Bài giảng Khoa học - Quản lý giáo dục 2 - Chương 10: Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông

 trị là quá trình làm việc với và thông qua 
những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn 
biến động.
1.3. Công tác hành chính - quản trị trong nhà trường
Theo nghĩa rộng, công tác hành chính - quản trị trong trường phổ thông là việc 
thi hành pháp luật, chính sách của Nhà nước, bao gồm cả pháp luật, các chính sách 
giáo dục – đào tạo; là việc sắp xếp, điều khiển công việc trong nhà trường nhằm hoàn 
thành các công việc được giao.
Theo nghĩa hẹp, công tác hành chính - quản trị trong trường phổ thông là toàn bộ 
các công việc được tiến hành một cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng các điều 
kiện về vật chất, tinh thần nhằm phục vụ các hoạt động dạy - học và các hoạt động 
khác trong trường.
1.4. Vị trí, vai trò của công tác hành chính - quản trị trong nhà trường
Trong nhà trường, công tác hành chính - quản trị có vị trí hết sức quan trọng. 
Công tác hành chính - quản trị kết nối mọi hoạt động bên trong nhà trường cũng như 
kết nối nhà trường với các lực lượng tham gia giáo dục ngoài nhà trường. Công tác 
quản trị chủ yếu tạo ra, sử dụng, bảo quản các điều kiện cơ sở vật chất, tài chính, thực 
hiện các chế độ chính sách nhằm phục vụ công tác giáo dục của nhà trường. Công tác 
hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin trong nội bộ nhà 
trường và bên ngoài nhà trường.
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
124
Công tác hành chính có các vai trò sau: 
- Bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý 
và điều hành trong nhà trường;
- Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo 
đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà 
nước;
- Giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có năng 
suất và chất lượng, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý chặt chẽ, đúng nguyên tắc, 
chính sách và chế độ.
Trong phạm vi chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu công tác hành chính, đảm
bảo các điều kiện thông tin trong công tác quản lý trường học, bao gồm các nội dung
chủ yếu sau: 
- Công tác văn thư
- Công tác lập hồ sơ, sổ sách
- Công tác lưu tr?. 
2. Nội dung công tác hành chính trong nhà trường
2.1 Công tác văn thư
2.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Trong quá trình hoạt động của một nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất 
quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường hoạt 
động có hiệu quả. Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ rất quan 
trọng đối với hoạt động trong nhà trường. Những hoạt động này cần được tiến hành, 
tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là 
các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây 
dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Mỗi quan điểm có 
đặc trưng riêng. Có hai quan điểm đáng chú ý là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ 
trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết 
văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản.
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban 
hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các 
cơ quan đó.
 Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác 
văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; 
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ 
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
125
2.1.2 Ý nghĩa, yêu cầu
a. Ý nghĩa
Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà trường nào 
và công việc này do văn phòng thực hiện. Làm tốt công tác văn thư sẽ: 
- Giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, 
chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà 
trường chặt chẽ;
- Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường 
nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà 
nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính;
- Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị 
sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản;
- Góp phần giữ gìn các tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của nhà trường 
phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra;
- Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực của nhà trường nhằm 
phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, giải quyết công việc hiện tại và nộp vào lưu trữ 
để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
b. Yêu cầu của công tác văn thư 
Để thực hiện tốt công tác văn thư, phải bảo đảm một số yêu cầu sau:
Nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tuỳ theo sự phân công trách nhiệm 
mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương, đúng thời hạn quy 
định, tuyệt đối không được bỏ sót hay chậm trễ.
Chính xác: Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác tuyệt đối; 
về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật; về 
quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính xác.
Bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt theo đúng 
quy định, người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ nội dung văn bản 
với người khác
2.1.3 Nội dung công tác văn thư trong nhà trường
Trong nhà trường, công tác văn thư bao gồm ba nhóm công việc chủ yếu sau:
a. Xây dựng và ban hành văn bản
Xây dựng và ban hành văn bản có các công đoạn sau:
+ Soạn thảo văn bản
+ Duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản
+ Ký, ban hành văn bản.
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
126
b. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của nhà trường
- Tổ chức và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do nhà trường nhận được từ bên ngoài gửi đến 
gọi chung là văn bản đến.
Để giải quyết và quản lý văn bản đến, cần thực hiện các nguyên tắc sau:
+ Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ và quản lý 
thống nhất;
+ Văn bản phải được chuyển qua lãnh đạo nhà trường hay người có thẩm quyền 
trước khi phân phối cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
+ Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng.
Quy trình xử lý văn bản đến:
+ Nhận văn bản đến
+ Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến.
Dấu đến có mẫu như sau:
+ Vào Sổ đăng ký
+ Trình văn bản
+ Chuyển giao văn bản
+ Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu 1:
Sổ công văn đến
Số 
đến
Ngày 
đến
Cơ quan 
gửi văn 
bản đến
Số, ký 
hiệu 
văn bản
Ngày 
tháng 
văn bản
Tên gọi và 
trích yếu 
nội dung 
văn bản
Lưu 
hồ 
sơ số
Nơi 
nhận
Ký 
nhận
Ghi 
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
- Tổ chức chuyển giao văn bản đi
Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ gửi ra ngoài nhà trường gọi là văn bản đi. Khi 
ĐẾN
TÊN TRƯỜNG
SỐ: .............................
NGÀY: ......................
CHUYỂN: .................
50mm
30
m
m
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
127
chuyển giao văn bản đi cần phải tuân theo các quy tắc sau:
+ Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu và làm các thủ tục gửi 
đi;
+ Văn thư chỉ tiếp nhận, phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy 
định, sạch sẽ, không tẩy xoá và phải kiểm tra đầy đủ về thể thức và thủ tục.
Quy trình phát hành văn bản đi bao gồm:
+ Soát lại văn bản
+ Vào sổ đăng ký văn bản đi
+ Chuyển văn bản đi
+ Sắp xếp bản lưu văn bản
Mẫu 2:
Sổ công văn đi
Số và ký hiệu 
văn bản
Ngày tháng 
văn bản
Trích yếu nội 
dung văn bản
Nơi nhận 
văn bản
Đơn vị hoặc người 
nhận văn bản lưu
Ghi 
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Mẫu 3: 
Sổ chuyển công văn đi
Ngày tháng 
gửi văn bản
Số và ký hiệu 
văn bản
Số lượng 
bì văn bản
Nơi 
nhận
Ký nhận và 
đóng dấu
(1) (2) (3) (4) (5)
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ nhà trường do chính nhà 
trường ban hành gọi là văn bản nội bộ.
Văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công 
tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản,
Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng, trong đó 
nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, 
ký nhận v.v. tương tự như đối với văn bản đi.
Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng cần ghi vào sổ chuyển văn bản. 
Các đơn vị, bộ phận khi nhận văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý như đối 
với các văn bản đến khác.
Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
128
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của 
pháp luật. Cần xác định đúng đắn các mức độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật) để giải 
quyết và quản lý theo đúng quy định.
Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu và sử dụng, vận 
chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật.
c. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy 
định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
- Đóng dấu văn bản
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy 
định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía 
bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản 
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên nhà trường hoặc tên 
của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài l