Bài giảng Khoa học - Quản lý giáo dục 2 - Chương 1: Người cán bộ quản lý GD

rọng
hanhbang@gmail.com 179
3.3. Nguyên tắc QLTG

 Dành một thời gian không bị quấy rầy

 Không trì hoãn công việc

 Đặt thời hạn cuối cùng

 Luôn để ý thời gian

 Làm gì đó khi chờ đợi

 Làm việc bận rộn vào một thời điểm

 Lập ưu tiên cho các công việc trong lịch, 
lập lịch cho các việc ưu tiên
hanhbang@gmail.com 180

MỘT SỐ
BÀI HỌC 
KINH 
NGHIỆM ĐỂ
QUẢN LÝ 
THỜI GIAN 
HIỆU QUẢ
Đạt
Khá
Xuất sắc
Giỏi
Thời gian
H i ệ u Q ủ
a C ô n g
T á c
Sàng lọc
Sắp
xếp
Sạch sẽ
hanhbang@gmail.com 181
HÃY BIẾT NÓI KHÔNG KHI CẦN THIẾT
Để nói "không"

 Sắp xếp ưu tiên công việc

 Nói "không" khi việc chẳng quan trọng lắm

 Nói "không" khi chẳng phải trách nhiệm của bạn

 Hãy bắt đầu nói "không" với các đề nghị nhỏ

 Hãy hỏi "Có ai khác làm được việc đó không ?"

 Tìm cách nói "không" một cách lịch sự
hanhbang@gmail.com 182
ĐỪNG ĐỂMẤT THỜI GIAN VÔ ÍCH
Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu

 Phân biệt chuyện phiếm với công việc

 Sắp xếp các ý tưởng cần bàn

 Học cách dùng cuộc điện thoại

 Lấy ống nghe ra khỏi máy
hanhbang@gmail.com 183
TIẾP KHÁCH THẾ NÀO?
Giải quyết gián đoạn :

 Giới hạn thời gian tiếp khách

 Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được

 Đưa ra một phương cách chọn lọc

 Đừng làm phật lòng khách không mời

 Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn
hanhbang@gmail.com 184
KHÔNG NÊN TRÌ HOÃN
Giải quyết thói quen dời việc

 Làm từng chút một

 Làm việc quan trọng trước

 LÀM NGAY ĐI

 Tự nhắc nhở mục đích đề ra

 Đặt giờ "bắt đầu" và giờ "kết thúc"
hanhbang@gmail.com 185
KHÔNG QUÁ CẦU TOÀN
Giải quyết sự cầu toàn

 Sắp xếp ưu tiên cho từng việc

 Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu

 Ghi nhớ "toàn cảnh"

 Không để phân tâm vì những việc lặt vặt

 Hãy tin cậy giao việc cho người khác
hanhbang@gmail.com 186
Sắp xếp hồ sơ:
BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để
tìm kiếm lại hồ sơ của mình?
hanhbang@gmail.com 187
Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại
hồ sơ giấy

Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, 
bạn cập nhật hồ sơ vào danh mục.
hanhbang@gmail.com 188
Danh mục hồ sơ
CD 
-
rom/
đĩa 
mề
m
Tron
g ổ
cứng 
máy 
vi 
tính
V
ăn 
bả
n
Ngà
y cất 
HS
Ngà
y 
phát 
sinh 
HS
Cách 
thức, 
phân 
loại 
sắp 
xếp
Dạng hồ sơVị
trí đề
HS
Ng
ười 
đư
ợc 
đọc 
HS
Ng
ười 
quả
n 
lý
Tên HSS
tt
hanhbang@gmail.com 189
Quản lý hồ sơ máy, CD

 Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo
các cấp folder khác nhau.

 Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu
vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin 
nhưng chưa xử lý.

 Phần thùng rác (không phải là mục Recycle 
của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ
xoá các thông tin này sau 3 tháng.
hanhbang@gmail.com 190
Quản lý hồ sơ máy, CD
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

 Không đặt chế độ autosave trong 1 phút
(Mic.Office).

 Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có
thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).

 Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở
đâu
hanhbang@gmail.com 191
Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để
việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử
dụng:

 Fax

 Điện thoại bàn

 Máy in

 Photo

 ..
hanhbang@gmail.com 192
Giao tiếp hiệu quả

 Giải quyết Giao tiếp kém
Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp
Đừng thông tin dư thừẵ
Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ
Dùng ngôn ngữ đơn giản
hanhbang@gmail.com 193
Giảm công văn, giấy tờ

 Giải quyết ĐỐNG GIẤY TỜ
Dành thơi gian mỗi ngày để xử lý
Sắp xếp ưu tiên và phân loại
Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
Dùng điện thoại khi tiện lợi
Chỉ xử lý một lần đủ cả
Thông tin bằng truyền miệng
Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn
hanhbang@gmail.com 194
10 BÍ QUYẾT ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
1. Hãy bắt đầu ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần
phải làm phần còn lại.
2. Kiên trì và nhẫn nại tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
3. Chỉ xử lý (đọc và giải quyết) thư từ, giấy tờ 1 lần.
4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
6. Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công
việc.
7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích, đừng sợ.
9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
10.Luôn tự hỏi : Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?
hanhbang@gmail.com 195
2.2.5. Kĩ năng qun lý thi gian
Những việc cần tránh để quản lý thời gian hiệu quả:

 Tránh làm các công việc ngoài tầm với của mình.

 Tránh nhận lấy các vấn đề của cấp dưới/ của người
khác. 

 Tránh những công việc gây lãng phí thời gian. 

 Biết trả lời một cách khéo léo các cuộc điện thoại không
mong đợi; 

 Hãy phân công cho cấp dưới tham gia các cuộc họp mà
không cần sự hiện diện của bạn; 

 Tránh sự di chuyển không cần thiết. 

 Tránh đam mê game và chat
hanhbang@gmail.com 196
Để tận dụng thời gian của bản thân:phải quản lý thời gian
của nhân viên, đồng nghiệp và cấp trên của bạn. 

 Cần biết cách phân cấp, chia sẻ công việc và quản lý
theo thứ tự từ trên xuống cũng như từ dưới lên. 

 Giao tiếp hiệu quả, ủy quyền hiệu quả; 

 Biết cách làm việc cùng nhau, chia sẻ với đồng nghiệp

 Trao đổi nguyên tắc phân chia công việc; 

 Yêu cầu đồng nghiệp ghi nhật kí thời gian; 

 Giúp đồng nghiệp thiết lập hệ thống kế hoạch công việc
hợp lý; 

 Khuyến khích đồng nghiệp đánh giá thông tin mà họ
nhận được để quyết định công việc cần
hanhbang@gmail.com 197

 Đối với cấp trên bạn hãy nhận biết cách làm việc
của họ để thích nghi; 

 Khi trao đổi công việc với họ cố gắng ngắn gọn, 
đi thẳng vào vấn đề, giữ cho cuộc nói chuyện
mang tính chất thảo luận hơn là ý kiến cá nhân.

 Điều cần nhớ:Thời gian luôn công bằng với tất
cả mọi người, không ai có nhiều hay ít hơn ai
cả, quan trọng là mỗi người biết sử dụng thời
gian như thế nào để làm việc hiệu quả.

 /
hanhbang@gmail.com 198

 Quản lý thời gian hiệu quả là sử dụng tốt
thời gian của mình và tôn trọng thời gian
của người khác

 Kỉ luật là tự do

 Ai cũng có thời gian một ngày như nhau; 
cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác
biệt giữa người giàu và kẻ nghèo; giữa
thành công và thất bại
hanhbang@gmail.com 199
NHỮNG NĂNG LỰC CẦN CÓ 
Để quản lý thời gian hiệu quả cần có năng
lực lãnh đạo:

 Phát triển tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu

 Phát triển kĩ năng nhận biết và quản lý
bản thân

 Phát triển khả năng động viên khuyến
khích

 Phát triển các kĩ năng quan hệ
hanhbang@gmail.com 200
Nếu không có tầm nhìn, sẽ:

 Chọn những gì trước mắt

 Làm những việc cấp bách

 Chịu sự hối thúc của thời gian

 Chọn theo cảm tính

 Bị cuốn theo cấp bách của người khác
hanhbang@gmail.com 201
BÀI TẬP THỰC HÀNH

 BẠN HÃY ÁP DỰNG CÁC KIẾN THỨC 
THU ĐƯỢC TỪ TRAO ĐỔI VÀ TÌM HIỂU 
CHỦ ĐỀ ĐỂ LẬP THỜI GIAN BIỂU MỘT 
NGÀY LÀM VIỆC CỦA MÌNH
hanhbang@gmail.com 202
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt

 2.2.6.1. Khái niệm về xung đột, mâu thuẫn:

 Xung đột (v) là đánh nhau giữa những lực lượng 
đối địch (nói khái quát); Hay xung đột là va 
chạm, chống đối nhau do mâu thuẫn gay gắt;

 Xung đột (n) là sự va chạm, chống đối lẫn nhau
do có sự trái ngược hoặc mâu thuẫn gay gắt về 
điều gì đó: xung đột về quyền lợi
hanhbang@gmail.com 203
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt

 Mâu thuẫn (v)là xung đột, chống chọi phủ định 
nhau 

 Mâu thuẫn (n)là tình trạng xung đột, đối chọi 
trực tiếp với nhau; hay mâu thuẫn là tình trạng 
trái ngược nhau, phủ định nhau về một mặt nào 
đó; Mâu thuẫn là tình trạng hai mặt đối lập phát 
triển theo chiều trái ngược nhau ở bên trong sự
vật, làm cho sự vật biến đổi, phát triển 
hanhbang@gmail.com 204
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt
Học phần này sử dụng :

 Xung đột theo nghĩa là sự va chạm, chống đối nhau một 
cách gay gắt do có sự trái ngược hoặc mâu thuẫn gay 
gắt về điều gì đó: xung đột về quyền lợi

 Còn mâu thuẫn được hiểu là tình trạng xung đột đối 
chọi với nhau do bất đồng về quan điểm hay quyền lợi. 
Xung đột, mâu thuẫn là quá trình trong đó một bên nhận 
ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh 
hưởng tiêu cực bởi một bên khác 
hanhbang@gmail.com 205
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt
2.2.6.2. Ảnh hưởng của xung đột đến sự phát triển của tổ chức

 Một nhà quản lý trung bình dùng 21% thời gian trong tuần để giải
quyết các mâu thuẫn và xung đột trong tổ chức

 Mức độ xung đột cao:
 sẽ tạo ra sự mất kiểm soát trong tổ chức, 
 năng suất giảm
 sự thù hằn gia tăng giữa con người. 
 Tổ chức sẽ bị tàn phá vì những chuyện này.

 Tuy nhiên, xung đột cũng có chức năng thúc đẩy sự phát triển của
một tổ chức. 
 Xung đột và mâu thuẫn có lợi trong một tổ chức khi nó xuất phát
từ những bất đồng về năng lực. 
 Khi có quá ít xung đột và mâu thuẫn cũng là bất lợi, vì người ta trở
nên tự mãn. Khi đó sẽ có rất ít hoặc chẳng có chút sáng tạo nào. 
Là nhà quản lý cần phải biết phân biệt các xung đột và mâu thuẫn
giữa các cá nhân, giữa các nhóm, giữa các tổ chức và ở chính cá
nhân. 
hanhbang@gmail.com 206
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt
2.2.6.3. Nguyên nhân của xung đột va mâu thuẫn :

 Hầu hết là do đụng độ về tính cách và giao tiếp không hiệu quả hay 
do các giá trị khác biệt.

 Do không thích nhau, không tin nhau và khác nhau trong suy nghĩ

 Do ganh đua một chức vụ hay quyền lợi. 

 Do giận dữ
Có nhiều dạng xung đột/ mâu thuẫn: 

 Mẫu thuẫn giữa các bộ phận; 

 Giữa người QL và CBNV; 

 Giữa các nhân viên- nhân viên;

 Giữa nhân viên cũ – nhân viên mới; 

 Mâu thuẫn nội tại của nhân viên;

 Xung đột nhóm
hanhbang@gmail.com 207
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt
2.2.6.3. Các bước giải quyêt xung đột:

 (1) Lắng nghe

 (2) Ra quyết định đình chiến

 (3) Tìm gặp các bên liên quan tìm hiểu thông tin

 (4) Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề:

 (5) Lựa chọn các chiến lược để giải quyết xung
đột.
hanhbang@gmail.com 208
2.2.6.Kĩ năng gii quyt xung đt
Tùy v