Bài giảng EXCEL

 thì Excel sẽ tự động cắt bỏ những dòng sau của dữ liệu.Indents: Thụt lề vàoThụt nội dung của ô hoặc vùng được đánh dấu từ bất kỳ cạnh nào của ô hoặc vùng, phụ thuộc vào tùy chọn của bạn ở mục Horizontal và Vertical. Mỗi khi tăng một giá trị trong ô Indent tương đương với chiều rộng của một ký tự.Text ControlWrap text: Dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng cột. Nếu bạn muốn xuống hàng tại vị trí nào đó trong dữ liệu thì đặt con trỏ vào vị trí đó và nhấn tổ hợp phím Alt+Enter.Shrink to fit: Tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô theo chiều ngang sao cho thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần phải điều chỉnh lại độ rộng cột. Sau đó, nếu tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo kích cỡ quy định ban đầu.Merge cells: Trộn các ô trong khối được đánh dấu thành một ô.Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu trông ô. Bạn có thể khai báo góc quay trong ô Degree hoặc di chuyển cây kim độ đến góc cần quay.Text direction: Điều khiển hướng ký tựKẻ khungDùng thanh định dạngBordersChọn kiểu đường viền riêngVẽ đường viền xung quanh (Border) hoặc đường viền lưới (Border Grid)Xóa đường viềnChọn màuDùng hộp định dạngNone	: Không có đường viềnOutline: Viền xung quanh khối hoặc ôInside: Viền lưới các ô bên trongLeft, Right, Top, Bottom : Viền trái, phải, trên, dưới mỗi ôColor	: Màu của đường viềnStyle	: Chọn kiểu đường viềnTô màu nền cho các khối hoặc ôDùng thanh định dạngDùng hộp định dạngBạn chọn màu nền không mục Color.Chọn kiểu dáng cho nền trongmục Pattern.Cuối cùng nhấn nút OK để chấpnhận.Fill ColorFont ColorĐịnh dạng tự độngChọn vùng dữ liệu cần định dạng.Vào menu Format/AutoFormat Trong hộp thoại AutoFormat liệt kê một số mẫu định dạng có sẵn.8. Đặt tên cho ô hoặc khốiĐặt tên cho ô hoặc khối bằng tayCách 1:Nháy chuột tại nút tại ô Name Box trên thanh công thức.Xóa địa chỉ hiện tại của ô hoặc khối, gõ tên cần đặt rồi nhấn phím Enter.Cách 2:Vào menu Insert, chọn mục Name/Define (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3)Trong khung Names in workbook của hộp thoại Define Name ta gõ vào tên cho ô hoặc khối đã chọn.Sau đó nhấn nút Add bên cạnh để đưa tên mới đặt này vào danh sách.Nhấn nút OK để chấp nhận hoặc Close để đóng hộp thoại này.Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)Chọn ô hay khối cần đặt tên gồm cả các tiêu đề hàng hoặc cột. Ví dụ: Đánh dấu khối B2:B10 là cột chứa MÃ_SỐ.Vào menu Insert rồi chọn Name/CreateTrong hộp thoại Create Names ta có các mục như sau:Top row: Lấy ô ở hàng đầu (của khối đã chọn) làm tên.Left column: Lấy ô ở cột bên trái (của khối đã chọn) làm tênBottom row: Lấy ô ở hàng cuối (của khối đã chọn) làm tênRight column: Lấy ô ở cột bên phải (của khối đã chọn) làm tênNhấn nút OK để chấp nhận hoặc Cancel để hủy bỏ.Kết quả khối B3:B10 có tên là MÃ_SỐ - là tiêu đề của cột này.Dán tên vào công thứcKhi nhập hay sửa công thức, thay vì điền vào địa chỉ của ô (hay miền) đã được đặt tên taNhấn phím F3 (hoặc nháy chuột tại nút Name Box trên thanh công thức, hoặc vào menu Insert, chọn mục Name/Paste)Chọn tên cần thiết từ danh sách rồi nhấn OK.Về nhanh một ô đã được đặt tênCó thể đưa con trỏ về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên bằng một trong hai cách sau:Cách 1: Nháy chuột tại nút Name Box trên thanh công thức và chọn tên cần thiết từ danh sách (hoặc gõ địa chỉ của ô vào hộp này)Cách 2: Nhấn phím F5. Chọn tên cần thiết từ danh sách và nhấn OK.Đây cũng là phương pháp kiểm tra xem tên đã được đặt cho một ô hay miền hay chưaXoá tênVào menu Insert, chọn mục Name/Define (hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+F3)Chọn tên cần xóa từ danh sách.Nhấn nút Delete.Nhấn nút OK hoặc Close.Chú ý: Nếu muốn lấy tên của nhóm ô này để đặt cho nhóm ô khác, trước hết phải xoá tên đó đi. 9. Ghi chú cho ôGhi chú thích cho ôChuyển con trỏ về ô cần ghi chú thíchMở hộp Comment theo một trong ba cách sau:Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Shift+F2.Cách 2: Trên menu Insert chọn CommentCách 3: Nhấn chuột phải và chọn Insert CommentMột Text Box có nền màu vàng (gọi là Comment: chú thích) xuất hiện bên cạnh ô cùng với nút màu đỏ ở phía trên bên phải của ô (gọi là Indicator: dấu chỉ thị).Gõ vào lời ghi chú vào ô Comment đó. Nếu không thấy dấu chỉ thị này hãy làm như sau:Vào menu Tools chọn Options rồi chọn tab View.Trong phần Comments, chọn:None: Ẩn cả dấu chỉ thị lẫn chú thích.Comment indicator only: Luôn luôn hiển thị dấu chỉ thị, phần chú thích chỉ hiển thị khi rê chuột đến ô đó.Comment & indicator: Luôn luôn hiển thị cả phần chú thích và dấu chỉ thị.Nhấn nút OK để chấp nhận.Sửa/Xoá các chú thíchĐể sửa hay xóa một chú thích:Chuyển con trỏ về ô chú thíchTrên menu Insert chọn Edit CommentHoặc:Bấm chuột phải vào ô có chú thích, chọn Edit Comment để sửa hoặc Delete Comment để xóa chú thích.10. Bảo vệ ôTrong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác.Ví dụ: không cho sửa đổi nội dung hay xem công thức ở một số ô khác,  hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách làm như sau:Chọn ô hay khối cần bảo vệỞ menu Format chọn Cells, trong hộp thoại Format Cells chọn tab Protection.Trong hộp thoại này đánh dấu chọn vào:Locked: để khoá không cho sửa đổi dữ liệuHidden: để che dấu công thứcNhấn OK để chấp nhận.Sau đó cần phải bảo vệ bảng tính thì những thiết lập trên mới có tác dụng (xem phần bảo vệ bảng tính).CHƯƠNG 26HÀM TRONG EXCEL1. Quy tắc sử dụng hàmCác hàm có dạng tổng quát:TÊN_HÀM([Các đối số]).Ví dụ:TODAY(): cho kết quả là ngày hiện tại trong máy (hàm không đối số)LEN (“Excel 5.0”): cho kết quả độ dài của chuỗi là 9 (hàm 1 đối số)AVERAGE(A1,B5,D8): cho kết quả là trung bình cộng các số trong các ô A1, B5 và D5 (hàm nhiều đối số)Tên hàm có thể viết thường hay hoa hoặc vừa viết thường vừa biết hoa đều được.Các đối số có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu () và cách nhau bởi dấu phẩy, chấm phẩy hoặc một dấu ngăn cách nào khác tùy theo cách đặt các thông số quốc tế. Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 đối số nhưng không được vượt quá 255 ký tự.Trong hàm không được có dấu cáchHàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính. Trường hợp dùng một hàm để làm đối số cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) thì không cần viết dấu = trước tên hàm đó.Ví dụ:Các ô A1, B1 chứa các số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức =SQRT(SUM(A1^2, B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó.Ở đây, SQRT là hàm khai căn bậc 2, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu = vì nó được dùng làm đối số (đối số) cho hàm SQRT.2. Nhập hàm vào bảng tínhGõ từ bàn phímGõ dấu =Gõ vào tên hàm, dấu (, các đối số theo đúng định dạng quy định, dấu)2. Nhập hàm vào bảng tínhDùng biểu tượng Insert FunctionBước 1:Đặt con trỏ tại ô cần nhập công thức.Chọn biểu tượng trên thanh công thức. Xuất hiện hộp thoại Insert Function như sau: Most Recently Used: Các hàm sử dụng gần đây nhấtAll: Tất cả các hàmFinancial: Hàm tài chínhDate & Time: Hàm Ngày và GiờMath & Trig: Hàm toán học và lượng giácStatistical: Hàm thống kêLookup & Reference: Hàm tìm kiếm và tham chiếuDatabase: Hàm cơ sở dữ liệuText: Hàm xử lý ký tựLogical: Hàm LogicInformation: Các hàm thông tin về ô, về bảng tính, Bước 2:Chọn nhóm hàm trong khung Or select a category. Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Excel sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Select a function.Bước 3:Chọn hàm thích hợp trong khung Select a function.Bước 4:Nhấn Chọn OK. Xuất hiện hộp thoại Function Arguments liệt kê ô nhập các đối số, công dụng của hàm khung chứa giá trị kết quả của hàm.Điền các đối số của hàm bằng cách nhấn nút chuột vào khung cần thiết, sau đó nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu.Bước 5: Nhấn chọn OK, Excel sẽ tắt hộp thoại và ghi kết quả của hàm vào ô.Lưu ý: Khi con trỏ ô ở tại ô đang chứa hàm, nếu chọn Function Arguments, Excel sẽ chuyển sang việc chỉnh sửa hàm.Dùng menuTrên menu Insert chọn mục Function. Xuất hiện hộp thoại Insert Function.Các bước còn lại giống như trên.3. Một số hàm thông dụngHàm ngày thánga. Hàm DATECú pháp:	DATE(year, month, day)Ví dụ:	=DATE(2006, 09, 10) trả về ngày 10-09-2006.b. Hàm DATEVALUECú pháp:	DATEVALUE(date_text)Ví dụ:	=DATEVALUE(“9/10/2006”) trả về giá trị 38970.	=DATEVALUE(“10-Sep-2006”) trả về giá trị 38970.Lưu ý:	Để xem ngày dạng số của ví dụ trên, click chuột phải tại ô đó và chọn Format Cells. Chọn tab Number, trong hộp Category chọn mục Date rồi click OK.c. Hàm DAYCú pháp:	DAY(serial_number)Ví dụ:	=DAY(“10-Sep-2006”) trả về giá trị là ngày 10.	 d. Hàm MONTHCú pháp:	MONTH(serial_number)Ví dụ:	=MONTH(“10-Sep-2006”) trả về giá trị là tháng 9.i. Hàm YEARCú pháp:	YEAR(serial_number)Trong đó:	serial_number là một số theo định dạng ngày-tháng của MS Excel.Ý nghĩa:	Trả về một số chỉ năm, có giá trị từ 1900 đến 9999.Ví dụ:	=YEAR(“15-Sep-2006”) trả về giá trị là năm 2006. e. Hàm NOWCú pháp:	NOW()Ví dụ:	=NOW() trả về giá trị 9/10/2006 20:02Lưu ý:	Hàm này không có đối số.f. Hàm TIMECú pháp:	TIME(hour, minute, second)Ví dụ:	=TIME(6,30,50) trả về giá trị 6:30:50 AM.	=TIME(16,30,50) trả về giá trị 4:30:50 PM. g. Hàm TODAYCú pháp:	TODAY()Ý nghĩa:	Trả về ngày hiện tại của hệ thống theo định dạng ngày-tháng.Ví dụ:	= TODAY() trả về giá trị 9/10/2006.Lưu ý:	Hàm này không có đối sốh. Hàm WEEKDAYCú pháp:	WEEKDAY(serial_number, [return_type])Ví dụ:	=WEEKDAY(“9/10/2006”,3) trả về giá trị 6 tương ứng với ngày Chủ nhật.Lưu ý:	Nếu giá trị return_type để trống thì mặc định nó là giá trị 1.Ví dụ:	=WEEKDAY(“9/10/2006”) trả về giá trị 1 tương ứng với ngày Chủ nhật.3.2 Hàm ký tựa. Hàm CONCATENATECú pháp:	CONCATENATE(text1, [text2], [text3], )Ý nghĩa:	Nối nhiều chuỗi lại với nhau thành một chuỗi ký tự duy nhất.Ví dụ:=CONCATENATE(“Hôm nay ”, “là ngày”, “ 15/09/2006”) trả về chuỗi “Hôm nay là ngày 15-09-2006”.=CONCATENATE(“Địa chỉ: ”, 2, “ Lê Lợi”) sẽ trả về chuỗi “Địa chỉ: 2 Lê Lợi”.b. Hàm EXACTCú pháp:	EXACT(text1, text2)Ý nghĩa:	Kiểm tra xem hai chuỗi text1 và text2 có giống hệt nhau hay không. Nếu giống nhau, hàm trả về giá trị TRUE, ngược lại trả về giá trị FALSE. Hàm này có phân biệt chữ HOA và chữ thường.Ví dụ: