Bài Giảng Đại Cương Về Khoa Học Quản Lý

ốn có ý nghĩa và khả thi, mục tiêu phải xác đáng.
Mục tiêu được trình bày ra dưới dạng định lượng hoặc định tính. Mục tiêu định lượng dễ truyền đạt, dễ kiểm điểm việc thực hiện.
Cần xác định mục tiêu ưu tiên trong hệ thống mục tiêu để tập trung các nguồn lực thực hiện.
Nên xác định mục tiêu kỳ vọng để phấn đấu đạt hiệu quả và chất lượng công tác các mặt cao.
Mục tiêu của các cấp quản lý hợp thành hệ thống mục tiêu phân cấp.
Hệ thống mục tiêu ở từng cấp hợp thành mạng lưới mục tiêu
*Những căn cứ để xác định mục tiêu:
Đường lối, chính sách phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước.
Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của địa phương.
Nhu cầu đào tạo và nhu cầu học tập.
Điểm mạnh và điểm yếu của trường về đào tạo, dịch vụ, về các nguồn lực, kể cả tiềm lực.
Thời cơ, thách thức
*Các phương pháp xác định mục tiêu:
Phương pháp tiếp cận ngoại suy,
Phương pháp tiếp cận tối ưu,
Phương pháp tiếp cận thích ứng,
Nhóm phương pháp trực cảm,
Phương pháp chuyên gia,
Trò chơi tác nghiệp,
Phương pháp nhóm họp theo điều khiển học.
*Hệ thống chuẩn kiểm tra tính xác đáng của mục tiêu.
1.Các mục tiêu có bao hàm những nội dung chính của hoạt động nhà trường không ?
2.Có quá nhiều mục tiêu không? Có thể hợp nhất một số mục tiêu không 
3.Các mục tiêu có được trình bày rõ về:
-Số lượng không ?
-Về chất lượng không ?
-Thời gian nào phải hoàn thành? 
4.Các nguồn lực có cân đối với mục tiêu không? Có vượt quá thẩm quyền của trường không 
5.Có xác định mục tiêu ưu tiên không ?
6.Mục tiêu kỳ vọng có hợp lý không ?
7.Hệ thống mục tiêu có thống nhất không? Có mâu thuẫn không ?
8.Các mục tiêu có được xây dựng một cách dân chủ không ?
9.Đã thông báo đầy đủ các mục tiêu đến những người thực hiện chưa?
*Những thái độ khác nhau trong việc xác định mục tiêu.
-Thái độ duy ý chí: cảm tính, mong muốn quá lớn, vượt xa khả năng thực hiện.
-Thái độ cơ hội: không có mục tiêu, việc đến tay thì làm, bị động và lạc đường.
-Thái độ đúng đắn: xác định mục tiêu một cách khoa học. Chủ động và có định hướng.
-Không để bị cuốn hút theo mục tiêu đến mức không giữ được nhịp điệu làm việc, dẫn đến nôn nóng, nóng nảy, thúc ép người dưới quyền làm việc quá sức ...Cần vừa chăm lo công việc, vừa chăm lo đời sống và lao động của tập thể một cách cân đối. Tổ chức lao động của bản thân và của người lao động dưới quyền một cách khoa học, động viên đúng mức cả về vật chất và tinh thần sẽ tạo ra năng suất lao động, đạt được các mục tiêu đã định. Ngoài thời gian lao động , mọi người còn cần thời gian để nghỉ ngơi, học tập và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ. Đó là điều kiện tối cần thiết sẽ tái sản xuất sức lao động với trình độ cao hơn.
2.2.3.Kế hoạch hóa
Kế hoạch hóa là đưa toàn bộ hoạt động vào kế hoạch.
Kế hoạch có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp để đạt mục tiêu, mục đích đó. Theo Harold koontz trong cuốn sách "Những vấn đề cốt yếu của quản lý", Nxb Khoa học và kỹ thuật, 1993, thì lập kế hoạch là "quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó". 
Vai trò của kế hoạch
Kế hoạch có vai trò và tác dụng lớn đối với tổ chức và quản lý:
- Kế hoạch là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức.
- Nhờ có kế hoạch mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng được cơ hội của môi trường, giúp các nhà quản lý ứng phó với sự bất định và thay đổi của môi trường, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này.
- Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ có ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì, kết quả đạt được ra sao.
- Kế hoạch còn giúp các nhà quản lý thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.
Phân loại kế hoạch
Kế hoạch của tổ chức được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau:
- Theo tính chất có: Kế hoạch chiến lược (thực hiện mục tiêu chiến lược); kế hoạch tác nghiệp (thực hiện mục tiêu tác nghiệp).
- Theo thời gian có: Kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn; kế hoạch ngắn hạn.
- Theo nội dung có: kế hoạch tổng thể; kế hoạch các mặt hoạt động v.v...
Nội dung chủ yếu của kế hoạch
- Xác định mục tiêu của tổ chức.
- Xác định các nguồn lực để đạt được các mục tiêu.
- Quyết định những hoạt động và biện pháp cần thiết để đạt các mục tiêu.
-Phân chia các giai đoạn và dự kiến thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể
Yêu cầu của kế hoạch
- Nội dung kế hoạch phải rõ ràng, tập trung giải quyết những vấn đề chủ yếu;
- Nội dung kế hoach phải khoa học, hợp lý;
- Nội dung kế hoạch phải phù hợp với thực tế và có tính khả thi;
- Nội dung kế hoạch phải cụ thể: phải chỉ rõ làm gì, ai làm, làm ở đâu, làm như thế nào, cái gì cần đạt được; nhưng không quá vụ vặt, quá chi tiết.
Cơ sở khoa học của lập kế hoạch
- Căn cứ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức;
- Căn cứ phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức;
- Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lĩnh vực hoạt động của tổ chức;
- Chỉ tiêu, định mức, hướng dấn của cấp trên giao;
- Hoàn cảnh thực tiễn khách quan bên trong và bên ngoài tổ chức
- Dự báo khoa học v.v...
Quy trình lập kế hoạch
Quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:
- Nghiên cứu và dự báo;
- Xác định các mục tiêu;
- Phát triển các tiền đề;
- Xây dựng các phương án;
- Đánh giá các phương án;
- Lựa chọn phương án và ra quyết định.
2.3.CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng rất linh hoạt. 
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức). 
Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch, bao gồm xây dựng những hình thức cơ cấu tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).
Thứ ba, tổ chức (organizing) là một chức năng của quá trình quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). Đó là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến nội dung của tổ chức theo nghĩa chức năng quản lý.
Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. 
Vai trò của chức năng tổ chức
Nhờ tổ chức có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. 
Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.
Chức năng tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng tổ chức" như Lênin nói: "tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần". Thành tựu của khâu tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý.
Nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức
- Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức;
- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động; 
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;
- Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v...
- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao.
Yêu cầu của công tác tổ chức
- Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả;
- Phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng;
- Chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi;
- Cụ thể và sáng tạo;
- Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v...
Đối tượng của công tác tổ chức
- Cơ cấu bộ máy tổ chức;
- Cán bộ, công chức (cán bộ quản lý và nhân viên);
- Các công việc cụ thể;
- Văn hóa tổ chức v.v...
Phân loại công tác tổ chức
- Tổ chức cơ cấu bộ máy;
- Tổ chức công việc;
- Tổ chức cán bộ;
- Tổ chức chính thức và phi chính thức;
- Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp;
- Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn;
- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.
2.3.1.Một số vấn đề về công tác tổ chức
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có hai dạng: cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Ở đây chúng ta chỉ bàn về cơ cấu chính thức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:
- Chuyên môn hóa;
- Phân chia tổ chức thành các bộ phận;
- Quyền hạn và trách nhiệm;
- Cấp bậc và phạm vi quản lý;
- Tập trung và phân quyền trong quản lý;
- Phối hợp giữa các bộ phận của cơ cấu tổ chức.
Các kiểu cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến: 
Đây là kiểu cơ cấu đơn giản, trong tổ chức không hình thành các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên của tổ chức. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau: 
+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp;
+ Mối quan hệ chủ yếu được thiết lập theo chiều dọc;
+ Công việc quản lý được tiến hành theo tuyến.
- Cơ cấu tổ chức theo chức năng: 
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực được tập hợp trong cùng một đơn vị cơ cấu. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau: 
+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng;
+ Không theo tuyến;
+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực