêu được chuẩn bị một cách cẩn thận thì rất thuận lợi cho nhà quản trị bởi vì chúng sẽ trở thành những chỉ tiêu cụ thể, chuẩn mực đo lường, thúc đẩy sự cam kết và có tác dụng động viênThứ tự ưu tiênKhi xếp hạng các mục tiêu theo tầm quan trọng, các thứ tự ưu tiên giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạch định vì : các quản trị gia cao cấp sẽ dựa vào đấy để đưa ra những quyết định về phân bổ nguồn lực của tổ chức vì các nguồn lực bao giờ cũng có hạnMã ưu tiênMô tảLoại ALoại BLoại CBao gồm những mục tiêu cấp bách phải thực hiện để đảm bảo cho sự thành công của công việc. Những mục tiêu nầy có thể do những nhu cầu đặc biệt xuất phát từ các quản trị gia cấp cao hơn hay từ nguồn bên ngoài.Bao gồm những mục tiêu cần thực hiện để làm cho công việc tốt hơn . Chúng có tầm quan trọng sống còn, nhưng nếu cần có thể trì hoãn việc hoàn thành.Bao gồm những mục tiêu nên theo đuổi để làm cho công việc tốt hơn , nhưng chúng không cấp bách và không mang tính sống còn . Chúng có thể được loại bỏ hay trì hoãn để thực hiện những mục tiêu có sự ưu tiên cao hơnTiêu chuẩn phân loại mục tiêu theo thứ tự ưu tiên A-B-CTiến trình lập kế hoạch chiến lượcChiến lược thể hiện những gì mà một tổ chức muốn làm và những gì mà nó có thể làm.Chiến lược có những đặc điểm sau :Sử dụng cho dài hạnCó tính bao trùm Có tác động linh hoạt, mềm dẽo theo sự biến động của môi trườngTập trung nổ lực, khai thác mọi tiềm năngGắn với mục tiêu cụ thể và đi kèm với các biện phápTiến trình hoạch định chiến lược theo H. Koontz và OdonnellNhận thức cơ hội dựa trên sự hiểu biết về:Thị trường, sự cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, điểm mạnh của ta, điểm yếu của ta.Lập các mục tiêu hay mục đíchĐâu là nơi ta muốn đến và cái gì ta muốn thực hiện và khi nào sẽ thực hiện.Xem xét tiền đề lập kế hoạch :Các kế hoạch của ta sẽ hoạt động ở môi trường nào, bên trong hay bên ngoàiXác định các phương án:Các phương nào có hứa hẹn nhất để đạt được mục tiêu của ta.Tiến trình hoạch định chiến lược theo H. Koontz và OdonnellSo sánh các phương án dựa trên các mục tiêu phải thực hiện:Phương án nào cho chúng ta có cơ hội tốt nhất đạt được mục đích với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhấtChọn phương ánChọn chương trình hành động mà chúng ta theo đuổi.Lập các kế hoạch hổ trợMua thiết bị, mua vật liệu,thuê, đào tạo nhân viên, phát triển sản phẩm mớiLượng hóa các kế hoạch bằng việc lập ngân quĩ:Số lương và giá bán, chi phí tác nghiệp cần thiết cho các kế hoạch. Chi phí cho trang thiết bị cơ bảnTiến trình hoạch định chiến lược theo Robbins và StonerXác định nhiệm vụ tổng quátThiết lập mục tiêuPhân tích môi trườngPhân tích nguồn nội lựcXác định cơ hộiHìn