200 câu hỏi phần mền tổng hợp

ợp 
Câu hỏi 101: Doanh nghiệp tôi hiện phát triển khá nhanh chóng trên 
nhiều mặt, tôi nên chọn phần mềm như thế nào để có thể thích ứng với 
sự thay đổi đó? 
Trả lời: 
Quá trình phát triển của phầm mềm nói chung trải qua rất nhiều giai đoạn 
khác nhau, phần mềm hiện nay được thiết kế theo hướng sử dụng lại những 
gì có sẵn và thay đổi theo mục đích của mình. Làm như vậy sẽ tạo ra những 
cấu trúc dễ dàng thay đổi cũng như bổ sung các chức năng mới phù hợp với 
nhu cầu. Các doanh nghiệp phần mềm trong nước cũng trong xu hướng như 
vậy. Các phần mềm ra đời chắc chắn chưa thể hoàn thiện và làm hài lòng 
nhà sản xuất cũng như khách hàng. Các thay đổi bổ sung luôn được hoàn 
thiện dần trong các phiên bản sau. 
Xu hướng thay đổi luôn diễn ra, và bạn yên tâm với sự phát triển của doanh 
nghiệp, sự phát triển của công nghệ thông tin chắc chắn sẽ đáp ứng được 
nhu cầu của bạn. Việc bạn cần làm là nên chọn phần mềm có khả năng đáp 
ứng tốt cho công việc, giá cả hợp lý và có khả năng tùy biến cao. Khả năng 
tùy biến có thể ví dụ như tùy biến về giao diện, ngôn ngữ, thêm bớt chức 
năng hoặc sâu hơn như khả năng tương thích tốt khi có sự thay đổi vể cơ sở 
hạ tầng bên dưới, hoặc các khả năng khi thay đổi hệ quản trị cơ sở dữ liệu 
sự thích ứng nhanh chóng của người sử dụng với phần mềm cũng khá quan 
trọng vì nó liên quan tới hiệu suất làm việc chung của doanh nghiệp. 
Vì vậy, các phần mềm khi chọn cũng cần phải có sự dễ dàng về cách sử 
dụng, phù hợp với từng đối tượng riêng, có kinh nghiệm hay chưa, sở thích 
cá nhân về màu sắc cũng như cách bố trí với một số nhận xét như vậy, hi 
vọng bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. 
 113 
Câu hỏi 102: Phần mềm doanh nghiệp tôi đã dùng từ những giai đoạn 
đầu nhưng có một số vấn đề mới nảy sinh, liệu tôi có nên chuyển sang 
phần mềm khác không? 
Trả lời: 
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phần mềm sử dụng trong doanh 
nghiệp khá phổ biến và thường gắn liền với thời kỳ đầu phát triển của doanh 
nghiệp. Trải qua từng giai đoạn phát triển khác nhau, các nhu cầu mới nảy 
sinh và tất nhiên các phần mềm cũng phải đáp ứng được nhu cầu thay đổi 
đó. Có nhiều giải pháp cho vấn đề này. Như bạn đã nói thì chúng ta có thể 
tiếp tục sử dụng những phần mềm sẵn có phục vụ cho những nghiệp vụ 
trước đó, những nghiệp vụ mới nảy sinh sẽ được giải quyết bằng cách lắp 
đặt thêm các hệ thống phần mềm khác để đáp ứng đầy đủ nhu cầu đặt ra. 
Làm như vậy có những lợi ích nhất định như: tiết kiệm chi phí khi tận dụng 
được những gì sẵn có, cơ sở hạ tầng như máy móc và các thiết bị không cần 
phải thay thế hay nâng cấp toàn bộ, không có nhiều sự thay đổi về cách sử 
dụng sẽ tiết kiệm thời gian khi nhân viên muốn chuyển sang sử dụng phần 
mềm mới. Những doanh nghiệp phần mềm sản xuất những phần mềm cho 
doanh nghiệp bạn sẽ tiếp tục gắn bó và là người hiểu rõ bạn đang cần gì và 
sẽ làm gì cho bạn. Các chức năng mới sẽ được hai bên thỏa thuận và đưa ra 
một giải pháp hợp lý nhất cho cả hai. 
Nếu bạn muốn chuyển sang dùng một phần mềm mới, thay thế những phần 
mềm hiện có thì điều này cũng hoàn toàn hợp lý nếu như điều đó mang lại 
lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Khi chuyển sang phần mềm như vậy, 
yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm không phải là chi phí bỏ ra mà là những gì 
mà hệ thống đó mang lại cho mình. Có thể chi phí ban đầu là cao, nhưng 
chắc chắn chỉ trong thời gian ngắn, bạn sẽ thấy việc đầu tư của mình là đúng 
nếu như biết tận dụng tối đa khả năng mà hệ thống có thể làm. Với một phần 
 114 
mềm làm theo đơn đặt hàng như vậy, bạn sẽ cần phải biết qua những điều 
khoản khi sử dụng phần mềm như bản quyền phần mềm. Điều này vô cùng 
quan trọng, ví dụ như nếu bạn đem phần mềm mình mua đi cài ở những 
doanh nghiệp khác thì điều này sẽ trái pháp luậtBạn cần xem xét cả tính 
tương thích của phần mềm mới với hệ thống, cơ sở hạ tầng sẵn có của mình 
để có sư phù hợp tốt nhất. Chứ không nên chọn một hệ thống phần mềm quá 
tốt, đòi hỏi cấu hình quá cao, như vậy bạn sẽ phải chi trả cho những khoản 
phí phát sinh không đáng có, mà chi phí này thì không hề rẻ chút nào. Và sự 
tương thức với những gì sẵn có sẽ giảm sự lãng phí của các phần mềm hiện 
đang sử dụng. 
Điểm cuối cùng bạn nên chọn một phần mềm dễ dàng sử dụng, nhanh và 
chính xác. 
Câu hỏi 103: Trong giai đoạn hiện nay, việc thu thập ý kiến khách hàng 
về dịch vụ của doanh nghiệp là nhu cầu khá quan trọng, bạn có thể tư 
vấn cho tôi về phần mềm nào có chức năng như vậy không? 
Trả lời: 
Vấn đề thu thập, tìm hiểu nhu cầu khách hảng hiện nay trở nên khá phổ biến. 
Ngoài các chiến lược marketing thông thường, việc ứng dụng công nghệ 
thông tin mà cụ thể là các phần mềm tiếp thu ý kiến khách hàng trở nên ngày 
càng phổ biến và chứng minh được vai trò quan trọng của mình. Tuy nhiên, 
việc lấy ý kiến khách hàng chỉ là một phần nhỏ trong một bộ chiến lược có 
tên là quản lý quan hệ khách hàng. Hiện có rất nhiều sản phẩm về lĩnh vực 
này đã và đang được phát triển. Và thông thường các doanh nghiệp thường 
chọn bộ sản phẩm như vậy chứ không chọn phần mềm riêng lẻ đơn thuần là 
lấy ý kiến khách hàng. Khi chọn loại sản phẩm này, bạn nên chú ý: 
Chức năng cho phép: 
 115 
1. Quản lý tất cả email khách hàng và lịch sử các giao dịch 
2. Lưu trữ tất các chi tiết của các cuộc gặp và điện thoại với khách 
hàng trong lịch làm việc 
3. Quản lý công việc hàng ngày sử dụng theo sát qua trình bán hàng 
Hệ thống báo cáo và biểu đồ. Hệ thống báo cáo phong phú cho 
phép: 
1. Sử dụng các mẫu báo cáo dựng sẵn 
2. Phân tích bán hàng theo thời gian 
3. Đánh giá các cơ hội bán hàng theo cán bộ phụ trách. 
4. Biểu đồ tương quan giữa thời gian và các cơ hội 
Tuỳ biến sản phẩm. Hệ thống cho phép tuỳ biến các trường mô tả 
sản phẩm theo yêu cầu người dùng và phù hợp với từng công ty 
cũng như đặc thù của sản phẩm. 
1. Thêm vào các trường theo yêu cầu của từng tổ chức 
2. Tuỳ biến bằng cách sử dụng kéo thả các module có 
3. Thay đổi giao diện theo sở thích người dùng 
Một ví dụ khá điển hình mà bạn hay gặp đó là trên các trang web 
thường xuất hiện các phần bình bầu ( vote) để biết xem ý kiến khách hàng về 
doanh nghiệp của mình hay về bất kỳ một sự kiện nào. 
Câu hỏi 104: Doanh nghiệp tôi có rất nhiều bộ phận quản lý với những 
chức năng nghiệp vụ khác nhau, tôi có nên dùng nhiều phần mềm nhỏ 
phù hợp với từng nghiệp vụ đó hay là sử dụng duy nhất một phần mềm 
với đầy đủ các chức năng được yêu cầu? 
 116 
Trả lời: 
Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ như của bạn, có nhiều bộ phận quản lý 
với những chức năng nghiệp vụ khác nhau. Việc chọn một phần mềm phù 
hợp cũng cần phải quan tâm. Bạn cần phải xác định được những ưu cũng 
như nhược điểm của việc chọn lựa phần mềm riêng lẻ hay phần mềm chung. 
Với phần mềm chung: việc trước tiên bạn cần chú ý khi chọn loại phần mềm 
này là những nghiệp vụ trong doanh nghiệp mình có được đáp ứng đầy đủ 
bởi phần mềm này không. Nếu có, vấn đề tiếp theo bạn cần quan tâm là chi 
phí bỏ ra khi muốn sở hữu loại phần mềm này. Một bộ phần mềm loại này 
thường có chi phí cao vì nó là sự tổng hợp nhiều chức năng, khả năng liên 
kết với các loại thiết bị phần cứng đa dạng làm tăng sự phức tạp của chương 
trình. Vấn đề bản quyền, bảo trì, cài đặt cũng tương tự như vậy. Bạn cần biết 
với một phần mềm lớn sẽ đòi hỏi một cơ sở hạ tầng tốt, một cấu hình máy 
phù hợp. Một chương trình cồng kềnh sẽ tiêu tốn tài nguyên máy tính và làm 
giảm hiệu suất làm việc nếu phần cứng không đáp ứng đủ. Tuy nhiên bạn sẽ 
chỉ phải làm việc với một đối tác sản xuất phần mềm duy nhất và sẽ có được 
sự hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất. 
Với phần mềm riêng lẻ: thông thường là các chương trình ứng dụng nhỏ, 
phù hợp với các công việc nhỏ và đơn giản. Điều này sẽ tốt cho nhân viên 
khi làm việc của mình, họ sẽ không cần quan tâm tới các nghiệp vụ khác mà 
chỉ cần thao tác tốt trên ứng dụng của mình. Các ứng dụng nhỏ sẽ tiêu tốn ít 
tài nguyên máy tính, không đòi hỏi một máy tính cấu hình quá cao. Các ứng 
dụng sẽ chạy nhanh và chính xác hơn. 
Ngoài những yếu tố đó, đặc điểm chung khi chọn phần mềm là phải đơn 
giản, thân thiện và dễ sử dụng. 
 117 
2. Đối với doanh nghiệp lớn 
Câu hỏi 105: Chúng tôi là những doanh nghiệp có quy mô lớn. Chúng 
tôi nên sử dụng những phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp nào để 
phù hợp với điều kiện của chúng tôi? 
Trả lời: 
Hiện trên thị trường phần mềm dành cho các doanh nghiệp lớn trong nước 
vẫn chưa nhiều, đa số là các phần mềm ngoại được việt hóa để phù hợp 
trong quá trình sử dụng. Việc chọn một phần mềm thực sự ưng ý và đáp ứng 
đầy đủ các nghiệp vụ riêng của một doanh nghiệp lớn là tương đối phức tạp 
và cần nhiều thời gian cân nhắc. 
Các phần mềm dạng này luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy 
trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để 
phục vụ các nhu cầu của doanh nghiệp, liệt kê danh sách khách hàng và các 
mối quan hệ với công ty 
Những phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực 
kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá 
sẽ cao hơn nhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn 
hơn. Những phần mềm chung thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ 
doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào khi gói dịch 
vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng hơn. 
Muốn lựa chọn gói phần mềm phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của 
mình, bạn nên quan tâm tới các yếu tố sau đây: 
 118 
1. Quy mô kinh doanh: quy mô lớn chắc chắn sẽ cần những phần 
mềm có quy mô tương xứng, một bộ phần mềm chung phục vụ 
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bạn. 
2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh: Bạn kinh doanh trong 
lĩnh vực, ngành công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có 
những phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó được 
thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần 
lớn các trường hợp, một phần mềm